Comienza a usar Workspace Studio: Guía de configuración para administradores

Google Workspace Studio permite a los usuarios crear "flujos" que automatizan tareas de trabajo rutinarias en las apps de Google Workspace, como Gmail, Drive y Chat, y en servicios de terceros. Los usuarios que tienen acceso a Gemini pueden crear flujos describiendo lo que quieren hacer.

Los flujos pueden actuar en nombre de los usuarios, redactar correos electrónicos, crear y actualizar archivos, crear tareas y mucho más. Los flujos mal configurados podrían editar o borrar datos de forma involuntaria, o enviar notificaciones excesivas. Los administradores pueden administrar estos riesgos a través de políticas y supervisión.

En esta guía, se proporcionan prácticas recomendadas para que los administradores configuren, admitan y administren Workspace Studio, de modo que se maximice la productividad y se mantengan la seguridad y el control.

Paso 1: Configura Workspace Studio para tu organización

Antes de permitir que los usuarios usen Workspace Studio, te recomendamos que configures el acceso y las medidas de protección para garantizar que los flujos se comporten según lo esperado y que los datos permanezcan seguros.

1. Administra el acceso a Studio

  • Para encontrar el parámetro de configuración, ve a Consola del administrador y luego Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Workspace Studio.
  • Acción: Verifica que el Estado del servicio esté configurado como ACTIVADO para las unidades organizativas y los grupos correspondientes.
  • Recomendación: Crea una unidad organizativa secundaria que tenga desactivado el acceso a Studio. Esto te permite mover rápidamente a un usuario a ella para detener un flujo del que es propietario.

Más información: Cómo activar o desactivar Workspace Studio para tu organización

2. Administra el acceso a las funciones de Studio

Puedes controlar si los usuarios pueden usar Gemini para crear flujos, usar pasos potenciados por IA en sus flujos, usar pasos para otros servicios de Workspace y usar integraciones o pasos personalizados.

Recomendaciones:

  • Permite que los usuarios que tienen acceso a Gemini para Google Workspace usen las funciones de Gemini en Studio.
  • Permitir que los usuarios usen pasos para los servicios de Workspace a los que pueden acceder Solo bloquea los pasos de un servicio si existe riesgo de abuso.
  • Usa la lista de entidades permitidas de Google Workspace Marketplace para controlar qué integraciones y pasos personalizados publicados pueden usar los usuarios.

Instrucciones detalladas: Administra el acceso a los pasos y los iniciadores en Workspace Studio

3. Administra quién puede compartir flujos

Cuando permites que las personas compartan flujos de forma interna con otros usuarios, pueden compartir flujos útiles que aumentan la productividad general y ahorran tiempo a otras personas que no tienen que volver a crear los mismos flujos.

  • Cómo funciona el uso compartido: Cuando un usuario comparte un flujo, el destinatario hace clic en un vínculo para obtener una copia del flujo. La copia incluye la configuración del propietario, como el texto que ingresó, las direcciones de correo electrónico y los vínculos a los archivos en Drive. El destinatario no obtiene acceso a los datos privados del propietario, como correos electrónicos o archivos de Drive, sino solo al contenido al que ya puede acceder.
  • Dónde encontrar el parámetro de configuración: Consola del administrador y luego Apps y luego Google Workspace y luego Workspace Studio y luego Configuración de uso compartido.
  • Recomendación: Permite el uso compartido para las unidades organizativas y los grupos de confianza, de modo que puedan distribuir plantillas de flujos estandarizadas.

Más información: Permite que las personas compartan flujos en Workspace Studio

4. Configura alertas

Puedes crear reglas de actividad para recibir notificaciones sobre actividades específicas de Studio, como las siguientes:

  • Alerta de alta frecuencia: Detecta flujos que podrían estar en bucle o ejecutándose en exceso.

    • Condición: Crea una regla para los Eventos de registro de reglas en la que el evento sea Iniciar ejecución.
    • Umbral: Establece la regla para que se genere una alerta si el recuento supera los 100 en 1 hora.
    • Acción: Enviar un correo electrónico a todos los administradores.

  • Alerta de uso de IA: Supervisa el uso de la IA generativa en las automatizaciones.

    • Condición: Crea una regla en la que Nombre del paso contenga "Pregúntale a Gemini" y, de manera opcional, otros pasos potenciados por IA. Para obtener una lista de todos los pasos disponibles, consulta la Guía de los iniciadores y los pasos en Workspace Studio.
    • Acción: Envía una notificación al administrador avanzado.

Aprende a configurar alertas de actividad para Workspace Studio

Paso 2: Brinda asistencia a tus usuarios

Ayuda a los usuarios a crear flujos, comprender los límites y solucionar problemas relacionados con sus flujos.

1. Cómo comenzar

2. Comprende los límites

Workspace Studio aplica los siguientes límites:

  • Límite de flujos: Los usuarios pueden crear un máximo de 100 flujos, incluidos los activos y los detenidos.
  • Límite de pasos: Un flujo puede tener un máximo de 20 pasos.
  • Activador de Gmail: No se pueden iniciar más de 25 flujos activos a partir de correos electrónicos nuevos.
  • Ejecuciones diarias: Existe un límite diario para la cantidad total de ejecuciones de flujos por usuario. Si un usuario alcanza este límite, se pausarán todos los flujos hasta el siguiente ciclo de 24 horas. Durante ese tiempo, los flujos no inician ejecuciones nuevas.

Más información: Acerca de los límites de Google Workspace Studio

3. Cómo solucionar problemas comunes

Familiarízate con los problemas más comunes que pueden tener los usuarios con Workspace Studio.

Paso 3: Supervisa y administra la actividad de Studio

Tienes herramientas sólidas para investigar y controlar la actividad del flujo.

1. Investiga la actividad

Usa la herramienta de auditoría y de investigación o la herramienta de investigación de seguridad para revisar qué flujos se ejecutaron.

  • Fuente de datos: Selecciona Eventos de registro de reglas.
  • Filtros: Puedes filtrar por Actor (correo electrónico del usuario), ID de flujo, Evento, Nombre del paso y mucho más.
  • Caso de uso: Encuentra al propietario de un flujo que ejecuta un paso de Preguntarle a Gemini varias veces por minuto.

Más información: Eventos de registro de Workspace Studio

2. Detén un flujo

Si un flujo se comporta de forma errática, puedes detenerlo. Tienes las siguientes opciones:

  • Opción 1: El usuario la detiene. Pídele al usuario que desactive el flujo o que edite su configuración.
  • Opción 2: El equipo de asistencia detiene el proceso
    1. Usa una herramienta de investigación para obtener el ID de flujo del flujo problemático.
    2. Comunícate con el equipo de asistencia de Google Workspace y proporciona el ID del flujo para que lo detengan.
  • Opción 3: Parada de emergencia
    1. Mueve al usuario a una unidad organizativa que tenga desactivado el acceso a Studio.
    2. Esto detiene todos los flujos para ese usuario de inmediato.

Obtén más información para detener un flujo de Workspace Studio como administrador