Pierwsze kroki: przewodnik po konfiguracji Workspace Studio dla administratorów

Google Workspace Studio umożliwia użytkownikom tworzenie „przepływów”, które automatyzują rutynowe zadania w aplikacjach Google Workspace, takich jak Gmail, Dysk i Chat, oraz w usługach innych firm. Użytkownicy z dostępem do Gemini mogą tworzyć przepływy, opisując, co chcą zrobić.

Przepływy mogą działać w imieniu użytkowników, tworząc e-maile, tworząc i aktualizując pliki, tworząc zadania i wykonując inne czynności. Nieprawidłowo skonfigurowane przepływy mogą przypadkowo edytować lub usuwać dane albo wysyłać zbyt wiele powiadomień. Administratorzy mogą zarządzać tymi zagrożeniami za pomocą zasad i monitorowania.

Ten przewodnik zawiera sprawdzone metody konfigurowania, obsługi i zarządzania Workspace Studio przez administratorów, aby zmaksymalizować produktywność przy zachowaniu bezpieczeństwa i kontroli.

Krok 1. Konfigurowanie Workspace Studio w organizacji

Zanim zezwolisz użytkownikom na korzystanie z Workspace Studio, zalecamy skonfigurowanie dostępu i zabezpieczeń, aby mieć pewność, że przepływy działają zgodnie z oczekiwaniami, a dane pozostają bezpieczne.

1. Zarządzanie dostępem do Studio

Znajdź ustawienie: konsola administracyjna Menu Aplikacje Google Workspace Workspace Studio.
Działanie: sprawdź, czy stan usługi jest ustawiony na Włączone w odpowiednich jednostkach organizacyjnych i grupach.
Rekomendacja: utwórz podrzędną jednostkę organizacyjną, w której wyłączony jest dostęp do Studio. Dzięki temu możesz szybko przenieść do niej użytkownika, aby zatrzymać należący do niego proces.

Więcej informacji: Włączanie i wyłączanie Google Workspace Studio w organizacji

2. Zarządzanie dostępem do funkcji Studio

Możesz określić, czy użytkownicy mogą używać Gemini do tworzenia automatyzacji, korzystać w nich z kroków opartych na AI, używać kroków w innych usługach Workspace oraz korzystać z integracji lub niestandardowych kroków.

Rekomendacje:

Zezwalaj użytkownikom, którzy mają dostęp do Gemini for Google Workspace, na korzystanie z funkcji Gemini w Studio.
Zezwalaj użytkownikom na korzystanie z czynności w usługach Workspace, do których mają dostęp. Blokuj kroki tylko w przypadku usług, w których istnieje ryzyko nadużyć.
Za pomocą listy dozwolonych Google Workspace Marketplace możesz określić, z których integracji i opublikowanych działań niestandardowych mogą korzystać użytkownicy.

Szczegółowe instrukcje: Zarządzanie dostępem do kroków i poleceń inicjujących w Workspace Studio

3. Zarządzanie osobami, które mogą udostępniać przepływy

Gdy zezwolisz użytkownikom na udostępnianie przepływów innym osobom w organizacji, będą one mogły udostępniać przydatne przepływy, które zwiększają ogólną produktywność i oszczędzają czas innym osobom, które nie muszą odtwarzać tych samych przepływów.

Jak działa udostępnianie: gdy użytkownik udostępni przepływ, odbiorca kliknie link, aby uzyskać jego kopię. Kopia zawiera ustawienia właściciela, takie jak wpisany tekst, adresy e-mail i linki do plików na Dysku. Odbiorca nie uzyskuje dostępu do prywatnych danych właściciela, takich jak e-maile czy pliki na Dysku, a jedynie do treści, do których ma już dostęp.
Znajdź ustawienie: konsola administracyjna Aplikacje Google Workspace Workspace Studio Ustawienia udostępniania.
Rekomendacja: zezwól na udostępnianie zaufanym jednostkom organizacyjnym i grupom, aby mogły rozpowszechniać standardowe szablony przepływów.

Więcej informacji: Zezwalanie na udostępnianie automatyzacji w Workspace Studio

4. Konfigurowanie alertów

Możesz tworzyć reguły aktywności, aby otrzymywać powiadomienia o określonych działaniach w Studio, takich jak:

Alert o wysokiej częstotliwości: wykrywa przepływy, które mogą być zapętlone lub działać zbyt długo.
- Warunek: utwórz regułę dla zdarzeń z dziennika reguł, w której zdarzeniem jest Rozpocznij uruchamianie.
- Próg: ustaw regułę tak, aby alert był wywoływany, gdy liczba przekroczy 100 w ciągu 1 godziny.
- Działanie: wyślij e-maila do wszystkich administratorów.
Alert dotyczący korzystania z AI: monitoruj korzystanie z generatywnej AI w automatyzacjach.
- Warunek: utwórz regułę, w której nazwa kroku zawiera „Zapytaj Gemini”, a opcjonalnie także inne kroki oparte na AI. Listę wszystkich dostępnych kroków znajdziesz w Przewodniku po starterach i krokach w Workspace Studio.
- Działanie: wysłanie powiadomienia do superadministratora.

Dowiedz się, jak skonfigurować alerty o aktywności w Workspace Studio.

Krok 2. Pomoc dla użytkowników

Pomóż użytkownikom tworzyć przepływy, poznawać limity i rozwiązywać problemy z przepływami.

1. Pierwsze kroki

Aby utworzyć pierwszą automatyzację, użytkownicy powinni przejść na stronę studio.workspace.google.com.
Zachęć użytkowników do zapoznania się z Centrum pomocy Workspace Studio, gdzie znajdą samouczki dotyczące tworzenia automatyzacji i używania kroków.

2. Informacje o limitach

Workspace Studio wymusza stosowanie tych ograniczeń:

Limit przepływów: użytkownicy mogą utworzyć maksymalnie 100 przepływów, w tym aktywne i zatrzymane.
Limit kroków: przepływ może mieć maksymalnie 20 kroków.
Polecenie inicjujące Gmaila: nie więcej niż 25 aktywnych przepływów może się rozpoczynać od nowych e-maili.
Dzienny limit uruchomień: obowiązuje dzienny limit łącznej liczby uruchomień przepływu na użytkownika. Jeśli użytkownik osiągnie ten limit, wszystkie przepływy zostaną wstrzymane do następnego 24-godzinnego cyklu. W tym czasie automatyzacje nie rozpoczynają nowych uruchomień.

Więcej informacji: Limity Google Workspace Studio

3. Rozwiązywanie najczęstszych problemów

Zapoznaj się z najczęstszymi problemami, które mogą wystąpić u użytkowników Workspace Studio.

Przewodnik dla administratorów: Rozwiązywanie problemów z Workspace Studio dla użytkowników
Pomoc dla użytkowników: rozwiązywanie problemów z przepływami

Krok 3. Monitorowanie aktywności w Studio i zarządzanie nią

Masz do dyspozycji zaawansowane narzędzia do badania i kontrolowania aktywności przepływu.

1. Sprawdzanie aktywności

Aby sprawdzić, co zostało wykonane w ramach przepływów, użyj narzędzia do kontroli i analizy zagrożeń lub narzędzia do analizy zagrożeń.

Źródło danych: wybierz Zdarzenia z dziennika reguł.
Filtry: możesz filtrować według Użytkownika, który wykonał czynność (adres e-mail użytkownika), Identyfikatora procesu, Zdarzenia, Nazwy kroku i innych kryteriów.
Przypadek użycia: znajdź właściciela przepływu, który kilka razy na minutę wykonuje krok Zapytaj Gemini.

Więcej informacji: zdarzenia z dziennika Workspace Studio

2. Zatrzymywanie przepływu

Jeśli przepływ działa nieprawidłowo, możesz go zatrzymać. Masz kilka opcji:

Opcja 1. Użytkownik zatrzymuje odtwarzanie. Poproś użytkownika o wyłączenie przepływu lub edytowanie jego konfiguracji.
Opcja 2. Zespół pomocy wstrzymuje proces
1. Użyj narzędzia do analizy zagrożeń, aby uzyskać identyfikator przepływu problematycznego przepływu.
2. Skontaktuj się z zespołem pomocy Google Workspace i podaj identyfikator przepływu, aby go zatrzymać.
Opcja 3. Zatrzymanie awaryjne
1. Przenieś użytkownika do jednostki organizacyjnej, w której dostęp do Studio jest wyłączony.
2. Spowoduje to natychmiastowe zatrzymanie wszystkich procesów dla tego użytkownika.

Dowiedz się, jak zatrzymać automatyzację w Workspace Studio jako administrator.

Pierwsze kroki: przewodnik po konfiguracji Workspace Studio dla administratorów Zadbaj o dobrą organizację dzięki kolekcji Zapisuj i kategoryzuj treści zgodnie ze swoimi preferencjami.