Además de programar reuniones en el Calendario de Google, los usuarios de tu organización pueden administrar recursos compartidos. El ejemplo más común de un recurso es una sala de reuniones. Otros ejemplos incluyen proyectores, autos de la flota de la empresa, oficinas para invitados, equipos de recreación o cualquier otro recurso cuyo uso debe agendarse. Debes crear recursos en el Calendario para que los usuarios puedan programarlos.
Privilegios necesarios para administrar recursos
Para administrar los recursos de calendario, necesitas un rol de administrador con privilegios de Edificios y recursos > Administrar. Estos privilegios están habilitados en el rol predefinido de administrador de servicios. Puedes usar ese rol o crear un rol de administrador personalizado. Consulta Asigna roles de administrador a un usuario o Crea roles de administrador personalizados para obtener instrucciones.
Nota: Solo los administradores avanzados pueden administrar los recursos del calendario desde sus propios calendarios antes de que esos recursos se compartan con otros usuarios. Es posible que los cambios en las ACL tarden algunas horas en aplicarse antes de que puedas administrar estos recursos.
Tareas de administrador recomendadas
Crea edificios, funciones y recursos
El primer paso para administrar los recursos de Calendario es crearlos. En el caso de los recursos creados antes del 17 de octubre de 2017, te recomendamos que cambies a recursos estructurados para que puedas usar las mejoras más recientes del Calendario de Google.
Agrega recursos a la lista Mi calendario
Para administrar un recurso, debes agregar su dirección de correo electrónico a tu lista de Mis calendarios. Luego, puedes editar, compartir o recibir notificaciones sobre el recurso.
Cómo compartir recursos de calendario
Si no configuras de forma explícita la opción de uso compartido para tu recurso nuevo, este heredará la opción de uso compartido predeterminada para los calendarios secundarios de tu organización.
-
Una vez que se crean y comparten los recursos, tú y tus usuarios pueden agregarlos a tus eventos de la misma manera que invitas a los invitados a los eventos.
Obtén notificaciones de recursos
Puedes configurar notificaciones para los siguientes casos:
- Cuando se programa un recurso en un evento nuevo.
- Cuando se modifica o se cancela un evento programado.
- Cuando los recursos o los invitados responden a un evento.
También se puede solicitar un programa diario del recurso.