Vereisten en aanbevelingen voor de installatie
- U moet een Google Workspace-hoofdbeheerder van uw organisatie zijn om de stappen in deze gids te kunnen uitvoeren.
- Als u Vault-beheerder wilt zijn, moet u een Google Workspace-licentie hebben die Google Vault bevat. Als Vault niet is inbegrepen bij uw Google Workspace-licentie, moet u een add-onlicentie voor Google Vault aanschaffen. Meer informatie over de Google Vault-add-on.
- Controleer of uw organisatie niet de opslag van e-mails en chatberichten beheert. Als deze functie is ingesteld om berichten automatisch te verwijderen, heeft dit invloed op de bewaarregels van Vault. Log in bij de Beheerdersconsole en wijzig deze instelling in E-mail- en chatberichten niet automatisch verwijderen.
- Overweeg uitgebreide berichtopslag aan te zettenn. Andere Google-producten kunnen e-mails versturen namens een gebruiker. Met deze instelling zorgt u dat er een kopie van die berichten wordt opgeslagen in de Gmail-mailbox van de gebruiker en beschikbaar is voor Vault. Meer informatie
- We raden u aan de chatgeschiedenis aan te zetten voor uw organisatie. Bewaarregels en -plichten gelden altijd voor chatruimtes. Ze gelden echter alleen voor privéchats waarvoor de geschiedenis is aangezet.
- We raden u aan berichtarchivering aan te zetten in Google Groepen voor bedrijven voor belangrijke groepen. Vault kan alleen berichten bewaren en doorzoeken in groepen waarvoor archivering aanstaat. Groepseigenaren kunnen deze instelling echter wijzigen voor hun groepen. Als een groepseigenaar archivering uitzet, zijn de berichten van die groep nog steeds beschikbaar in de postvakken van de gebruikers.
Stap 1. Koop Vault-licenties als dat nodig is.
Vault is inbegrepen bij de meeste Google Workspace-versies, maar voor sommige versies is het een add-on. U kunt licenties kopen en toewijzen aan iedereen (licenties voor de hele organisatie) of alleen aan een deel van de mensen (licenties voor een deel van de organisatie).
- Koop Vault-licenties voor uw organisatie. U moet een Vault-licentie hebben voor elke gebruiker van wie u de gegevens wilt bewaren en doorzoeken. U heeft ook een Vault-licentie nodig voor elke Vault-beheerder. Neem contact op met mensen in uw organisatie die weten wat het bedrijf doet en die de wettelijke vereisten kennen om te bepalen wie een Vault-licentie nodig heeft.
- Wijs Vault-licenties toe aan gebruikers en beheerders.
Stap 2. Bepalen wie kan inloggen bij Vault
Als u wilt toestaan dat gebruikers kunnen inloggen bij Vault, zet u Vault aan voor alle gebruikers of geselecteerde gebruikers. Meer informatie
Opmerking:
- Deze instelling heeft geen invloed op de accounts die u kunt bewaren of doorzoeken met Vault. Alle gebruikersaccounts met Google Workspace en een Vault-licentie kunnen worden bewaard en doorzocht en er kan een bewaarplicht op worden toegepast.
- Deze instelling heeft geen invloed op de accounts die bewaarregels kunnen wijzigen, naar gegevens kunnen zoeken of andere Vault-functies kunnen uitvoeren. Gebruikers moeten de juiste Vault-rechten hebben om met Vault te kunnen werken.
- Als u Vault aanzet voor iedereen in uw organisatie, verschijnt het Vault-icoon in de app-lijst van iedereen. Als uw organisatie organisatie-eenheden heeft ingesteld, raden we u aan de toegang te beperken tot organisatie-eenheden met Vault-rechten.
Stap 3. (Optioneel) Vault-rechten geven aan geautoriseerde gebruikers
Geef gebruikers rechten om bewaarregels te maken, bewaarplichten in te stellen of onderzoeken uit te voeren. In eerste instantie kunnen alleen hoofdbeheerders met een Vault-licentie Vault-functies gebruiken. Meer informatie
Stap 4. Inloggen bij Vault
Als u Vault onlangs heeft gekocht of de proefperiode van 30 dagen heeft gestart, raden we u aan 30 tot 60 minuten te wachten voordat u inlogt bij Vault. Als u meteen na de aankoop inlogt, heeft u misschien geen toegang tot alle functies van Vault.
- Ga naar vault.google.com.
- Log in met je gebruikersnaam en wachtwoord van Google Workspace.
Andere geautoriseerde gebruikers in uw organisatie kunnen op dezelfde manier inloggen bij Vault nadat u ze toegang heeft gegeven.
Stap 5. De standaard bewaarregels instellen voor uw organisatie
Stel bewaarregels in om te bepalen hoelang gegevens worden bewaard voordat ze definitief mogen worden verwijderd uit gebruikersaccounts en alle Google-systemen. We raden u aan contact op te nemen met het juridische team van uw organisatie voordat u bewaarregels instelt.
Voordat je begint, moet je weten hoe bewaren werkt. In de volgende stappen wordt beschreven hoe u standaard bewaarregels instelt. U kunt ook aangepaste bewaarregels instellen.
Als u gegevens wilt bewaren die aan specifieke voorwaarden voor een bepaalde tijd voldoen, maakt u een aangepaste bewaarregel. Als u alle servicegegevens van alle accounts met een licentie voor een bepaalde periode wilt bewaren, maakt u een standaard bewaarregel.
- Klik in Vault op Bewaren. Als Bewaring niet wordt vermeld, vraagt u een Google Workspace-hoofdbeheerder om u Vault-rechten te geven (Bewaarbeleidsregels beheren).
- Klik op het tabblad Standaardregels op een service, zoals Drive
of Gmail 
. Kies hoelang berichten of bestanden bewaard moeten blijven:
- Als u gegevens permanent wilt bewaren, selecteert u Onbeperkt.
- Als u gegevens gedurende een bepaalde tijd wilt bewaren, selecteert u Bewaarperiode en voert u het aantal dagen in, van 1 tot 36.500. De bewaarperiode wordt berekend op basis van de volgende begintijden:
- Gmail-, Groepen- en Chat-berichten: dagen vanaf het moment dat het bericht is gestuurd of ontvangen.
- Drive: Dagen vanaf het moment dat het bestand is gemaakt of voor het laatst is gewijzigd.
- Voice: Het aantal dagen sinds de gegevens zijn verstuurd of ontvangen.
Als u een bewaarperiode heeft ingesteld, kiest u wat er na de bewaarperiode moet gebeuren met de gegevens:
- Als u alleen gegevens definitief wilt verwijderen die gebruikers al hebben verwijderd, kiest u de eerste optie.
- Als u alle gegevens definitief wilt verwijderen, kiest u de tweede optie. Met deze regel kunnen gegevens worden verwijderd die gebruikers willen bewaren, zoals berichten in hun Gmail-inbox of bestanden in Drive.
Klik op Maken. Als u een bewaarperiode instelt, vraagt Vault u te bevestigen dat u de effecten van deze bewaarregel begrijpt. Vink de vakjes aan en klik op Accepteren om de regel te maken.
Herhaal dit proces voor alle services waarvoor u standaard bewaarregels wilt instellen.
Stap 6. (Optioneel) Goedkeuring door meerdere partijen instellen voor Vault-exports
Vault-beheerders hebben toegang tot zeer gevoelige domeinbrede gegevens. Als u wilt zorgen dat gegevensexports correct worden beheerd en alleen worden uitgevoerd door geautoriseerde gebruikers, kunt u goedkeuring door meerdere partijen aanzetten voor alle Vault-exports in uw organisatie.
Hoe werkt goedkeuring door meerdere partijen voor Vault-exports?
- Een beheerder voert een zoekopdracht uit en probeert een export te starten.
- Er wordt een melding naar een tweede beheerder in uw organisatie gestuurd dat een andere beheerder een exportverzoek heeft ingediend.
- De tweede beheerder beoordeelt het verzoek in de Beheerdersconsole en keurt het goed als alles in orde is.
- Nadat het verzoek is goedgekeurd, begint de gegevensexport.
- De eerste beheerder kan dan de status controleren en de export downloaden.
Goedkeuring door meerdere partijen aan- of uitzetten voor Vault-exports
U moet zijn ingelogd als hoofdbeheerder om deze taak te kunnen uitvoeren.-
Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu
Beveiliging
Verificatie
Instellingen voor goedkeuring door meerdere partijen.U moet zijn ingelogd als hoofdbeheerder om deze taak te kunnen uitvoeren.
- Klik op Goedkeuring door meerdere partijen voor Vault-instellingen.
Als u goedkeuring door meerdere partijen voor Vault-exports wilt aanzetten, vinkt u het vakje Export maken aan en klikt u op Opslaan.
Opmerking: Als u de instelling voor het maken van Vault-exports wijzigt in de Beheerdersconsole, wordt er alleen een MPA-verzoek gemaakt als goedkeuring door meerdere partijen ook aanstaat voor de organisatie. Meer informatie over goedkeuring door meerdere partijen voor gevoelige acties.
Als u goedkeuring door meerdere partijen voor Vault-exports wilt uitzetten, vinkt u het vakje Google Vault: export maken uit en klikt u op Opslaan.
Hoe keur ik een verzoek voor Vault-gegevensexport goed?
Als u de aanvrager of de goedkeurder bent van een verzoek om export van Vault-gegevens met goedkeuring door meerdere partijen, kunt u openstaande of eerdere verzoeken bekijken op de pagina Goedkeuring door meerdere partijen.
Open het tabblad Ingediende verzoeken en klik op een verzoek om de detailpagina van dat verzoek te openen. Op de detailpagina van het verzoek kunnen aanvragers hun verzoek annuleren. Goedkeurders kunnen het verzoek goedkeuren of afwijzen.
Google Vault is nu ingesteld. Vault bewaart de gegevens van uw organisatie zoals aangegeven in de bewaarregels die u heeft ingesteld.
Belangrijke opmerkingen:
- Wat er gebeurt nadat u standaard bewaarregels heeft ingesteld: Tenzij er een aangepaste regel of bewaarplicht van toepassing is, worden gegevens bewaard volgens de standaard bewaarregel.
- Wat er gebeurt als een gebruiker een bericht of bestand verwijdert: Het bericht of bestand wordt verwijderd uit het account van die gebruiker. Als de standaard bewaarregel of een aangepaste regel van toepassing is, blijft het bericht of bestand wel beschikbaar in Vault voor de rest van de bewaarperiode. Verwijderde berichten en bestanden die worden bewaard door Vault, tellen niet mee voor het opslagquotum van de gebruiker.