После регистрации в Google Workspace вы и ваша команда сможете использовать Google Drive как единое место для хранения, доступа и обмена файлами. Вот как начать работу.
Шаг 1. Освойте основы работы с Google Drive.
Google Drive — это место, где ваша организация может перемещать и хранить все свои файлы. По умолчанию любой сотрудник вашей организации, имеющий лицензию, включающую Google Drive, может использовать этот сервис. Вам не нужно создавать для них папку или диск.
- Узнайте, как работают хранение, загрузка и защита файлов:
- Переносите файлы из других инструментов для совместной работы или обмена файлами одновременно. Узнайте, как это сделать: О программе Google Workspace Migrate .
Шаг 2. Контроль доступа к контенту для лиц, не входящих в вашу организацию (внешний доступ).
Вы можете контролировать, насколько ваши пользователи могут делиться контентом с внешними лицами. Например, вы можете разрешить внешний доступ только определенным пользователям или только определенным другим организациям (доверенным доменам).
Узнайте, как управлять внешним доступом для вашей организации.
Шаг 3. Настройте общие диски для более эффективного взаимодействия.
Общие диски похожи на специальные папки в Google Диске, где команды могут легко совместно работать над набором файлов и папок, или пользователи могут получать доступ к хранилищу информации. Файлы на общих дисках принадлежат вашей организации, а не отдельному пользователю, что помогает избежать случайного удаления файлов при увольнении пользователя.
По умолчанию все пользователи могут создавать и управлять общими дисками для своих проектных групп. Для проектов или групп, требующих конфиденциальной информации, может потребоваться больший контроль над участниками и содержимым общих дисков. Или же может потребоваться запретить создание общих дисков всем пользователям. Например, если вы являетесь образовательным учреждением, вы можете разрешить преподавателям создавать общие диски, но не разрешать это студентам.
Узнайте, как: Настройте общие диски для вашей организации.
Шаг 4. Настройте доступ к Google Диску для ваших пользователей.
С помощью Google Drive для настольных компьютеров пользователи синхронизируют контент между облаком и своими устройствами, что позволяет им:
- Начните работу с Google Drive, синхронизировав имеющиеся локальные файлы с облаком.
- Открывать файлы, хранящиеся в Google Drive, включая файлы с общих дисков, на своем компьютере с помощью привычного им программного обеспечения.
- Просматривайте и упорядочивайте файлы в Google Диске, используя файловую систему компьютера, без необходимости занимать много места на локальном диске.
- Сохраняйте определенные файлы и папки в автономном режиме.
Узнайте, как это сделать: Включите Google Drive для настольных компьютеров
Шаг 5. Обучите своих пользователей.
Чтобы ваши пользователи могли максимально эффективно использовать Google Drive, применять его безопасно и сотрудничать с ним, предоставьте им следующие ресурсы.
Начните работу в нашем учебном центре для корпоративных пользователей.
- Центр обучения Drive для корпоративных пользователей — помощь по переходу на Drive, работе с общими дисками, использованию Drive для настольных компьютеров и многому другому.
- Учебный центр по совместной работе и документам — помощь по работе с Google Docs, Google Sheets, Google Slides и другими программами.
Получите помощь по использованию редакторов Google Drive и Google Docs.
Шаг 6. (Необязательно) Расширенные и корпоративные настройки
Если в вашей организации существуют повышенные требования к безопасности данных или доступу к Диску, вы можете настроить Диск в соответствии со своими потребностями.
Контроль доступа и хранения
Разрешите мобильный доступ к документам, таблицам и презентациям.
Если ваша организация использует стороннюю систему управления мобильными устройствами (MDM), обновите списки разрешенных приложений, добавив в них Google Docs, Sheets и Slides. Обратитесь к своему поставщику MDM, чтобы узнать, как это сделать. Примечание: Google Endpoint Management уже предоставляет доступ ко многим приложениям Google Workspace.
Если вы не разрешаете использование этих приложений в вашей организации, ваши пользователи по-прежнему смогут загружать и скачивать файлы с помощью Google Drive. Но они не смогут редактировать документы, электронные таблицы или презентации на мобильных устройствах.
Установите ограничения на объем хранилища для пользователей и общих дисков.
Ваша организация получает доступ к хранилищу в зависимости от версии Google Workspace и количества пользователей. Если в вашей организации используется общее хранилище, вы можете настроить объем хранилища, разрешенный каждому пользователю и каждому общему диску, чтобы некоторые пользователи не использовали больше, чем им положено.
Узнайте, как это сделать: Установите ограничения на объем хранилища.
Ограничить доступ в автономном режиме
Вы можете контролировать, смогут ли пользователи получать доступ к своим документам Google Docs, Sheets и Slides, когда их компьютеры не подключены к интернету.
По умолчанию разрешен доступ в автономном режиме, и пользователи могут включать или отключать его для своих учетных записей по мере необходимости. Вы можете отключить его для пользователей, работающих с конфиденциальными файлами.
Узнайте, как это сделать: Настройте автономный доступ к редактору документов.
Управляйте тем, кто в вашей организации использует редакторы Google Диска и Google Документов.
Большинство версий Google Workspace включают в себя Google Диск и сервисы для совместной работы, такие как Google Документы, Google Таблицы и другие. Однако некоторым организациям может потребоваться контролировать, кто может создавать файлы, загружать файлы или использовать Google Диск.
Узнайте, как это сделать: Включение или отключение создания документов.
Совместное управление
Настройте правила доверия для более детального контроля над обменом данными.
Если вашей организации требуется больше возможностей для ограничения внутреннего и внешнего доступа к файлам, вы можете настроить правила доверия. Правила доверия позволяют контролировать обмен файлами между подразделениями организации, группами, отдельными пользователями и доменами.
Узнайте, как: создавать и управлять правилами доверия для общего доступа к Google Диску.
Настройте общие параметры доступа для обмена файлами с целевой аудиторией.
Вы можете помочь пользователям делиться контентом с соответствующими группами, например, с их отделом или подразделением в вашей организации, создав целевые аудитории. Целевые аудитории помогают предотвратить чрезмерное распространение контента среди всей организации.
Узнайте, как это сделать: Настройка общих параметров доступа для совместного доступа к файлам в Google Диске
Ограничить доступ пользователей к файлам.
Когда пользователь отправляет электронное письмо или приглашение в календарь с прикрепленным файлом, ему предлагается предоставить получателям доступ, если у них его еще нет. Вы можете ограничить объем доступа, который может предоставить отправитель, чтобы предотвратить чрезмерное распространение информации или утечку данных.
Узнайте, как: Ограничить доступ пользователей к файлам.
Настройка расширенных функций Диска
Настройка меток классификации
Вы можете помочь пользователям классифицировать или помечать файлы для отслеживания типов файлов и утверждений, применения политик и улучшения поиска, настроив метки классификации для Google Диска. Эти метки добавляют к файлам метаданные, такие как конфиденциальность файла, статус документа или срок выполнения.
Узнайте, как это сделать: Начните работу в качестве администратора классификационных меток.
Разрешить использование пользовательских шаблонов Google Диска
Бренд вашей организации важен, и один из способов его продвижения — создание пользовательских шаблонов для документов, таблиц, презентаций, форм и сайтов. Вы можете разрешить создание пользовательских шаблонов всем сотрудникам организации или только определенным пользователям.
Узнайте, как это сделать: Разрешите использование пользовательских шаблонов для вашей организации.
Добавьте еще один уровень шифрования к файлам.
Если ваша организация работает с конфиденциальной интеллектуальной собственностью или ведет деятельность в строго регулируемой отрасли, вы можете разрешить пользователям создавать документы и другие файлы с шифрованием на стороне клиента, которые серверы Google не смогут расшифровать.
Узнайте, как это сделать: о шифровании на стороне клиента.