כאדמינים, אתם יכולים לאפשר למשתמשים לשמור תמליל של פגישות ב-Google Meet כמסמך ב-Google Docs. התמלילים עוזרים לעקוב אחרי מה שנאמר בפגישה בלי שתצטרכו לסכם אותה. התמליל גם עוזר לכם לעקוב אחרי הנוכחות, כי הוא כולל רשימה של המשתתפים. התכונה הזו מופעלת כברירת מחדל, אבל היא לא אוטומטית לכל פגישה. מישהו בפגישה צריך להתחיל את התמלול. התמלילים נשמרים ב-Drive בחשבון של מארגן הפגישה אחרי שהיא מסתיימת, והם תופסים פחות נפח אחסון ב-Drive מהקלטות של פגישות.
שלב 1: בדיקה אם התמלול זמין
צריך לוודא שיש לכם מהדורת Google Workspace שאפשר לבצע בה תמלול. השוואה בין המהדורות
אם יש לכם מינוי ל-Business Standard, אתם לא יכולים להשבית את התכונה במסוף Admin. מעבר בין מהדורות Google Workspace
שלב 2: מוודאים ש-Drive ו-Docs מופעלים
אם אתם מאפשרים למשתמשים לתמלל פגישות, הם יכולים למצוא את התמלילים בתיקיית ההקלטות של Meet ב-Google Drive. כדי שהמשתמשים יוכלו לגשת לתמלילים, ההגדרות הבאות צריכות להיות מופעלות:
- Drive מופעל. הוראות מופיעות במאמר איך בודקים אילו אפליקציות מופעלות אצל משתמש, קבוצה או יחידה ארגונית. במקרה הצורך, אפשר להפעיל או להשבית את Drive למשתמשים. ברוב הארגונים, Drive מופעל כברירת מחדל.
- הם יכולים ליצור קבצים חדשים ב-Drive. פרטים נוספים זמינים במאמר הפעלה או השבתה של יצירת מסמכי Docs.
כדי לתמלל ולשמור את התמלילים ב-Drive, צריך שגם למשתמש וגם לארגון יהיה מספיק נפח אחסון. בבדיקת נפח האחסון בשימוש בארגון אפשר לקרוא פרטים נוספים.
שלב 3: הפעלה או השבתה של התמלול
לפני שמתחילים: לפי הצורך, קוראים את המאמר בנושא החלה של הגדרה על מחלקה או על קבוצה.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות Google Workspace Google Meet.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.
- לוחצים על הגדרות הווידאו ב-Meet.
-
(אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם).
ההגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף
- לוחצים על תמלילי פגישות ובוחרים באחת מהאפשרויות.
-
לוחצים על שמירה. לחלופין, אתם יכולים ללחוץ על שינוי עבור יחידה ארגונית.
אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה (או על ביטול הגדרות עבור קבוצה).
יכול להיות שיחלפו 24 שעות עד שהשינויים ייכנסו לתוקף, אבל בדרך כלל זה קורה מהר יותר. מידע נוסף
איפה אפשר למצוא תמלילים
אחרי שהתמליל נשמר, מארגן הפגישה, המארחים ומי שהתחיל את התמלול מקבלים אימייל עם קישור לקובץ. מארגני הפגישות יכולים גם למצוא את תמלילי הפגישות בתיקייה Meet Recordings ב-Drive. בדרך כלל הם יכולים לגשת לתמלילים תוך כמה שעות אחרי הפגישה, אבל לפעמים זה לוקח עד 24 שעות. כדי למצוא תמליל, מחפשים ב-Drive את המילה transcript, שמופיעה בשם הקובץ. לדוגמה, Team Sync (2022-9-13 at 10:00 PST) - Transcript.
אם הפגישה משויכת לאירוע ביומן Google והיא מתקיימת בזמן שנקבע, התמליל מקושר גם לאירוע ביומן.
מי יכול לערוך תמליל
אחרי שהתמליל נשמר, מארגן הפגישה, המארחים ומי שהתחיל את התמלול מקבלים אוטומטית גישת עריכה לקובץ התמליל. אם הוזמנו לפגישה פחות מ-200 אנשים, כל המוזמנים מקבלים גם הרשאת עריכה של התמליל. כל מי שיש לו גישת עריכה יכול להעביר, לשתף או לשנות את השם של הקובץ, בדיוק כמו כל קובץ אחר ב-Docs.