אדמינים ב-Google Workspace יכולים לקבוע איך אנשים בארגון ישתמשו ב-Google Docs, ב-Forms, ב-Keep, ב-Sheets, ב-Google Sites, ב-Slides וב-Vids. אתם יכולים גם להגדיר תכונות כמו גישה אופליין, פעילות בקבצים ותבניות.
בדף הזה
- הפעלה או השבתה של שירותים
- בחירת הרשאות השיתוף
- הגדרת גישה אופליין
- איך מאפשרים למשתמשים לראות את הפעילות באפליקציות
- איך מנהלים את התבניות והעיצובים
- הגדרות מתקדמות
איך מפעילים או משביתים שירות
כברירת מחדל, אפליקציות כמו Docs, Sheets ו-Slides מופעלות לכל משתמשי Google Workspace. אדמינים יכולים להפעיל או להשבית את האפליקציות האלו.
הערה: כדי להשתמש באפליקציות שמאחסנות קבצים ב-Drive, כולל Docs, Forms, Sheets, Google Sites, Slides ו-Vids, השירותים Drive ו-Docs צריכים להיות מופעלים.כך מפעילים או משביתים את האפליקציות הבאות:
בחירה של הגדרות השיתוף
אתם יכולים לבחור את הרשאות השיתוף בקבצים שמאוחסנים ב-Drive, כולל בקבצים שנוצרו ב-Docs, ב-Sheets, ב-Slides, ב-Google Sites ובאפליקציות נוספות.
מידע נוסף על הרשאות שיתוף באפליקציות הבאות:
הגדרת גישה אופליין
אתם יכולים לבחור אם לתת לאנשים בארגון לגשת לקבצים שלהם ב-Google Docs, ב-Sheets וב-Slides כשהמחשבים שלהם לא מחוברים לאינטרנט. כברירת מחדל, אפשרות הגישה אופליין מושבתת בארגונים, ומשתמשים יכולים להפעיל או להשבית אותה בחשבונות שלהם.
קובעים אם משתמשים יוכלו לראות נתוני פעילות בקבצים
אתם יכולים לבחור אם כשמשתמשים ייכנסו ל"מרכז הבקרה לפעילות במסמך" ב-Google Docs, ב-Sheets וב-Slides הם יראו שם נתוני פעילות של אנשים אחרים. הנתונים האלה כוללים את השמות של המשתמשים שצפו בקבצים ומתי הם צפו בהם.
באמצעות הנתונים האלו, משתמשים עם הרשאת עריכה יכולים לבצע החלטות מושכלות לגבי המשך העבודה עם שותפי עריכה. כדי לראות את מרכז הבקרה לפעילות במסמך של קובץ מסוים, המשתמשים צריכים גישת עריכה בקובץ. בנוסף הם צריכים להיות מחוברים לאותו דומיין כמו הבעלים של הקובץ. משתמשים יכולים להיכנס למרכז הבקרה לפעילות במסמך רק אם הקובץ מתארח בדומיין שהם משויכים אליו.
ניהול התבניות והעיצובים
התבניות והעיצובים כוללים ראשי פרקים, גרפיקות ורכיבי מיתוג אחרים שעוזרים לאנשים בארגון ליצור תוכן שתואם לסגנון של החברה. אדמינים יכולים להוסיף תבניות ועיצובים ל-Slides, Forms ו-Google Sites ולשנות אותם. כדי לעשות את זה, נכנסים למסוף Admin.
הגדרות מתקדמות
ההגדרות המתקדמות מספקות לאדמינים בארגונים גדולים שליטה ברמות פירוט גבוהות יותר באפליקציות של Google Workspace.
שימוש בגיליונות מקושרים
"גיליונות מקושרים" היא תכונה שבעזרתה אתם יכולים לגשת למיליארדי שורות של נתונים בגיליונות אלקטרוניים, לנתח אותם, ליצור מהם תרשימים ולשתף אותם. זו התכונה ב-Sheets שמקבילה למחבר הנתונים.
הפעלה או השבתה של אפליקציות
כברירת מחדל, אפליקציות כמו Docs, Sheets ו-Slides מופעלות לכל משתמשי Google Workspace. כאדמינים, אתם יכולים להפעיל או להשבית את האפליקציות האלו.
הערה: כדי להשתמש באפליקציות שמאחסנות קבצים ב-Drive, כולל Docs, Forms, Sheets, Google Sites, Slides ו-Vids, השירותים Drive ו-Docs צריכים להיות מופעלים.כך מפעילים או משביתים את האפליקציות הבאות:
שימוש בכללים להרשאות שיתוף קבצים
אם יש בארגון הרבה משתמשים, או אם אתם עובדים עם מידע רגיש במיוחד, אתם יכולים לקבוע כללים להרשאות שיתוף או כללי מדיניות, כדי להגדיר מי יוכל לגשת לקבצים ב-Google Docs, ב-Sheets וב-Slides.
כתובות URL של תמונות בקבצים בעורכי Docs
לכל תמונה שמוסיפים לקובץ בעורכי Google Docs (כמו מסמך ב-Docs ב-Sheets או ב-Slides) יש כתובת URL ייחודית. אנשים בארגון לא צריכים את הכתובת הזאת. היא מאפשרת לארח ולהציג תמונות וכדי לתמוך במשימות נפוצות שהמשתמשים מבצעים, כמו העתקה והדבקה. לכתובות ה-URL האלו עשוי להיות דומיין אחר של Google, לדוגמה googleusercontent.com.
בכל פעם שנותנים למשתמש Google עם הרשאות תקפות הרשאת שיתוף לקובץ, נוצרת לכל תמונה שיש בו כתובת URL ייחודית. אתם יכולים לגשת לתמונות דרך כתובות ה-URL האלה כל עוד למשתמש שנוצרה עבורו כתובת URL של תמונה יש גישה לקובץ. כשמשתמש מאבד גישה לקובץ (למשל אם משנים את הרשאות השיתוף או מוחקים אותו), הכתובות האלה מפסיקות לעבוד.
אתם עשויים לראות את כתובות ה-URL האלו כשאתם בודקים יומנים של תנועת גולשים או כשאתם מעיינים ב-Document Object Model (DOM).