אדמינים יכולים לקבוע אילו שלבים ורכיבי התחלה יוכלו אנשים בארגון להשתמש בהם כדי ליצור תהליכים ב-Google Workspace Studio. חלק מהשלבים, כמו שלבים מסוימים בתוספים של Google Workspace ושלבים בשילובים של Google Workspace, יכולים לשתף נתונים עם אפליקציות ושירותים של צד שלישי.
אתם יכולים לשלוט בגישה ל:
- שלבים לשימוש ב-Gemini ל-Google Workspace
- שליחת שלב webhook
- שלבים להוספת תוסף ל-Google Workspace
- שלבים לשילוב עם Google Workspace
- שלבים ספציפיים לשירות Workspace
איך מאשרים או חוסמים פעולות עם Gemini for Google Workspace
התכונה הזו תומכת במהדורות הבאות:Enterprise Standard ו-Enterprise Plus; חבילת Teaching and Learning ו-Education Plus; Google AI Pro for Education ו-AI Ultra Access. השוואה בין מהדורותלמשתמשים שסווגו כמתחת לגיל 18 אין אפשרות להשתמש בתכונות מבוססות-AI ב-Workspace Studio.
הערה: תכונות ה-AI ב-Workspace Studio פועלות בהתאם לעקרונות הפרטיות שמופיעים במרכז המידע על פרטיות ב-AI גנרטיבי ב-Google Workspace.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
AI גנרטיבי Gemini ל-Workspace.כדי לבצע את המשימה הזו אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.
- לוחצים על החלונית 'גישה לפיצ'רים'.
-
(אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם).
ההגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף
- לצד Workspace Studio, לוחצים על
עריכה. - לוחצים על הפעלה או על השבתה.
-
לוחצים על שמירה. לחלופין, אתם יכולים ללחוץ על שינוי עבור יחידה ארגונית.
אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה (או על ביטול הגדרות עבור קבוצה).
כשמשביתים את Gemini for Google Workspace ב-Workspace Studio, אנשים לא יכולים:
- יצירת תהליכי עבודה מהנחיה.
- שימוש בפעולות מבוססות-AI. כל התהליכים הפעילים שמכילים שלבים של AI יפסיקו לפעול.
אישור או חסימה של שליחת webhook
התכונה הזו נמצאת בתצוגה מקדימה מוגבלת.Webhooks מאפשרים לתהליכי עבודה לשלוח או לקבל נתונים באמצעות קישור חיצוני או API. שלב ה-webhook מאפשר לאנשים להתחבר למשאבים פנימיים וחיצוניים שלא נתמכים ישירות על ידי Workspace Studio. עם זאת, חשוב שאנשים ישתפו את הנתונים של הארגון שלכם עם גורמים חיצוניים בזהירות.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות
Google Workspace
Workspace Studio.ההשקה של Workspace Studio עדיין מתבצעת, ויכול להיות שההגדרות האלה לא יופיעו במסוף Admin. מידע נוסף
כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.
- לוחצים על הגדרות Webhook.
- (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על מחלקה או על צוות, בצד, בוחרים יחידה ארגונית.
- בוחרים אפשרות.
-
לוחצים על שמירה. לחלופין, אתם יכולים ללחוץ על שינוי עבור יחידה ארגונית.
אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה.
אישור או חסימה של שלבים בתוספים ל-Google Workspace
התכונה הזו נמצאת בתצוגה מקדימה מוגבלת.שלבים בתוסף ל-Google Workspace הם שלבים בהתאמה אישית שנוצרו על ידי מפתחים בארגון שלכם או על ידי צדדים שלישיים. משתמשים ב-Workspace Studio יכולים להוסיף משתנים לשלבים של תוספים שמכילים נתונים מחשבון Google של הארגון, כמו תוכן של הודעה ב-Gmail או ב-Chat, מסמך ב-Drive או פרטי אירוע מיומן Google. לאחר מכן, התהליך יכול לשתף את הנתונים האלה עם הבעלים של התוסף של הצד השלישי. מידע נוסף על שלבים בהתאמה אישית
השלבים של התוסף מותקנים דרך Google Workspace Marketplace. הניהול של השלבים האלה מתבצע כמו בכל תוסף של Google Workspace שמפורסם ב-Marketplace. אתם יכולים:
אישור או חסימה של פעולות בשילובים עם Workspace
התכונה הזו נמצאת בתצוגה מקדימה מוגבלת.שילובים של Workspace דומים לשלבים של תוספים ל-Google Workspace, אבל הם פותחו על ידי שותפים של Google שהם צד שלישי ועל ידי Google. הם מאפשרים ל-Workspace Studio ול-Gemini להתחבר לאפליקציות כמו Jira, Asana ו-Mailchimp ולהחליף נתונים בקלות.
שילובים של Workspace מנוהלים כמו כל תוסף ל-Google Workspace שפורסם ב-Marketplace. אתם יכולים:
אישור או חסימה של פעולות ספציפיות לשירות Workspace
כדי להשתמש בסימנים לתחילת פעולה ובשלבים של שירות מסוים ב-Workspace, צריך שתהיה לאנשים גישה לשירות הזה. לדוגמה, אם Google Chat מושבת בארגון, אנשים לא יכולים להשתמש בשלבי Chat בתהליכי העבודה שלהם.
כדי לאפשר למשתמשים להשתמש בתהליכי עבודה שמבצעים פעולות בשירותים ספציפיים של Google Workspace או לחסום את השימוש בהם בלי להשבית את השירותים האלה, אפשר להשתמש באמצעי בקרה של API. יכול להיות שתצטרכו גם לעדכן את רמות הגישה מבוססת-הקשר שהוקצו לאפליקציות האלה.
הערה: תכונות ה-AI ב-Workspace Studio פועלות בהתאם לעקרונות הפרטיות שמופיעים במרכז המידע על פרטיות ב-AI גנרטיבי ב-Google Workspace.משתמשים יוכלו לעשות פעולות באפליקציות Workspace
פועלים לפי ההוראות במאמר קביעה לאילו אפליקציות תהיה גישה לנתונים של Google Workspace כדי להגדיר את האפליקציות הבאות כאמינות. אם הארגון שלכם מקצה רמות של בקרת גישה מבוססת-הקשר לאפליקציות, צריך לסמן גם את התיבה מתן פטור כך שהגישה ל-API לא תיחסם על ידי רמות של בקרת גישה מבוססת-הקשר.
- Drive ל-Workspace Studio
- Gemini ל-Workspace Studio
- Gmail ל-Workspace Studio
- יומן Google ל-Workspace Studio
- Google Chat ל-Workspace Studio
- מ-Google Forms אל Workspace Studio
- Sheets ל-Workspace Studio
אם הארגון שלכם מקצה רמות של בקרת גישה מבוססת-הקשר לאפליקציות, יכול להיות שתצטרכו גם לתת פטור לאפליקציות שנוספו לרשימת ההיתרים כדי לאפשר גישה.
- כדי למצוא אפליקציות עם רמות גישה שהוקצו להן, פועלים לפי ההוראות במאמר הקצאה של רמות גישה מבוססות-הקשר לאפליקציות.
- לוחצים על כל אפליקציה שהוקצתה לה רמת גישה.
- אם התיבה חסימת הגישה דרך ממשקי API של אפליקציות אחרות שלא עומדות ברמות הגישה לאפליקציות הנבחרות מסומנת בהגדרות המדיניות, צריך לסמן גם את התיבה מתן פטור לאפליקציות שמופיעות ברשימת ההיתרים כך שתמיד להן גישה לממשקי API של שירותי Google מסוימים, ללא קשר לרמות הגישה.
חסימת שלבים באפליקציות Workspace
כדי לחסום את אחת מהאפליקציות הבאות, פועלים לפי ההוראות במאמר שליטה בגישה של אפליקציות לנתונים ב-Google Workspace:
- Drive ל-Workspace Studio
- Gemini ל-Workspace Studio
- Gmail ל-Workspace Studio
- יומן Google ל-Workspace Studio
- Google Chat ל-Workspace Studio
- מ-Google Forms אל Workspace Studio
- Sheets ל-Workspace Studio