הפעלה או השבתה של Tasks למשתמשים

אדמינים יכולים להפעיל או להשבית את Google Tasks לאנשים בארגון. אנשים שהפעילו את Tasks יכולים ליצור ולנהל משימות במוצרים הבאים:

  • יומן Google
  • עורכי Google Chat,‏ Gmail או Google Docs באמצעות סרגל הצד של Tasks
  • ‫Docs, הקצאת משימות מפריטים עם תיבות סימון
  • ‫Gmail, באמצעות הכרטיסייה 'משימות' במרחבים בצ'אט (לצוותים)
  • ‫Google Assistant, דרך מכשירים ניידים ומכשירים משותפים אם היא מופעלת. הפעלה או השבתה של חיפוש ו-Assistant למשתמשים

מה קורה כשמשביתים את Google Tasks בארגון

אם משביתים את Tasks בארגון, אנשים לא יכולים לגשת ל-Tasks ביומן, או בסרגל הצד ב-Gmail, בכלי העריכה של Docs או ב-Chat. אנשים עדיין יכולים לקבל עדכונים על משימות ב-Chat אם מישהו אחר יוצר או מעדכן משימה במרחב. איך יוצרים ומקצים משימות ב-Google Chat

אם משביתים את Tasks, המשתמשים עדיין יכולים לראות משימות שנוצרו ב-Docs. הם יכולים לבצע פעולות במשימות האלה, אבל הם לא יכולים לגשת למשימות שהוקצו להם ברשימת המשימות האישית שלהם. איך מקצים משימות ב-Google Docs

אם משביתים את Tasks אחרי שמקצים משימה למישהו בארגון ממסמך או ממרחב ב-Chat, ואז המשימה נמחקת מהמסמך, המחיקה לא תסתנכרן עם Tasks. אם תפעילו שוב את Tasks, המשימה תישאר מחוקה במסמך או במרחב ב-Chat, אבל היא תהיה זמינה ברשימת המשימות האישית של מי שהקצה את המשימה.

איך מגדירים מי בארגון יוכל להשתמש ב-Tasks

לפני שמתחילים: כדי להפעיל או להשבית שירות למשתמשים מסוימים, צריך לשייך את החשבונות שלהם ליחידה ארגונית (אם רוצים לשלוט בגישה לפי מחלקה) או להוסיף אותם לקבוצת גישה (אם רוצים לאפשר גישה למשתמשים ממחלקות שונות או למשתמשים בתוך מחלקה).

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז  אפליקציות and then Google Workspace ואז Tasks.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

  2. לוחצים על סטטוס השירות.

  3. כדי להפעיל או להשבית שירות לכולם בארגון, לוחצים על מופעל לכולם או על מושבת לכולם ואז לוחצים על שמירה.

  4. (אופציונלי) כדי להפעיל או להשבית שירות ביחידה ארגונית:
    1. בצד ימין, בוחרים את היחידה הארגונית.
    2. כדי לשנות את סטטוס השירות, בוחרים באפשרות מופעל או מושבת.
    3. בוחרים אפשרות:
      • אם ההגדרה של סטטוס השירות היא הועבר בירושה ואתם רוצים שההגדרה שעדכנתם תישמר גם אם הגדרת ההורה תשתנה, לוחצים על שינוי.
      • אם ההגדרה של סטטוס השירות היא בוטל ואתם רוצים לחזור להגדרה שיש להורה, לוחצים על העברה בירושה. לחלופין, אם אתם רוצים שההגדרה החדשה תישמר גם אם ההגדרה של ההורה תשתנה, לוחצים על שמירה.
        מידע נוסף על מבנה ארגוני
  5. (אופציונלי) כדי להפעיל שירות לקבוצה של משתמשים בתוך יחידה ארגונית או בכמה יחידות ארגוניות שונות, צריך לבחור בקבוצת גישה. מידע נוסף מופיע במאמר בנושא הגדרה של קבוצות גישה כדי לתת הרשאות לשירותים שונים בהתאם לצרכים.

הערה: אם מפעילים את Tasks ביחידת בת ארגונית ומשביתים אותה ביחידה הארגונית ברמה העליונה, המשתמשים ביחידות בת ארגוניות לא יכולים לראות את הכרטיסייה 'משימות' במרחב ב-Chat.

יכול להיות שיחלפו 24 שעות עד שהשינויים ייכנסו לתוקף, אבל בדרך כלל זה קורה מהר יותר. מידע נוסף

יכול להיות שיחלפו עד 30 ימים עד שהעדכונים בהתראות ב-Assistant ייכנסו לתוקף, גם כשמפעילים אותן וגם כשמשביתים אותן.

השלבים הבאים

פרטים על השימוש ב-Tasks מופיעים במרכז העזרה של Google Tasks.