Premiers pas : guide de configuration Workspace Studio pour les administrateurs

Google Workspace Studio permet aux utilisateurs de créer des "flux" qui automatisent les tâches de routine dans les applications Google Workspace, y compris Gmail, Drive et Chat, ainsi que dans les services tiers. Les utilisateurs ayant accès à Gemini peuvent créer des flux en décrivant ce qu'ils souhaitent faire.

Les flux peuvent agir au nom des utilisateurs, en rédigeant des e-mails, en créant et en modifiant des fichiers, en créant des tâches, etc. Des flux mal configurés peuvent modifier ou supprimer des données de manière involontaire, ou envoyer un nombre excessif de notifications. Les administrateurs peuvent gérer ces risques à l'aide de règles et de la surveillance.

Ce guide présente les bonnes pratiques à suivre par les administrateurs pour configurer, prendre en charge et gérer Workspace Studio afin de maximiser la productivité tout en assurant la sécurité et le contrôle.

Étape 1 : Configurer Workspace Studio pour votre organisation

Avant d'autoriser les utilisateurs à utiliser Workspace Studio, nous vous recommandons de configurer l'accès et les garde-fous pour vous assurer que les flux se comportent comme prévu et que les données restent sécurisées.

1. Gérer l'accès à Studio

  • Où trouver ce paramètre : console d'administration puis Menu puis Applications puis Google Workspace puis Workspace Studio.
  • Action : Vérifiez que l'état du service est défini sur Activé pour les unités organisationnelles et les groupes appropriés.
  • Recommandation : créez une unité organisationnelle enfant dont l'accès à Studio est désactivé. Vous pourrez ainsi y déplacer rapidement un utilisateur pour arrêter un flux dont il est propriétaire.

En savoir plus : Activer ou désactiver Google Workspace Studio pour votre organisation

2. Gérer l'accès aux fonctionnalités Studio

Vous pouvez contrôler si les utilisateurs peuvent créer des flux avec Gemini, utiliser des étapes optimisées par l'IA dans leurs flux, utiliser des étapes pour d'autres services Workspace, et utiliser des intégrations ou des étapes personnalisées.

Recommandations :

  • Autorisez les utilisateurs ayant accès à Gemini pour Google Workspace à utiliser les fonctionnalités de Gemini dans Studio.
  • Autorisez les utilisateurs à utiliser les étapes pour les services Workspace auxquels ils ont accès. Ne bloquez les étapes d'un service que s'il existe un risque d'utilisation abusive.
  • Utilisez la liste d'autorisation Google Workspace Marketplace pour contrôler les intégrations et les étapes personnalisées publiées que les utilisateurs peuvent utiliser.

Instructions détaillées : Gérer l'accès aux étapes et aux modèles dans Workspace Studio

3. Gérer qui peut partager des flux

Lorsque vous autorisez les utilisateurs à partager des flux en interne, ils peuvent partager des flux utiles qui augmentent la productivité globale et font gagner du temps aux autres utilisateurs qui n'ont pas à recréer les mêmes flux.

  • Fonctionnement du partage : lorsqu'un utilisateur partage un flux, le destinataire clique sur un lien pour obtenir une copie du flux. La copie inclut la configuration du propriétaire, comme le texte qu'il a saisi, les adresses e-mail et les liens vers les fichiers dans Drive. Le destinataire n'a pas accès aux données privées du propriétaire, comme ses e-mails ou ses fichiers Drive. Il n'a accès qu'au contenu auquel il peut déjà accéder.
  • Où trouver ce paramètre : console d'administration puis Applications puis Google Workspace puis Workspace Studio puis Paramètres de partage.
  • Recommandation : Autorisez le partage pour les unités organisationnelles et les groupes de confiance afin qu'ils puissent distribuer des modèles de flux standardisés.

En savoir plus : Autoriser les utilisateurs à partager des flux dans Workspace Studio

4. Configurer des alertes

Vous pouvez créer des règles d'activité pour être averti de certaines activités Studio, par exemple :

  • Alerte à haute fréquence : détecte les flux qui peuvent être en boucle ou s'exécuter de manière excessive.

    • Condition : créez une règle pour les événements du journal des règles où l'événement est Démarrer l'exécution.
    • Seuil : définissez la règle pour qu'elle déclenche une alerte si le nombre dépasse 100 en 1 heure.
    • Action : envoyer un e-mail à tous les administrateurs.

  • Alerte d'utilisation de l'IA : surveillez l'utilisation de l'IA générative dans les automatisations.

    • Condition : créez une règle où Nom de l'étape contient Demander à Gemini, éventuellement d'autres étapes optimisées par l'IA. Pour obtenir la liste de toutes les étapes disponibles, consultez Guide des déclencheurs et des étapes dans Workspace Studio.
    • Action : envoyer une notification au super-administrateur.

Découvrez comment configurer des alertes d'activité pour Workspace Studio.

Étape 2 : Aider vos utilisateurs

Aidez vos utilisateurs à créer des flux, à comprendre les limites et à résoudre les problèmes liés à leurs flux.

1. Premiers pas

2. Comprendre les limites

Workspace Studio applique les limites suivantes :

  • Limite de flux : les utilisateurs peuvent créer jusqu'à 100 flux, y compris actifs et arrêtés.
  • Nombre limite d'étapes : un flux peut comporter jusqu'à 20 étapes.
  • Déclencheur Gmail : 25 flux actifs maximum peuvent démarrer à partir de nouveaux e-mails.
  • Exécutions quotidiennes : le nombre total d'exécutions de flux par utilisateur est limité chaque jour. Si un utilisateur atteint cette limite, tous les flux sont mis en veille jusqu'au prochain cycle de 24 heures. Pendant cette période, les flux ne démarrent pas de nouvelles exécutions.

En savoir plus : En savoir plus sur les limites de Google Workspace Studio

3. Résoudre les problèmes courants

Familiarisez-vous avec les problèmes les plus courants que les utilisateurs peuvent rencontrer avec Workspace Studio.

Étape 3 : Surveiller et gérer l'activité Studio

Vous disposez d'outils robustes pour examiner et contrôler l'activité des flux.

1. Examiner l'activité

Utilisez l'outil d'audit et d'investigation ou l'outil d'investigation de sécurité pour examiner les actions effectuées par les flux.

  • Source de données : sélectionnez Événements du journal des règles.
  • Filtres : vous pouvez filtrer les données par Acteur (adresse e-mail de l'utilisateur), ID du flux, Événement, Nom de l'étape, etc.
  • Cas d'utilisation : trouver le propriétaire d'un flux qui exécute une étape "Demander à Gemini" plusieurs fois par minute.

En savoir plus : Événements de journaux Workspace Studio

2. Arrêter un flux

Si un flux se comporte de manière erratique, vous pouvez l'arrêter. Plusieurs possibilités s'offrent à vous :

  • Option 1 : l'utilisateur arrête l'opération Demandez à l'utilisateur de désactiver le flux ou de modifier sa configuration.
  • Option 2 : L'assistance arrête le processus
    1. Utilisez un outil d'investigation pour obtenir l'ID du flux problématique.
    2. Contactez l'assistance Google Workspace et fournissez l'ID du flux pour qu'il soit arrêté.
  • Option 3 : arrêt d'urgence
    1. Déplacez l'utilisateur vers une unité organisationnelle pour laquelle l'accès à Studio est désactivé.
    2. Cela arrête tous les flux pour cet utilisateur immédiatement.

Découvrez comment arrêter un flux Workspace Studio en tant qu'administrateur.