Google Workspace Studio umożliwia użytkownikom tworzenie „przepływów”, które automatyzują rutynowe zadania w aplikacjach Google Workspace, takich jak Gmail, Dysk i Google Chat, oraz w usługach innych firm. Użytkownicy, którzy mają dostęp do Gemini, mogą tworzyć przepływy, opisując, co chcą zrobić.
Procesy mogą działać w imieniu użytkowników, tworząc wersje robocze e-maili, tworząc i aktualizując pliki, tworząc zadania i wykonując inne czynności. Nieprawidłowo skonfigurowane przepływy mogą niezamierzenie edytować lub usuwać dane albo wysyłać nadmierną liczbę powiadomień. Administratorzy mogą zarządzać tymi zagrożeniami za pomocą zasad i monitorowania.
Ten przewodnik zawiera sprawdzone metody dla administratorów dotyczące konfigurowania i obsługi Workspace Studio oraz zarządzania tą usługą w celu maksymalizacji produktywności przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa i kontroli.
Krok 1. Konfigurowanie Workspace Studio w organizacji
Zanim zezwolisz użytkownikom na korzystanie z Workspace Studio, zalecamy skonfigurowanie dostępu i ograniczeń, aby zapewnić prawidłowe działanie automatyzacji i bezpieczeństwo danych.
1. Zarządzanie dostępem do Studio
- Znajdź ustawienie: konsola administracyjna
Menu Aplikacje Google Workspace Workspace Studio. - Działanie: sprawdź, czy Stan usługi jest ustawiony na WŁĄCZONA w przypadku odpowiednich jednostek organizacyjnych i grup.
- Zalecenie: utwórz podrzędną jednostkę organizacyjną, która ma wyłączony dostęp do Studio. Dzięki temu możesz szybko przenieść do niej użytkownika, aby zatrzymać automatyzację, której jest właścicielem.
Więcej informacji: Włączanie i wyłączanie Google Workspace Studio w organizacji
2. Zarządzanie dostępem do funkcji Studio
Możesz określić, czy użytkownicy mogą używać Gemini do tworzenia automatyzacji, korzystać z kroków opartych na AI w swoich automatyzacjach, używać kroków w innych usługach Workspace oraz korzystać z integracji lub kroków niestandardowych.
Rekomendacje:
- Zezwalaj użytkownikom, którzy mają dostęp do Gemini for Google Workspace, na korzystanie z funkcji Gemini w Studio.
- Zezwalaj użytkownikom na korzystanie z czynności w usługach Workspace, do których mają dostęp. Blokuj kroki w usłudze tylko wtedy, gdy istnieje ryzyko nadużycia.
- Użyj listy dozwolonych w Google Workspace Marketplace, aby określić, z których integracji i opublikowanych działań niestandardowych mogą korzystać użytkownicy.
Szczegółowe instrukcje: Zarządzanie dostępem do kroków i poleceń inicjujących w Workspace Studio
3. Zarządzanie osobami, które mogą udostępniać przepływy
Gdy zezwolisz użytkownikom na udostępnianie przepływów innym osobom w organizacji, będą oni mogli udostępniać przydatne przepływy, które zwiększają ogólną produktywność i oszczędzają czas innym osobom, które nie muszą odtwarzać tych samych przepływów.
- Jak działa udostępnianie: gdy użytkownik udostępnia proces, odbiorca klika link, aby uzyskać kopię procesu. Kopia zawiera ustawienia właściciela, takie jak wpisany tekst, adresy e-mail i linki do plików na Dysku. Odbiorca nie uzyskuje dostępu do prywatnych danych właściciela, takich jak e-maile czy pliki na Dysku, tylko do treści, do których ma już dostęp.
- Znajdź ustawienie: konsola administracyjna Aplikacje Google Workspace Workspace Studio Ustawienia udostępniania.
- Zalecenie: zezwól na udostępnianie treści zaufanym jednostkom organizacyjnym i grupom, aby mogły rozpowszechniać standardowe szablony przepływów.
Więcej informacji: Zezwalanie użytkownikom na udostępnianie przepływów w Workspace Studio
4. Skonfiguruj alerty
Możesz utworzyć reguły aktywności, aby otrzymywać powiadomienia o określonych działaniach w Studio, takich jak:
Alert o wysokiej częstotliwości: wykrywanie przepływów, które mogą być zapętlone lub uruchamiane zbyt często.
- Warunek: utwórz regułę dla zdarzeń z dziennika reguł, w której zdarzenie to Rozpoczęcie uruchomienia.
- Próg: ustaw regułę tak, aby wysyłała alert, gdy liczba przekroczy 100 w ciągu 1 godziny.
- Działanie: wysłanie e-maila do wszystkich administratorów.
AI usage alert (Alert o użyciu AI): monitoruj użycie generatywnej AI w automatyzacjach.
- Warunek: utwórz regułę, w której Nazwa kroku zawiera „Zapytaj Gemini”, opcjonalnie inne kroki oparte na AI. Listę wszystkich dostępnych kroków znajdziesz w przewodniku po poleceniach inicjujących i krokach w Workspace Studio.
- Działanie: wysłanie powiadomienia do superadministratora.
Dowiedz się więcej: Konfigurowanie alertów o aktywności w Workspace Studio
Krok 2. Pomaganie swoim użytkownikom
Pomóż użytkownikom tworzyć automatyzacje, zrozumieć limity i rozwiązywać problemy z automatyzacjami.
1. Pierwsze kroki
- Skieruj użytkowników na stronę studio.workspace.google.com, aby mogli utworzyć swoją pierwszą automatyzację.
- Zachęć użytkowników do zapoznania się z Centrum pomocy Workspace Studio, gdzie znajdą samouczki dotyczące tworzenia automatyzacji i korzystania z kroków.
2. Informacje o limitach
Workspace Studio wymusza te limity:
- Limit przepływów: użytkownicy mogą utworzyć maksymalnie 25 przepływów, w tym aktywne i zatrzymane.
- Limit kroków: proces może mieć maksymalnie 20 kroków.
- Polecenie inicjujące Gmaila: nie więcej niż 25 aktywnych przepływów może rozpoczynać się od nowych e-maili.
- Dzienna liczba uruchomień: istnieje dzienny limit łącznej liczby uruchomień przepływu na użytkownika. Jeśli użytkownik osiągnie ten limit, wszystkie przepływy zostaną wstrzymane do następnego cyklu 24-godzinnego. W tym czasie automatyzacje nie będą uruchamiane.
Więcej informacji: Informacje o limitach Google Workspace Studio
3. Rozwiązywanie częstych problemów
Zapoznaj się z najczęstszymi problemami, które mogą napotkać użytkownicy Workspace Studio.
- Przewodnik dla administratorów: Rozwiązywanie problemów z Workspace Studio dla użytkowników
- Pomoc dla użytkowników: Rozwiązywanie problemów z automatyzacjami
Krok 3. Monitorowanie aktywności w Studio i zarządzanie nią
Masz do dyspozycji zaawansowane narzędzia do analizowania i kontrolowania aktywności przepływu.
1. Analizowanie aktywności
Aby sprawdzić, co zrobiły przepływy, użyj narzędzia do kontroli i analizy zagrożeń lub narzędzia do analizy zagrożeń.
- Źródło danych:wybierz Zdarzenia z dziennika reguł.
- Filtry: możesz filtrować według użytkownika, który wykonał czynność (adres e-mail użytkownika), identyfikatora przepływu, zdarzenia, nazwy kroku i innych kryteriów.
- Przypadek użycia: znajdź właściciela przepływu, który kilka razy na minutę uruchamia krok „Zapytaj Gemini”.
Więcej informacji: Zdarzenia z dziennika Workspace Studio
2. Zatrzymywanie przepływu
Jeśli przepływ działa nieprawidłowo, możesz go zatrzymać. Masz kilka opcji:
- Opcja 1. Użytkownik zatrzymuje odtwarzanie. Poproś użytkownika o wyłączenie przepływu lub zmianę jego konfiguracji.
- Opcja 2. Zespół pomocy zatrzymuje proces
- Użyj narzędzia do analizy zagrożeń, aby uzyskać identyfikator przepływu, w którym występuje problem.
- Skontaktuj się z zespołem pomocy Google Workspace i podaj identyfikator przepływu, aby go zatrzymać.
- Opcja 3 – zatrzymanie awaryjne
- Przenieś użytkownika do jednostki organizacyjnej, która ma wyłączony dostęp do Studio.
- Spowoduje to natychmiastowe zatrzymanie wszystkich przepływów dla tego użytkownika.
Dowiedz się, jak zatrzymać automatyzację Workspace Studio jako administrator.
Powiązane artykuły
- Przewodnik użytkownika Workspace Studio
- Google Workspace Studio – szkolenia i pomoc
- Włączanie i wyłączanie Google Workspace Studio w organizacji
- Zezwalanie na udostępnianie automatyzacji w Workspace Studio
- Zdarzenia z dziennika Workspace Studio
- Konfigurowanie alertów o aktywności w Workspace Studio
- Zatrzymywanie automatyzacji Workspace Studio jako administrator
- Rozwiązywanie problemów z Workspace Studio dla użytkowników