תחילת העבודה: מדריך למנהלי מערכת להגדרת Workspace Studio

בעזרת Google Workspace Studio, המשתמשים יכולים ליצור 'תהליכים' שמבצעים אוטומטית משימות שגרתיות באפליקציות של Google Workspace, כולל Gmail, ‏ Drive ו-Chat, ובשירותים של צד שלישי. משתמשים עם גישה ל-Gemini יכולים ליצור תהליכי עבודה על ידי תיאור של מה שהם רוצים לעשות.

תהליכי העבודה יכולים לפעול בשם המשתמשים, לכתוב טיוטות של אימיילים, ליצור ולעדכן קבצים, ליצור משימות ועוד. אם תגדירו את התהליכים בצורה לא נכונה, הם עלולים לערוך או למחוק נתונים בטעות, או לשלוח התראות מוגזמות. אדמינים יכולים לנהל את הסיכונים האלה באמצעות מדיניות ומעקב.

במדריך הזה מפורטות שיטות מומלצות לאדמינים להגדרה, לתמיכה ולניהול של Workspace Studio, כדי למקסם את הפרודוקטיביות תוך שמירה על אבטחה ושליטה.

שלב 1. הגדרת Workspace Studio לארגון

לפני שמאפשרים למשתמשים להשתמש ב-Workspace Studio, מומלץ להגדיר גישה ואמצעי הגנה כדי לוודא שהתהליכים יפעלו כמצופה והנתונים יישארו מאובטחים.

1. ניהול הגישה ל-Studio

  • איפה נמצאת ההגדרה: מסוף Admin ואז תפריט and then אפליקציות and then Google Workspace ואז Workspace Studio.
  • פעולה: בודקים שסטטוס השירות מוגדר למופעל ביחידות הארגוניות ובקבוצות המתאימות.
  • המלצה: יוצרים יחידת בת ארגונית שהגישה ל-Studio מושבתת בה. כך אפשר להעביר אליה במהירות משתמש כדי לעצור רצף פעולות שהוא הבעלים שלו.

מידע נוסף: הפעלה והשבתה של Google Workspace Studio בארגון

2. ניהול הגישה לתכונות של Studio

אתם יכולים לקבוע אם המשתמשים יוכלו להשתמש ב-Gemini כדי ליצור רצפי פעולות, להשתמש בפעולות מבוססות-AI ברצפי הפעולות שלהם, להשתמש בפעולות לשירותים אחרים של Workspace ולהשתמש בשילובים או בפעולות בהתאמה אישית.

המלצות:

  • משתמשים שיש להם גישה ל-Gemini ל-Google Workspace יכולים להשתמש בתכונות של Gemini ב-Studio.
  • המשתמשים יכולים להשתמש בשלבים לשירותי Workspace שיש להם גישה אליהם. חוסמים שלבים בשירות רק אם יש סיכון לניצול לרעה.
  • אתם יכולים להשתמש ברשימת ההיתרים של Google Workspace Marketplace כדי לקבוע באילו שילובים ובאילו שלבים מותאמים אישית שפורסמו המשתמשים יכולים להשתמש.

הוראות מפורטות: ניהול גישה לשלבים ולתבניות ב-Workspace Studio

3. הגדרת המשתמשים שיכולים לשתף תהליכי עבודה

כשמאפשרים לאנשים לשתף תהליכי עבודה עם אחרים בתוך הארגון, הם יכולים לשתף תהליכי עבודה שימושיים שמגדילים את הפרודוקטיביות הכוללת וחוסכים זמן לאנשים אחרים שלא צריכים ליצור מחדש את אותם תהליכי עבודה.

  • איך השיתוף עובד: כשמשתמש משתף תהליך, הנמען לוחץ על קישור כדי לקבל עותק של התהליך. העותק כולל את ההגדרה של הבעלים, כמו טקסט שהוזן, כתובות אימייל וקישורים לקבצים ב-Drive. הנמען לא מקבל גישה לנתונים הפרטיים של הבעלים, כמו אימיילים או קבצים ב-Drive, אלא רק לתוכן שכבר יש לו גישה אליו.
  • איפה ההגדרה נמצאת: מסוף Admin ואז אפליקציות and then Google Workspace and then Workspace Studio ואז הגדרות שיתוף.
  • המלצה: כדאי לאפשר שיתוף ליחידות ארגוניות ולקבוצות מהימנות, כדי שיוכלו להפיץ תבניות סטנדרטיות של תהליכי עבודה.

מידע נוסף על מתן הרשאה לאנשים לשתף תהליכים ב-Workspace Studio

4. הגדרת התראות

אתם יכולים ליצור כללי פעילות כדי לקבל התראות על פעילות ספציפית ב-Studio, כמו:

  • התראה בתדירות גבוהה: זיהוי של תהליכים שיכול להיות שהם חוזרים על עצמם או פועלים בצורה מוגזמת.

    • תנאי: יוצרים כלל לאירועים ביומן הכללים שבהם האירוע הוא התחלת הרצה.
    • סף: מגדירים את הכלל כך שתישלח התראה אם המספר יעלה על 100 תוך שעה.
    • פעולה: שליחת אימייל לכל האדמינים.

  • התראה על שימוש ב-AI: מעקב אחרי השימוש ב-AI גנרטיבי באוטומציות.

    • תנאי: יוצרים כלל שבו שם השלב מכיל "Ask Gemini", ואפשר גם שלבים אחרים שמבוססים על AI. רשימה של כל השלבים הזמינים מופיעה במאמר מדריך לשימוש ב-Starters וב-Steps ב-Workspace Studio.
    • פעולה: שליחת התראה לסופר-אדמין.

איך מגדירים התראות על פעילות ב-Workspace Studio

שלב 2. תמיכה במשתמשים

עוזרים למשתמשים ליצור תהליכים, להבין את המגבלות ולפתור בעיות בתהליכים.

1. תחילת העבודה

2. הסבר על מגבלות

ב-Workspace Studio יש את המגבלות הבאות:

  • מגבלת תהליכים: משתמשים יכולים ליצור עד 100 תהליכים, כולל תהליכים פעילים ותהליכים שהופסקו.
  • מגבלה על מספר השלבים: כל תהליך יכול לכלול עד 20 שלבים.
  • ‫Gmail starter: אפשר להפעיל עד 25 תהליכים פעילים מאימיילים חדשים.
  • הפעלות יומיות: יש מגבלה יומית על מספר ההפעלות הכולל של זרימת נתונים לכל משתמש. אם משתמש מגיע למגבלה הזו, כל התהליכים מושהים עד למחזור הבא של 24 שעות. במהלך הזמן הזה, תהליכים לא יתחילו הרצות חדשות.

מידע נוסף: מידע על מגבלות השימוש ב-Google Workspace Studio

3. פתרון בעיות של בעיות נפוצות

כדאי להכיר את הבעיות הנפוצות יותר שמשתמשים עלולים להיתקל בהן ב-Workspace Studio.

שלב 3. מעקב אחרי הפעילות ב-Studio וניהול שלה

יש לכם כלים חזקים לחקירה ולשליטה בפעילות של זרימות.

1. חקירת פעילות

אפשר להשתמש בכלי לביקורת ולחקירה או בכלי לחקירת אבטחה כדי לבדוק מה בוצע בתהליכי העבודה.

  • מקור נתונים: בוחרים באפשרות אירועים ביומן של Rule.
  • מסננים: אפשר לסנן לפי משתמש (כתובת אימייל של משתמש), מזהה זרימת העבודה, אירוע, שם השלב ועוד.
  • תרחיש לדוגמה: איתור הבעלים של תהליך שמפעיל שלב של יש לך שאלה ל-Gemini? כמה פעמים בדקה.

מידע נוסף: אירועים ביומן של Workspace Studio

2. הפסקת תהליך

אם זרימת העבודה מתנהגת בצורה לא צפויה, אפשר לעצור אותה. יש כמה אפשרויות:

  • אפשרות 1 – המשתמש מפסיק את ההקלטה. מבקשים מהמשתמש להשבית את התהליך או לערוך את ההגדרה שלו.
  • אפשרות 2 – צוות התמיכה מפסיק את המינוי
    1. משתמשים בכלי חקירה כדי לקבל את מזהה התהליך של התהליך הבעייתי.
    2. כדי לעצור את התהליך, צריך לפנות לצוות התמיכה למשתמשי Google Workspace ולציין את מזהה התהליך.
  • אפשרות 3 – עצירת חירום
    1. מעבירים את המשתמש ליחידה ארגונית שהגישה ל-Studio מושבתת בה.
    2. הפעולה הזו תפסיק את כל התהליכים של המשתמש הזה באופן מיידי.

איך מפסיקים רצף פעולות ב-Workspace Studio בתור אדמין