אפשר לנתח את השימוש של הארגון במרחבים באמצעות מרכז מדדי השימוש בחדרים (Room Insights). אם הארגון שלכם משתמש בציוד ל-Meet והפעיל את זיהוי התפוסה, תוכלו לקבל תובנות נוספות לגבי אופן השימוש בחדרים ובמכשירים. אפשר להשתמש במידע הזה לתכנון המרחב.
לפני שמתחילים
כדי להפיק את המרב ממרכז מדדי השימוש בחדרים (Room Insights):
- יצירת מבנים, מאפיינים ומשאבים לתזמון ביומן
- מוודאים שהחדרים הם משאבים מובְנים ביומן Google
- הקצאת יומנים למשאבים
- הפעלת זיהוי תפוסה בחדרים עם ציוד ל-Meet
- הגדרת קטגוריית החדר כמרחב לקיום פגישות
- הגדרת אזור הזמן לכל חדר
מעבר למרכז מדדי השימוש בחדרים (Room Insights)
כדי לראות את לוח הבקרה, צריכה להיות לכם הרשאה ליומן של מרכז מדדי השימוש בחדרים.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
הארגון שלי בניינים ומשאבים מדדים לגבי תפוסת חדרים.כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין יומן.
אפשר גם לחפש את מרכז מדדי השימוש בחדרים (Room Insights) במסוף Admin.
מעקב אחר השימוש בפגישות וידאו
אפשר להשתמש במרכז מדדי השימוש בחדרים (Room Insights) כדי לבחון את המדדים החשובים הבאים:
- מספר החדרים הפעילים ונקודות קצה אחרות של וידאו
- מספר דקות הצפייה בסרטונים בחודש
- מספר הפגישות בחודש
- המספר הממוצע של משתתפים בכל פגישה
- שימוש לפי חדר או סוג מכשיר
- השימוש בתכונות (כמו שיחות טלפון, שידורים חיים והקלטה)
צפייה בנתוני השימוש בחדרים ובמכשירים עם ציוד ל-Meet
אם זיהוי תפוסה מופעל, אתם יכולים לעקוב אחרי השימוש בחדרים ובמכשירים לאורך זמן. הגרפים הבאים מוצגים רק אם בארגון שלכם משתמשים בציוד ל-Meet.
כדי לצמצם את התוצאות, משתמשים במסננים המהירים 'הצגה נוכחית' בחלק העליון.
- כל החדרים
- חדרים ללא ציוד ל-Meet
- חדרים עם ציוד ל-Meet
- חדרים עם ציוד ל-Meet שמופעל בהם זיהוי תפוסה
התרשימים עוזרים להבין את אופן השימוש בחדרים ובמכשירים.
הסבר על שימוש בחדרים ובמכשירים
שיעור תפוסת החדר הוא מספר השעות שבהן הוזמנו חדרים בממוצע, מחולק ביום עבודה של 10 שעות. החישוב מתייחס רק להזמנות בין 08:00 ל-18:00.
הגרפים של השימוש מבוססים על נתונים שנאספו מחדרים שמכילים ציוד ל-Meet שמופעל בו זיהוי תפוסה.
ההגדרות האלה יעזרו לכם להבין את הטבלאות הבאות:
- תפוסה עודפת – התפוסה בחדר הייתה מעל 100% מהקיבולת המוגדרת לו.
- תפוסה רגילה – התפוסה בחדר הייתה בין 50% ל-100% מהקיבולת המוגדרת לו.
- תפוסה נמוכה – התפוסה בחדר הייתה בין 1% ל-49% מהקיבולת המוגדרת לו.
- פנוי – לא זוהו אנשים בחדר.
- אין נתוני תפוסה – חסרה חומרה נדרשת בחדר או שזיהוי התפוסה מושבת.
- תפוס – זוהה בחדר לפחות אדם אחד.
הצגת נתוני ההזמנות
מומלץ לזהות את חדרי הישיבות שבהם נעשה הכי הרבה שימוש ואת אלה שבהם נעשה הכי פחות שימוש, ולנתח את הנתונים של החדרים האלה כדי לקבל תובנות.
| מדד | מה רואים בתרשים |
|---|---|
| שיעור תפוסת החדר | אחוז של שעות עבודה שבהן החדרים הוזמנו. |
| פיזור הזמנת חדרים | משך הזמן הממוצע שבו חדרים הוזמנו בכל יום. |
| שיעור תפוסת החדר לפי השעה ביום | באיזו תדירות אנשים מזמינים חדרים בשעות שונות במהלך היום. |
| שיעור תפוסת החדר לפי קיבולת החדר | אחוז של שעות עבודה שבהן חדרים בגדלים שונים היו תפוסים. |
הצגת נתוני השימוש בחדרים
לבדוק אילו סוגים של חדרים המשתמשים מעדיפים לפגישות. לזהות מגמות ודפוסים. לדוגמה, יכול להיות שתשימו לב שקבוצות קטנות מזמינות חדרי ישיבות גדולים.
שיעור האישורים של הפגישות הוא מספר המוזמנים הממוצע שלא דחו את ההזמנה לפגישה, מחולק בקיבולת החדרים הכוללת. שיעור התפוסה הוא מספר האנשים הממוצע שנוכחותם אותרה בחדר באמצעות ציוד תומך, מחולק בקיבולת החדרים הכוללת.
| מדד | מה רואים בתרשים |
|---|---|
| מדדי התפוסה בחדרים שהוזמנו | תפוסת חדרים שהוזמנו. |
| תפוסת חדרים שהוזמנו לאורך זמן | תפוסת חדרים שהוזמנו לחדרים נבחרים. |
| מדדי התפוסה בחדרים שלא הוזמנו | תפוסה בחדרים שלא הוזמנו. |
| תפוסה בחדרים שלא הוזמנו לאורך זמן | תפוסה בחדרים שלא הוזמנו בחדרים נבחרים. |
| אישורי פגישות לפי קיבולת החדר | מידת השימוש בקיבולת החדר לפי אישורי הזמנות לפגישות. |
| שיעור התפוסה המשוער לפי קיבולת החדרים | נתוני תפוסה אמיתיים מחדרים שמופעל בהם זיהוי תפוסה מבוסס-חומרה. |
| החדרים המבוקשים ביותר והחדרים שהכי פחות משתמשים בהם | החדרים שבהם תדירות השימוש הכי גבוהה והכי נמוכה. |
| המבנים המבוקשים ביותר והמבנים הכי פחות מבוקשים | המבנים הכי מבוקשים והכי פחות מבוקשים. |
עיון בנתוני השימוש במכשירים
מידע על שימוש מצטבר במכשירים במהלך תקופת זמן הנבחרת. אפשר להשתמש בנתונים האלה כדי לתכנן חדרים עתידיים.
| מדד | מה רואים בתרשים |
|---|---|
| שימוש כולל במכשירים שהוזמנו | משך הזמן שנעשה שימוש בציוד ל-Meet בחדרים. |
| שימוש במכשירים שהוזמנו לאורך זמן | האם נעשה שימוש בציוד ל-Meet ביום מסוים. |
| שימוש כולל במכשירים בחדרים שלא הוזמנו | משך הזמן הכולל שנעשה שימוש בציוד ל-Meet בחדרים מצוידים שלא הוזמנו. |
| שימוש במכשירים בחדרים שלא הוזמנו לאורך זמן | השימוש בציוד ל-Meet על בסיס יומי בחדרים מצוידים שלא הוזמנו. |
הצגת גרפים של שחרור חדרים
הצגת נתונים סטטיסטיים על שחרור חדרים לתקופת הזמן שנבחרה. כדי להפחית את מספר השעות ה"כלואות", אפשר לשנות את ההגדרות של שחרור חדרים.
| מדד | מה רואים בתרשים |
|---|---|
| שעת הפרסום | המספר הכולל של שעות הפגישות שהתפנו באמצעות התכונה 'שחרור החדר'. |
| זמן של הזמנה חוזרת | מספר השעות שהתפנו והוזמנו לפגישות חדשות. |
| זמן תפוסה | שעות שבהן לא נוצלו חדרי ישיבות שלא ניתן היה לפנות. מצב כזה קורה אם התכונה 'שעת השחרור' לא הופעלה בחדר או אם אחד המשתתפים בפגישה נכלל בקבוצת המשתמשים שאינה נכללת. |
שיטות מומלצות לבדיקת השימוש בפגישות
לנתח את מדדי הפגישה ולהגדיר יעדים לשיפור בתחומים שחשובים לכם:
- קבלת נתוני שימוש שעוזרים לקבוע אילו סוגים של חדרים ומכשירים המשתמשים מעדיפים לפגישות. כדי לקבל תובנות נוספות, אפשר לבדוק את סוגי הפגישות, למשל פגישות פנימיות לעומת פגישות חיצוניות.
- בודקים את הנתונים מפגישות פעילות כדי לזהות מגמות ודפוסים שאפשר לנצל.
- איתור חדרי הישיבות שהכי הרבה משתמשים בהם ושהכי פחות משתמשים בהם, ובדיקת החדרים האלה כדי לקבל תובנות. בדיקה של השימוש בחדרים מאפשרת להחליט אם לפרוס מחדש מערכות שלא מנוצלות מספיק. בנוסף, תוכלו לזהות את הדפוסים שמניבים הצלחה בחדרים שבהם משתמשים הכי הרבה.
- בודקים את הנתונים של שיחות ועידה בווידאו בחברות אחרות בגודל שלכם, ומנסים להבין אם הם תואמים לדפוסים בארגון שלכם.
- המדד הכי טוב להשוואה בין הארגון שלכם לארגון אחר הוא מספר הדקות החודשי שמוקדש לפגישות בווידאו.
הערכת בעיות טכניות
כשמתרחשות בעיות טכניות, כדאי לבדוק את הדברים הבאים:
- כיסוי Wi-Fi באיכות נמוכה
- חומת אש, שרת Proxy או VPN שהוגדרו בצורה לא תקינה
- רוחב הפס של הרשת לא מספיק
- תוכנת לקוח מיושנת
הבעיות האלה נפוצות בעיקר כשמשתמשים מצטרפים לפגישות באמצעות המכשיר האישי שלהם.
שימוש בכלים אחרים לניתוח נתונים ב-Meet
ב-Google Meet יש כמה כלים שבעזרתם אפשר לבדוק איך הארגון שלכם משתמש בפגישות.