Stel eisen en aanbevelingen vast.
- U moet een Google Workspace-superbeheerder voor uw organisatie zijn om de stappen in deze handleiding te kunnen uitvoeren.
- Om Vault-beheerder te worden, moet u een Google Workspace-licentie hebben die Google Vault omvat. Als uw Google Workspace-licentie geen Vault omvat, moet u een Google Vault-add-onlicentie aanschaffen. Lees meer over de Google Vault-add-on.
- Controleer of uw organisatie het beheer van de opslag van e-mail- en chatberichten niet zelf uitvoert. Als deze functie is geconfigureerd om berichten automatisch te verwijderen, kan dit de bewaarregels van Vault verstoren. Meld u aan bij de beheerdersconsole en wijzig deze instelling naar 'E-mail- en chatberichten niet automatisch verwijderen' .
- Overweeg om uitgebreide berichtopslag in te schakelen. Andere Google-producten kunnen namens een gebruiker e-mails verzenden. Deze instelling zorgt ervoor dat een kopie van die berichten wordt opgeslagen in de Gmail-mailbox van de gebruiker en beschikbaar is voor Vault. Meer informatie
- Overweeg om de chatgeschiedenis voor uw organisatie in te schakelen . Bewaarregels en blokkeringen zijn altijd van toepassing op chatruimtes. Ze zijn echter alleen van toepassing op directe berichten als de chatgeschiedenis is ingeschakeld.
- Overweeg om berichtarchivering in Google Groepen voor Bedrijven in te schakelen voor groepen waarin u geïnteresseerd bent. Vault kan berichten alleen opslaan, bewaren en doorzoeken in groepen waar archivering is ingeschakeld. Groepseigenaren kunnen deze instelling echter voor hun groepen wijzigen. Als een groepseigenaar archivering uitschakelt, blijven de berichten van die groep beschikbaar in de mailboxen van gebruikers.
Stap 1. Koop indien nodig Vault-licenties.
Vault is standaard inbegrepen bij de meeste Google Workspace-edities, maar is voor sommige edities een add-on. Je kunt licenties kopen en toewijzen aan iedereen (licenties voor de hele organisatie) of aan slechts een selecte groep mensen (licenties voor een deel van de organisatie).
- Koop Vault-licenties voor uw organisatie . U hebt een Vault-licentie nodig voor elke gebruiker waarvan u de gegevens wilt kunnen bewaren en doorzoeken. U hebt ook een Vault-licentie nodig voor elke Vault-beheerder. Overleg met mensen binnen uw organisatie die de bedrijfs- en wettelijke vereisten begrijpen om te bepalen wie een Vault-licentie nodig heeft.
- Wijs Vault-licenties toe aan gebruikers en beheerders.
Stap 2. Bepaal wie zich kan aanmelden bij Vault.
Om gebruikers toegang te geven tot Vault, schakelt u Vault in voor alle of geselecteerde gebruikers. Lees hoe u dat doet.
Opmerking:
- Deze instelling heeft geen invloed op welke accounts door Vault kunnen worden bewaard, opgeslagen en doorzocht. Alle gebruikersaccounts met Google Workspace en een Vault-licentie kunnen worden bewaard, opgeslagen en doorzocht.
- Deze instelling heeft geen invloed op welke accounts bewaarregels kunnen wijzigen, naar gegevens kunnen zoeken of andere Vault-functies kunnen uitvoeren. Gebruikers moeten over de juiste Vault-rechten beschikken om met Vault te kunnen werken.
- Als u Vault voor iedereen in uw organisatie inschakelt, verschijnt het Vault-pictogram in de lijst met apps van iedereen. Als uw organisatie organisatie-eenheden heeft ingesteld, raden we u aan de toegang te beperken tot organisatie-eenheden die Vault-rechten hebben.
Stap 3. (Optioneel) Verleen Vault-rechten aan geautoriseerde gebruikers.
Geef bevoegdheden aan gebruikers die u retentieregels wilt laten maken, blokkeringen wilt laten instellen of onderzoeken wilt laten uitvoeren. In eerste instantie kunnen alleen superbeheerders met een Vault-licentie de Vault-functies gebruiken. Lees meer over hoe
Stap 4. Meld u aan bij Vault
Als u onlangs Vault hebt aangeschaft of de 30-daagse proefperiode bent gestart, raden we u aan 30 tot 60 minuten te wachten voordat u inlogt. Als u direct na de aankoop inlogt, hebt u mogelijk geen toegang tot alle functies van Vault.
- Ga naar vault.google.com .
- Meld u aan met uw Google Workspace-gebruikersnaam en -wachtwoord.
Andere geautoriseerde gebruikers binnen uw organisatie kunnen zich op dezelfde manier aanmelden bij Vault nadat u hen toegang hebt verleend.
Stap 5. Stel de standaard bewaarregels voor uw organisatie in.
Stel bewaarregels in om te bepalen hoe lang gegevens worden bewaard voordat ze uit gebruikersaccounts en alle Google-systemen worden verwijderd. We raden u aan om uw juridische afdeling te raadplegen bij het instellen van bewaarregels.
Voordat u begint, is het belangrijk om te weten hoe retentie werkt . De volgende stappen beschrijven hoe u standaard retentieregels instelt, maar u kunt ook aangepaste retentieregels instellen.
Om gegevens die aan specifieke voorwaarden voldoen gedurende een bepaalde tijd te bewaren, maakt u een aangepaste bewaarregel aan. Om alle servicegegevens voor alle gelicentieerde accounts gedurende een bepaalde tijd te bewaren, maakt u een standaard bewaarregel aan.
- Klik in Vault op Bewaren . Als Bewaren niet wordt weergegeven, vraag dan een Google Workspace-superbeheerder om u Vault-rechten te geven ("Bewaarbeleid beheren").
- Klik op het tabblad Standaardregels op een service, zoals Drive.
of Gmail 
. Kies hoe lang je berichten of bestanden wilt bewaren:
- Om gegevens permanent te bewaren, selecteer je 'Onbepaalde tijd' .
- Om gegevens gedurende een bepaalde tijd te bewaren, selecteert u 'Bewaarperiode' en voert u het aantal dagen in, van 1 tot 36.500. De bewaarperiode wordt berekend op basis van de volgende starttijden:
- Gmail-, Groepen- en Chatberichten — dagen vanaf het moment dat het bericht is verzonden of ontvangen.
- Schijf — aantal dagen vanaf het moment dat het bestand is aangemaakt of voor het laatst is gewijzigd.
- Spraak — dagen vanaf het moment dat de gegevens werden verzonden of ontvangen.
Als u een bewaartermijn instelt, kiest u wat er met de gegevens moet gebeuren nadat de bewaartermijn is verlopen:
- Om alleen de gegevens te verwijderen die gebruikers al hebben gewist , kiest u de eerste optie.
- Om alle gegevens te verwijderen, kiest u de tweede optie. Deze regel kan gegevens verwijderen die gebruikers verwachten te bewaren, zoals berichten in hun Gmail-inbox of bestanden in Drive.
Klik op 'Maken' . Als u een bewaartermijn instelt, vraagt Vault u te bevestigen dat u de gevolgen van deze bewaarregel begrijpt. Vink de vakjes aan en klik op 'Accepteren' om de regel te maken.
Herhaal dit proces voor alle services waarvoor u standaard bewaarregels wilt instellen.
Stap 6. (Optioneel) Stel goedkeuring door meerdere partijen in voor Vault-exports.
Vault-beheerders hebben toegang tot zeer gevoelige gegevens die binnen het hele domein gelden. Om ervoor te zorgen dat gegevensexporten correct worden beheerd en alleen worden uitgevoerd door geautoriseerde gebruikers, kunt u goedkeuring door meerdere partijen (MPA) inschakelen voor alle Vault-exporten in uw organisatie.
Hoe werkt MPA voor Vault-exports?
- Een beheerder voert een zoekopdracht uit en probeert een export te starten.
- Er wordt een melding verzonden naar een tweede beheerder in uw organisatie dat een andere beheerder een exportverzoek heeft ingediend.
- De tweede beheerder bekijkt het verzoek in de beheerdersconsole en keurt het goed als alles in orde is.
- Nadat het verzoek is goedgekeurd, start de gegevensexport.
- De eerste beheerder kan vervolgens de status controleren en de export downloaden.
MPA voor Vault-exports in- of uitschakelen
Voor deze taak moet u zijn aangemeld als superbeheerder .Ga in de Google Admin-console naar Menu.
Beveiliging Authenticatie Instellingen voor goedkeuring door meerdere partijen .Voor deze taak moet u zijn aangemeld als superbeheerder .
- Klik op Goedkeuring door meerdere partijen voor de kluisinstellingen .
Om MPA voor Vault-exports in te schakelen, vinkt u het vakje 'Export maken' aan en klikt u vervolgens op ' Opslaan' .
Opmerking: Wijzigingen in de instelling voor het maken van exportbestanden in de Vault in de beheerdersconsole genereren alleen een MPA-verzoek als MPA ook is ingeschakeld voor de organisatie. Lees meer over MPA voor gevoelige acties .
Om MPA voor Vault-exports uit te schakelen, vinkt u het vakje 'Google Vault: export maken' uit en klikt u vervolgens op ' Opslaan' .
Hoe keur ik een exportverzoek voor Vault-gegevens goed?
Als u de aanvrager of de goedkeurder bent van een exportverzoek naar de MPA Vault, kunt u lopende of afgeronde verzoeken bekijken op de MPA-goedkeuringspagina.
Open het tabblad 'Ingediende aanvragen' en klik vervolgens op een aanvraag om de detailpagina van die aanvraag weer te geven. Op de detailpagina van de aanvraag kunnen aanvragers hun aanvraag annuleren en kunnen goedkeurders de aanvraag goedkeuren of afwijzen.
Google Vault is nu ingesteld! Vault bewaart de gegevens van uw organisatie volgens de bewaarregels die u hebt geconfigureerd.
Belangrijke opmerkingen:
- Wat gebeurt er nadat u standaard bewaarregels hebt ingesteld: Tenzij een aangepaste regel of blokkering van toepassing is, worden gegevens bewaard volgens de standaard bewaarregel.
- Wat gebeurt er als een gebruiker een bericht of bestand verwijdert? Het bericht of bestand wordt verwijderd uit het account van die gebruiker. Als de standaard bewaarregel of een aangepaste regel van toepassing is, blijft het bericht of bestand echter beschikbaar in Vault gedurende de resterende bewaarperiode. Verwijderde berichten en bestanden die door Vault worden bewaard, tellen niet mee voor het opslagquotum van de gebruiker.