אישור או חסימה של התחלות מותאמות אישית ושלבים ב-Google Workspace

התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Business Starter,‏ Business Standard,‏ Business Plus,‏ Enterprise Standard,‏ Enterprise Plus,‏ Education Fundamentals,‏ Education Standard,‏ Teaching and Learning add-on ו-Education Plus. אפשר להשתמש בתכונה הזאת בתוספים הבאים: Google AI Pro for Education. 

תכונה זו נמצאת בתצוגה מקדימה מוגבלת.

פעולות בהתאמה אישית ב-Google Workspace הן פעולות שנוצרו על ידי מפתחים בארגון שלכם או על ידי צדדים שלישיים. השלבים האלה יכולים לעזור לתהליכים של המשתמשים לפעול טוב יותר עם המערכות הקיימות בארגון. עם זאת, המשתמשים יכולים להוסיף משתנים לשלבים בהתאמה אישית, שיכולים לשתף את הנתונים של הארגון עם גורמים חיצוניים או עם המפתח של השלב בהתאמה אישית (לדוגמה, בתוכן של הודעה ב-Gmail או ב-Chat, במסמך ב-Drive או במידע על אירוע ביומן).

בדף הזה מוסבר איך אתם יכולים לקבוע מי יכול להשתמש בשלבים בהתאמה אישית ובשלבים בהתאמה אישית שלא פורסמו (גרסת בדיקה), ואילו שלבים בהתאמה אישית זמינים.

מידע על גורמים מפעילים ושלבים בהתאמה אישית שלא פורסמו

לפני שמפרסמים גורמים מפעילים ושלבים בהתאמה אישית ב-Google Workspace Marketplace, בודקים ומתקינים אותם מפריסה לבדיקה. כל משתמש שמשתפים איתו את Google Apps Script יכול גם להתקין את גרסת הבדיקה של האפליקציה. מידע נוסף על בדיקה וניפוי באגים של תוספים ל-Workspace

אתם יכולים לקבוע אם המשתמשים יוכלו להשתמש בשלבים בהתאמה אישית שלא פורסמו. הגבלת הגישה מאפשרת למנוע ממשתמשים ליצור מחדש שלבים חסומים, או לבחור מי יכול להשתמש בשלבים בהתאמה אישית ולבדוק אותם.

מי יכול להשתמש ולבדוק גורמים מפעילים ושלבים בהתאמה אישית

אתם יכולים לאפשר למשתמשים לבדוק שלבים בהתאמה אישית שלא פורסמו ב-Google Workspace Marketplace. אתם יכולים גם להגביל את המשתמשים כך שיוכלו להשתמש רק בשלבים שפורסמו וקיבלו אישור, או להגביל לחלוטין את השימוש בשלבים בהתאמה אישית. הגבלת הגישה יכולה למנוע ממשתמשים ליצור מחדש שלב חסום ולהשתמש בפריסה לבדיקה כדי לעקוף את ההגדרה הזו.

לפני שמפרסמים גורמים מפעילים ושלבים בהתאמה אישית, בודקים ומתקינים אותם מאותה פריסת בדיקה. כל משתמש ש-Google Apps Script משותף איתו יכול גם להתקין את גרסת הבדיקה של האפליקציה. מידע נוסף על בדיקה וניפוי באגים של תוספים ל-Workspace

לפני שמתחילים: אם צריך, קוראים את המאמר הפעלת הגדרה למחלקה או לקבוצה.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Workspace Studio.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

  2. לוחצים על הגדרות של שלבים בהתאמה אישית.
  3. (אופציונלי) כדי להפעיל את ההגדרה רק לגבי חלק מהמשתמשים, בוחרים בצד יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם). איך עושים את זה? הגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף

  4. בוחרים אפשרות:

    • מושבת – הגדרת ברירת המחדל. רצפי פעולות לא יכללו שלבים מותאמים אישית. רצפי פעולות שכללו בעבר שלבים מותאמים אישית לא יפעלו יותר.

    • מופעל – רצפי פעולות יכולים לכלול שלבים מותאמים אישית שפורסמו וקיבלו אישור שלך.

      מסמנים את התיבה לאפשר לכלול שלבים מותאמים אישית שלא פורסמו (בדיקה)? כדי לאפשר למשתמשים לבדוק שלבים מותאמים אישית שלא פורסמו ולשתף אותם עם אחרים.

      כדי להגדיר דרישות לאישור, קראו את המאמר דרישת אישור לתהליכים.

      הערה: הגדרות הגישה לנתונים חלות על שלבים שלא פורסמו, אבל אי אפשר לנהל את השלבים האלה ב-Google Workspace Marketplace.

  5. לוחצים על שמירה.

ניהול הזמינות של שלבים בהתאמה אישית

כשאתם מאשרים שימוש בגורמים מפעילים ובשלבים בהתאמה אישית, אתם יכולים לנהל את הגורמים המפעילים והשלבים שזמינים לשימוש בתהליכים, ואת הנתונים שהם יכולים לגשת אליהם.

התקנה של גורמים מפעילים ושלבים בהתאמה אישית מתבצעת דרך Google Workspace Marketplace. אתם יכולים לנהל אותם כמו כל תוסף ל-Google Workspace שפורסם ב-Marketplace. אתם יכולים: