Premiers pas : guide de configuration Workspace Studio pour les administrateurs

Google Workspace Studio permet aux utilisateurs de créer des "flux" qui automatisent les tâches de travail de routine dans les applications Google Workspace, y compris Gmail, Drive et Chat, ainsi que dans des services tiers. Les utilisateurs ayant accès à Gemini peuvent créer des flux en décrivant ce qu'ils veulent faire.

Les flux peuvent agir au nom des utilisateurs, en rédigeant des e-mails, en créant et en mettant à jour des fichiers, en créant des tâches, etc. Les flux mal configurés peuvent modifier ou supprimer des données par erreur, ou envoyer un nombre excessif de notifications. Les administrateurs peuvent gérer ces risques grâce à des règles et à la surveillance.

Ce guide fournit les bonnes pratiques à suivre par les administrateurs pour configurer, gérer et assurer l'assistance de Workspace Studio afin de maximiser la productivité tout en maintenant la sécurité et le contrôle.

Étape 1 : Configurer Workspace Studio pour votre organisation

Avant d'autoriser les utilisateurs à utiliser Workspace Studio, nous vous recommandons de configurer l'accès et les garde-fous pour vous assurer que les flux se comportent comme prévu et que les données restent sécurisées.

1. Gérer l'accès à Studio

  • Où trouver ce paramètre : Console d'administration puis Menu puis Applications puis Google Workspace puis Workspace Studio.
  • Action : vérifiez que l'état du service est défini sur Activé pour les unités organisationnelles et les groupes appropriés.
  • Recommandation : créez une unité organisationnelle enfant pour laquelle l'accès à Studio est désactivé. Cela vous permet de déplacer rapidement un utilisateur vers cette unité pour arrêter un flux dont il est propriétaire.

En savoir plus : Activer ou désactiver Google Workspace Studio pour votre organisation

2. Gérer l'accès aux fonctionnalités de Studio

Vous pouvez contrôler si les utilisateurs peuvent utiliser Gemini pour créer des flux, utiliser des étapes optimisées par l'IA dans leurs flux, utiliser des étapes pour d'autres services Workspace, et utiliser des intégrations ou des étapes personnalisées.

Recommandations :

  • Autorisez les utilisateurs ayant accès à Gemini pour Google Workspace à utiliser les fonctionnalités de Gemini dans Studio.
  • Autorisez les utilisateurs à utiliser des étapes pour les services Workspace auxquels ils ont accès. Ne bloquez les étapes d'un service que s'il existe un risque d'utilisation abusive.
  • Utilisez la liste d'autorisation de Google Workspace Marketplace pour contrôler les intégrations et les étapes personnalisées publiées que les utilisateurs peuvent utiliser.

Instructions détaillées : Gérer l'accès aux étapes et aux déclencheurs dans Workspace Studio

3. Gérer les utilisateurs autorisés à partager des flux

Lorsque vous autorisez les utilisateurs à partager des flux en interne, ils peuvent partager des flux utiles qui augmentent la productivité globale et font gagner du temps aux autres utilisateurs qui n'ont pas à recréer les mêmes flux.

  • Fonctionnement du partage : lorsqu'un utilisateur partage un flux, le destinataire clique sur un lien pour obtenir une copie du flux. La copie inclut la configuration du propriétaire, comme le texte qu'il a saisi, les adresses e-mail et les liens vers les fichiers dans Drive. Le destinataire n'a pas accès aux données privées du propriétaire, comme les e-mails ou les fichiers Drive, mais uniquement au contenu auquel il peut déjà accéder.
  • Où trouver ce paramètre : Console d'administration puis Applications puis Google Workspace puis Workspace Studio puis Paramètres de partage.
  • Recommandation : autorisez le partage pour les unités organisationnelles et les groupes de confiance afin qu'ils puissent distribuer des modèles de flux standardisés.

En savoir plus : Autoriser les utilisateurs à partager des flux dans Workspace Studio

4. Configurer des alertes

Vous pouvez créer des règles d'activité pour être informé d'une activité Studio spécifique, par exemple :

  • Alerte à haute fréquence : détectez les flux qui peuvent être en boucle ou s'exécuter de manière excessive.

    • Condition : créez une règle pour les événements du journal des règles où l'événement est Démarrer l'exécution.
    • Seuil : configurez la règle pour qu'elle génère une alerte si le nombre dépasse 100 en 1 heure.
    • Action : envoyez un e-mail à tous les administrateurs.

  • Alerte d'utilisation de l'IA : surveillez l'utilisation de l'IA générative dans les automatisations.

    • Condition : créez une règle où le nom de l'étape contient "Demander à Gemini" ou, éventuellement, d'autres étapes optimisées par l'IA. Pour obtenir la liste de toutes les étapes disponibles, consultez Guide des déclencheurs et des étapes dans Workspace Studio.
    • Action : envoyez une notification au super-administrateur.

Découvrez comment configurer des alertes d'activité pour Workspace Studio.

Étape 2 : Aider vos utilisateurs

Aidez vos utilisateurs à créer des flux, à comprendre les limites et à résoudre les problèmes liés à leurs flux.

1. Premiers pas

2. Comprendre les limites

Workspace Studio applique les limites suivantes :

  • Limite de flux : les utilisateurs peuvent créer un maximum de 100 flux, y compris actifs et arrêtés.
  • Limite d'étapes : un flux peut comporter jusqu'à 20 étapes.
  • Déclencheur Gmail : au maximum 25 flux actifs peuvent être déclenchés par de nouveaux e-mails.
  • Exécutions quotidiennes : le nombre total d'exécutions de flux par utilisateur est limité chaque jour. Si un utilisateur atteint cette limite, tous les flux sont mis en pause jusqu'au prochain cycle de 24 heures. Pendant ce temps, les flux ne démarrent pas de nouvelles exécutions.

En savoir plus : En savoir plus sur les limites de Google Workspace Studio

3. Résoudre des problèmes courants

Familiarisez-vous avec les problèmes les plus courants que les utilisateurs peuvent rencontrer avec Workspace Studio.

Étape 3 : Surveiller et gérer l'activité Studio

Vous disposez d'outils robustes pour examiner et contrôler l'activité des flux.

1. Examiner l'activité

Utilisez l'outil d'audit et d'investigation ou l'outil d'investigation sur la sécurité pour examiner ce que les flux ont fait.

  • Source de données : sélectionnez Événements du journal des règles.
  • Filtres : vous pouvez filtrer par acteur (adresse e-mail de l'utilisateur), ID du flux, événement, nom de l'étape, etc.
  • Cas d'utilisation : trouvez le propriétaire d'un flux qui exécute une étape "Demander à Gemini" plusieurs fois par minute.

En savoir plus : Événements de journaux Workspace Studio

2. Arrêter un flux

Si un flux se comporte de manière erratique, vous pouvez l'arrêter. Vous disposez de plusieurs options :

  • Option 1 : l'utilisateur l'arrête. Demandez à l'utilisateur de désactiver le flux ou de modifier sa configuration.
  • Option 2 : l'assistance l'arrête
    1. Utilisez un outil d'investigation pour obtenir l'ID du flux problématique.
    2. Contactez l'assistance Google Workspace et fournissez l'ID du flux pour qu'il soit arrêté.
  • Option 3 : arrêt d'urgence
    1. Déplacez l'utilisateur vers une unité organisationnelle pour laquelle l'accès à Studio est désactivé.
    2. Cela arrête tous les flux de cet utilisateur immédiatement.

Découvrez comment arrêter un flux Workspace Studio en tant qu'administrateur.