Рекомендации по размещению целевых аудиторий

Если в вашей организации есть и сотрудники, и поставщики, вы можете использовать целевую аудиторию, чтобы упростить для сотрудников ограничение обмена ссылками с поставщиками:

1. Создайте две целевые аудитории, например, «Только сотрудники» и «Сотрудники и поставщики». Обязательно добавьте четкое описание для каждой из них.
2. Добавьте всех штатных сотрудников в аудиторию «Только для сотрудников». Вы можете создать динамическую группу (если она включена в вашу версию Google Workspace) или использовать существующую группу, содержащую всех сотрудников.
3. Добавьте всех пользователей вашей организации в целевую аудиторию «Сотрудники и поставщики». Вы можете создать группу, содержащую всех членов вашей организации, и добавить ее в целевую аудиторию. Подробнее см. раздел «Добавление всех пользователей в группу» .
4. Создайте политику доступа к Google Диску и Документам для целевых аудиторий. Вы можете применить политику ко всем пользователям, к конкретному подразделению организации или группе конфигурации . Убедитесь, что вы установили аудиторию «Только для сотрудников» в качестве аудитории по умолчанию, перетащив ее на основную позицию.

Теперь сотрудники могут легко избежать обмена данными с поставщиками. При необходимости пользователи по-прежнему могут делиться данными с конкретными пользователями-поставщиками.

Если у вашей организации несколько дочерних компаний, каждая из которых имеет собственную учетную запись Google Workspace, вы можете использовать целевые аудитории, чтобы рекомендовать пользователям обмениваться файлами между дочерними компаниями. Например, вы можете захотеть, чтобы ваш отдел кадров обменивался документами со всеми дочерними организациями. Вот как это сделать:

1. Для каждой дочерней учетной записи Google Workspace создайте группу, содержащую всех пользователей. Вы можете создать обычную группу администраторов или динамическую группу (если ваша версия Google Workspace их поддерживает). Или же используйте существующие инструменты для создания группы.
2. В учетной записи Google Workspace вашей головной организации создайте целевую аудиторию и назовите ее, например, «Все сотрудники дочерней компании». Затем добавьте группы, созданные на шаге 1, в качестве членов этой аудитории.
3. Создайте политику доступа к Google Диску и Google Документам для целевой аудитории «Отдел кадров». Вы можете применить политику к организационному подразделению отдела кадров или группе настроек . При желании установите аудиторию «Только для сотрудников» в качестве аудитории по умолчанию, перетащив ее на основное место.

Чтобы предотвратить случайную передачу информации, вы можете создать параметры для обмена ссылками, позволяющие пользователям выбирать между узким и широким доступом к ссылкам.

Например, предположим, что ваша компания состоит из нескольких бизнес-подразделений. Каждое бизнес-подразделение работает над разными продуктами, и над каждым продуктом работают несколько команд. Члены каждой команды тесно сотрудничают друг с другом, а также с другими командами по некоторым продуктам. Иногда команде необходимо взаимодействовать со всеми другими бизнес-подразделениями или командами, например, для проведения совещаний с руководством и годового планирования. Наконец, в редких случаях члену команды необходимо поделиться информацией со всей компанией.

Вот целевые аудитории, которые вы можете настроить для одной команды — в порядке приоритета в вашей политике Google Диска — чтобы помочь пользователям предотвратить чрезмерное распространение информации:

1. Команда ABC (начальная)

   Включает всех пользователей в команде.

2. Область применения продукции

   Пользователи во всех командах в рамках данной продуктовой области (включая пользователей команды ABC)

3. Деловая зона

   Пользователи во всех продуктовых направлениях в рамках бизнес-направления

4. В масштабах всей компании

   Все пользователи компании

Вы можете создавать и рекомендовать целевые аудитории на основе уникальной иерархии организационных подразделений или групп конфигурации вашей организации. Например, если ваша организация выстроила иерархию по должностным функциям и географическому признаку, вот как вы можете настроить целевые аудитории для вашего финансового отдела в Великобритании в порядке приоритета в вашей политике Drive:

1. Финансы Великобритании

   Пользователи в финансовом департаменте в Великобритании

2. Финансы Глобальные

   Пользователи в сфере глобальных финансов (включая пользователей Finance UK)

3. В масштабах всей компании

   Все пользователи компании

Если в учетной записи Google Workspace вашей организации используется несколько дополнительных доменов, вы можете использовать целевые аудитории, чтобы рекомендовать, насколько широко пользователи основного домена должны делиться информацией с другими доменами.

Например, предположим, что все учетные записи сотрудников вашей компании находятся в основном домене, а все учетные записи партнеров и поставщиков — во второстепенных доменах. Если сотрудники предоставляют доступ к файлам предопределенной целевой аудитории по умолчанию, которая включает всех пользователей во всех доменах, они могут предоставлять доступ к своим файлам чрезмерно. Вы можете использовать целевые аудитории, чтобы помочь пользователям ограничить доступ к файлам второстепенным доменам. Вот как это сделать:

1. Укажите целевую аудиторию, например, «Только сотрудники». Обязательно добавьте четкое описание.
2. Добавьте всех сотрудников вашего основного домена в качестве членов аудитории «Только для сотрудников». Вы можете создать динамическую группу (если она включена в вашу версию Google Workspace) или использовать существующие инструменты для создания группы, содержащей всех постоянных сотрудников.
3. Создайте политику общего доступа к Google Диску и Документам для целевой аудитории. Примените политику ко всем сотрудникам в вашем основном домене. Убедитесь, что вы установили аудиторию «Только для сотрудников» в качестве аудитории по умолчанию, перетащив ее в основное положение. Установка этой аудитории переместит предопределенную аудиторию по умолчанию на дополнительное место в параметрах общего доступа сотрудников.

Теперь сотрудники могут избегать обмена данными с поставщиками. При необходимости пользователи по-прежнему могут делиться данными со всеми пользователями во всех доменах. Пользователи от партнеров и поставщиков могут продолжать обмениваться данными со всей компанией.

В настоящее время все доступные для поиска пространства в Google Chat находятся в вашем организационном подразделении верхнего уровня, поэтому вы можете создать только одну политику целевых аудиторий для всех пространств вашей организации. Поскольку все пользователи вашей организации могут выбирать одни и те же целевые аудитории при совместном использовании пространств, вы можете создать набор аудиторий, представляющих широкие, ключевые области вашей организации, такие как:

• Основные отделы
• Линейки продукции
• адреса офисов
• Дочерние организации
• В деловых целях, например, для доступа только для внутренних пользователей и для внешних гостей (партнеров, поставщиков и т. д.).
• Уровни руководства, такие как менеджеры и рядовые сотрудники.