מידע על הכלי לניהול מרחבים

אתם יכולים לראות ולנהל מרחבים ישירות ממסוף Google Admin באמצעות הכלי לניהול מרחבים. באמצעות הכלי אפשר לבדוק את המרחבים בארגון, להוסיף משתמשים למרחב ולשנות את התפקידים של בעלי המרחב, המנהלים והחברים.

כדי לגשת לכלי לניהול מרחבים, צריך להפעיל את Chat בחשבון שלכם וצריכות להיות לכם הרשאות לניהול Chat ולשיחות במרחבים. סופר-אדמינים מקבלים כברירת מחדל את ההרשאה לניהול צ'אטים ומרחבים. אדמינים יכולים להעניק את ההרשאות האלה למשתמשים עם תפקידי אדמין.

כדי להפעיל את הצ'אט, פועלים לפי מדריך ההגדרה. אם זו הפעם הראשונה שאתם משתמשים בכלי לניהול נפח האחסון, כדאי לקרוא את המאמר מידע על הכלי לניהול נפח האחסון.



התצוגה הראשית בכלי לניהול מרחבים כוללת:

1.

עמודות ניהול המרחב

  • שם – שם המרחב.
  • מזהה המרחב – המזהה של המרחב, שמופיע בתבנית spaces/ ואחריו המזהה.
  • תיאור – תיאור של המרחב, אם נוצר כזה.
  • מספר המשתתפים – מספר המשתתפים במרחב. רשימת המשתתפים במרחבים המשותפים כוללת אנשים פרטיים וגם חברים בקבוצות.
  • מספר הקבוצות – מספר הקבוצות שצורפו למרחב.
  • תאריך יצירת המרחב – התאריך והשעה שבהם נוצר המרחב.
  • משתמשים חיצוניים יכולים להיכנס – האם משתמשים חיצוניים יכולים להצטרף למרחב. ההגדרה הזו מופעלת או מושבתת.
  • תאריך הפעילות האחרונה – התאריך והשעה של ההודעה האחרונה שפורסמה.
  • הגדרת ההיסטוריה – האם הגדרות ההיסטוריה של המרחב מופעלות או מושבתות.

2.

משנים את ההגדרות כדי לנהל את העמודות.

מספר המשתתפים כשמצרפים קבוצה למרחב

המשתמשים יכולים להוסיף קבוצות למרחב, מה שמשפיע על מספר המשתתפים. כדי לראות את המספר המלא של חברי המרחב שאליו נוספה קבוצה, צריך הרשאת אדמין (קריאה) ל-Groups API. אם אין לכם את ההרשאה הזו, יופיע סימן + ליד מספר החברים, כלומר יש עוד חברים במרחב שנוספו מקבוצה.

מידע נוסף על הרשאות ב-Groups API זמין במאמר הגדרות של הרשאות אדמין.

הצגת המרחבים בארגון

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז  אפליקציות and then Google Workspace ואז Google Chat.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

  2. לוחצים על ניהול מרחבים. כאן אפשר לראות את השם, המזהה והתיאור של המרחב, את התאריך שבו הוא נוצר ואת מספר המשתתפים. אתם יכולים לבדוק אם במרחב יש משתמשים מחוץ לארגון, מתי מישהו פרסם בו הודעה לאחרונה ואם ההיסטוריה של המרחב מופעלת או מושבתת. אתם יכולים גם לסנן ולמיין את המרחבים של הארגון.

  3. למעלה, לוחצים על הסמל לניהול עמודות כדי לסדר מחדש את העמודות, להוסיף עמודות או להסיר אותן. כשמסיימים לנהל את העמודות, לוחצים על שמירה.

    • כדי לשנות את הסדר של העמודות, מצביעים על עמודה, גוררים את הסמל 'הזזה' ומעבירים את העמודה למקום הרצוי.
    • כדי להוסיף עמודה, לוחצים על הוספת עמודה חדשה ובוחרים עמודה להוספה.
    • כדי להסיר עמודה, לוחצים על סמל הסרת הפריט לצד העמודה.

  4. לצד הכותרת של העמודה 'מספר החברים', 'תאריך היצירה' או 'תאריך הפעילות האחרונה', לוחצים על החץ למעלה או על החץ למטה כדי למיין בסדר עולה או יורד. כדי למצוא מרחב במהירות, אפשר לסנן את המרחבים לפי מזהה. אפשר גם לסנן לפי שם, תאריך יצירה, הגדרת היסטוריה, מספר הימים שהמרחב לא היה פעיל, מרחבים עם חברים חיצוניים או שילוב של המסננים האלה.

  5. למעלה, לוחצים על הוספת מסנן ובוחרים מסנן.