Gérer l'accès aux étapes et aux modèles dans Workspace Studio

Éditions compatibles avec cette fonctionnalité : Business Starter, Business Standard et Business Plus ; Enterprise Standard et Enterprise Plus ; Education Fundamentals, Education Standard et Education Plus. Comparer votre édition Modules complémentaires compatibles avec cette fonctionnalité : AI Ultra Access, Google AI Pro for Education. Comparer les modules complémentaires

En tant qu'administrateur, vous pouvez contrôler les étapes et les modèles de démarrage que les membres de votre organisation peuvent utiliser pour créer des flux dans Google Workspace Studio. Certaines étapes, comme celles concernant les modules complémentaires et les intégrations Google Workspace, peuvent partager des données avec des applications et services tiers.

Vous pouvez contrôler l'accès aux éléments suivants :

Autoriser ou bloquer les étapes Gemini pour Google Workspace

Éditions compatibles avec cette fonctionnalité : Enterprise Standard et Enterprise Plus ; module complémentaire Teaching and Learning et Education Plus ; Google AI Pro pour l'éducation et AI Ultra Access. Comparer votre édition

Les utilisateurs désignés comme ayant moins de 18 ans ne peuvent pas utiliser les fonctionnalités d'IA dans Workspace Studio. 

Remarque : Les fonctionnalités d'IA dans Workspace Studio suivent les principes de confidentialité décrits dans le Guide sur la confidentialité de l'IA générative dans Google Workspace. 

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis IA générative puis Gemini pour Workspace.

    Pour cette tâche, vous devez être connecté en tant que super-administrateur.

  2. Cliquez sur le panneau Accès aux fonctionnalités.
  3. (Facultatif) Pour n'appliquer le paramètre qu'à certains utilisateurs, sur le côté, sélectionnez une unité organisationnelle (souvent utilisée pour des services) ou un groupe de configuration (avancé).

    Les paramètres de groupe remplacent ceux des unités organisationnelles. En savoir plus

  4. À côté de Workspace Studio, cliquez sur  Modifier.
  5. Cliquez sur Activer ou Désactiver.
  6. Cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez également cliquer sur Remplacer pour une unité organisationnelle.

    Pour rétablir la valeur héritée ultérieurement, cliquez sur Hériter (ou Non défini pour un groupe).

Lorsque Gemini pour Google Workspace est désactivé pour Workspace Studio, les utilisateurs ne peuvent pas effectuer les actions suivantes :

  • Créer des flux à partir d'un prompt
  • Utilisez les étapes d'IA. Tous les flux actifs contenant des étapes d'IA cessent de fonctionner.

Autoriser ou bloquer l'envoi d'un webhook

Cette fonctionnalité est disponible en version preview limitée.

Les Webhooks permettent aux flux d'envoyer ou de recevoir des données avec un lien externe ou une API. L'étape de webhook permet aux utilisateurs de se connecter à des ressources internes et externes qui ne sont pas directement compatibles avec Workspace Studio. Toutefois, les utilisateurs doivent faire attention lorsqu'ils partagent des données de votre organisation en externe.

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis Applications puis Google Workspace puis Workspace Studio.

    Workspace Studio est toujours en cours de déploiement. Il est donc possible que vous ne voyiez pas ces paramètres dans votre console d'administration. En savoir plus

    Vous devez disposer du droit d'administrateur "Paramètres du service".

  2. Cliquez sur Paramètres des Webhooks.
  3. Facultatif : Pour appliquer le paramètre à un service interne ou à une équipe, sélectionnez une unité organisationnelle sur le côté.
  4. Sélectionnez une option.
  5. Cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez également cliquer sur Remplacer pour une unité organisationnelle.

    Pour rétablir la valeur héritée ultérieurement, cliquez sur Hériter.

Étapes pour autoriser ou bloquer des modules complémentaires Google Workspace

Cette fonctionnalité est disponible en version preview limitée.

Les étapes de module complémentaire Google Workspace sont des étapes personnalisées créées par des développeurs de votre organisation ou des tiers. Les utilisateurs Workspace Studio peuvent ajouter des variables aux étapes de modules complémentaires qui contiennent les données de compte Google de leur organisation, comme le contenu d'un message dans Gmail ou Chat, un document dans Drive ou des informations sur un événement dans Agenda. Le flux peut ensuite partager ces données avec le propriétaire du module complémentaire tiers. En savoir plus sur les étapes personnalisées

Les étapes du module complémentaire sont installées via Google Workspace Marketplace. Vous gérez ces étapes comme n'importe quel module complémentaire Google Workspace publié sur Marketplace. Vous pouvez :

Étapes pour autoriser ou bloquer les intégrations Workspace

Cette fonctionnalité est disponible en version preview limitée.

Les intégrations Workspace sont semblables aux étapes des modules complémentaires Google Workspace, à la différence qu'elles sont développées par des partenaires Google tiers et par Google. Ils permettent à Workspace Studio et Gemini de se connecter à des applications telles que Jira, Asana et Mailchimp, et d'échanger facilement des données.

Les intégrations Workspace sont gérées comme n'importe quel module complémentaire Google Workspace publié sur Marketplace. Vous pouvez :

Autoriser ou bloquer des étapes spécifiques aux services Workspace

Pour pouvoir utiliser les modèles et les étapes d'un service Workspace, les utilisateurs doivent y avoir accès. Par exemple, si Google Chat est désactivé pour votre organisation, les utilisateurs ne peuvent pas utiliser les étapes associées à Chat dans leurs flux.

Pour autoriser ou interdire aux utilisateurs d'utiliser des flux qui effectuent des actions dans des services Google Workspace spécifiques sans désactiver ces services, vous pouvez utiliser des contrôles d'API. Vous devrez peut-être également mettre à jour les niveaux d'accès contextuel attribués à ces applications.

Remarque : Les fonctionnalités d'IA dans Workspace Studio suivent les principes de confidentialité du Guide sur la confidentialité de l'IA générative dans Google Workspace.

Étapes pour autoriser une application Workspace

  1. Suivez les instructions de l'article Contrôler quelles applications ont accès aux données Google Workspace pour définir les applications suivantes comme Approuvées. Cochez également la case Exempter des restrictions d'accès API imposées par les niveaux d'accès contextuel si votre organisation attribue des niveaux d'accès contextuel aux applications.

    • Drive pour Workspace Studio
    • Gemini pour Workspace Studio
    • Gmail pour Workspace Studio
    • Google Agenda pour Workspace Studio
    • Google Chat pour Workspace Studio
    • Google Forms vers Workspace Studio
    • Sheets pour Workspace Studio

  2. Si votre organisation attribue des niveaux d'accès contextuel aux applications, vous devrez peut-être également exempter les applications ajoutées à la liste d'autorisation pour autoriser l'accès.

    1. Suivez les instructions de Attribuer des niveaux d'accès contextuel aux applications pour trouver les applications auxquelles des niveaux d'accès ont été attribués.
    2. Cliquez sur chaque application à laquelle un niveau d'accès a été attribué.
    3. Si la case Empêcher d'autres applications d'accéder aux applications sélectionnées via les API si les niveaux d'accès ne sont pas respectés est cochée dans les paramètres des règles, cochez également la case Exempter des applications ajoutées à la liste d'autorisation pour qu'elles aient toujours accès via des API à des services Google spécifiques, quels que soient leurs niveaux d'accès.

Étapes pour bloquer une application Workspace

Suivez les instructions de la section Contrôler quelles applications ont accès aux données Google Workspace pour bloquer l'une des applications suivantes :

  • Drive pour Workspace Studio
  • Gemini pour Workspace Studio
  • Gmail pour Workspace Studio
  • Google Agenda pour Workspace Studio
  • Google Chat pour Workspace Studio
  • Google Forms vers Workspace Studio
  • Sheets pour Workspace Studio