จัดการการแชร์ภายนอกสำหรับองค์กร

บทความนี้มีไว้สำหรับผู้ดูแลระบบ หากต้องการดูวิธีแชร์หรือตั้งค่าสิทธิ์สำหรับไฟล์ของตนเอง โปรดไปที่ แชร์ไฟล์จาก Google ไดรฟ์

รองรับใน Google Workspace, Cloud Identity และ G Suite ทุกรุ่น

ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถควบคุมได้ว่าจะให้ผู้ใช้แชร์ไฟล์และโฟลเดอร์จาก Google เอกสาร, ชีต, สไลด์, Sites, My Maps และไดรฟ์ที่แชร์กับบุคคลภายนอกองค์กรได้หรือไม่ และยังเปิดสัญญาณบอกสถานะเพื่อแสดงว่าไดรฟ์ที่แชร์หรือไฟล์ในไดรฟ์เป็นของบุคคลภายนอกองค์กรหรือแชร์กับบุคคลภายนอกองค์กรได้ด้วย

หมายเหตุ: ระบบจะจัดเก็บและแชร์ Gem ใน Google ไดรฟ์ ดังนั้นการตั้งค่าการแชร์สำหรับไดรฟ์จึงมีผลกับ Gem ด้วย ระบบจะแชร์ไฟล์ Google ที่รวมอยู่ใน Gem กับทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึง Gem โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเปิดหรือปิดการแชร์ Gem

หมายเหตุ: การตั้งค่าการแชร์สำหรับไดรฟ์จะมีผลกับการแชร์ใน Gemini Business ด้วย โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อควบคุมสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล Workspace ของ Gemini Business และ Enterprise

ในหน้านี้

• ตัวอย่างสถานการณ์การตั้งค่าการแชร์
• เปิดหรือปิดการแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ในไดรฟ์ไปยังภายนอก
• อนุญาตให้แชร์ภายนอกกับโดเมนที่เชื่อถือได้เท่านั้น
• เปิดหรือปิดสัญญาณบอกสถานะสำหรับไฟล์ที่แชร์กับภายนอก
• กำหนดผู้ที่มีสิทธิ์ย้ายเนื้อหาไปยังไดรฟ์ที่แชร์ขององค์กรอื่น
• ลองจัดการการแชร์ไดรฟ์โดยใช้กฎการเชื่อถือ
• สิ่งที่จะเกิดขึ้นกับบัญชีผู้ใช้ที่ไม่มีไดรฟ์แล้ว

หมายเหตุ: หากต้องการควบคุมการแชร์กับผู้ใช้ภายนอกที่ไม่มีบัญชี Google ให้เปิดหรือปิดการแชร์กับผู้เข้าชม

ตัวอย่างสถานการณ์การตั้งค่าการแชร์

เปิดหรือปิดการแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ในไดรฟ์ไปยังภายนอก

การแชร์เนื้อหาในไดรฟ์กับบุคคลภายนอกองค์กรเป็นส่วนสำคัญในการทำงานร่วมกัน แต่ก็มีความเสี่ยงต่ออุบัติเหตุข้อมูลรั่วไหล หากเปิดการแชร์ภายนอก คุณจะมีตัวเลือกให้จำกัดการแชร์ เช่น เตือนผู้ใช้ก่อนแชร์ หรือบล็อกไม่ให้แชร์ลิงก์

หากปิดการแชร์กับภายนอก ผู้ใช้จะแชร์รายการต่อไปนี้กับผู้ใช้ภายนอกไม่ได้

• คำเชิญไปยังรายการที่สร้างในเอกสาร ชีต และสไลด์
• ลิงก์ไปยังไฟล์ที่เก็บไว้ในไดรฟ์
• รายการที่แนบมากับอีเมล ไม่ว่าจะเป็นรายการที่อัปโหลดจากอุปกรณ์โดยตรงหรือจัดเก็บไว้ในไดรฟ์

นอกจากนี้ ผู้ใช้ภายนอกจะเสียสิทธิ์เข้าถึงรายการที่เคยแชร์กับตนเองด้วย

นอกจากนี้ คุณยังบล็อกรายการเดียวกันที่ผู้ใช้ภายนอกส่งไปยังผู้ใช้ในองค์กรของคุณได้ด้วย ข้อจำกัดเหล่านี้มีผลกับสมาชิกกลุ่มภายนอก เมื่อแชร์ไฟล์กับกลุ่มที่มีผู้ใช้ภายนอก ผู้ใช้ภายนอกเหล่านั้นจะไม่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์

หมายเหตุ: ข้อจำกัดจะมีผลที่ระดับผู้ใช้ ไม่ใช่ที่ระดับกลุ่ม ดังนั้นแม้ว่าจะแชร์ไฟล์กับกลุ่มภายนอกได้ แต่ผู้ใช้ภายนอกในกลุ่มดังกล่าวที่ถูกบล็อกโดยการตั้งค่าการแชร์จะเข้าถึงไฟล์ไม่ได้

วิธีเปิดหรือปิดการแชร์กับภายนอก

1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู แอป Google Workspace ไดรฟ์และเอกสาร

   ไปที่ไดรฟ์และเอกสาร

   ต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบในการตั้งค่าบริการ

2. คลิกการตั้งค่าการแชร์ ตัวเลือกการแชร์
3. (ไม่บังคับ) หากต้องการใช้การตั้งค่ากับผู้ใช้บางรายเท่านั้น ให้เลือกหน่วยขององค์กร (มักใช้กับแผนกต่างๆ) หรือกลุ่มการกำหนดค่า (ขั้นสูง) ที่ด้านข้าง

   การตั้งค่ากลุ่มจะลบล้างหน่วยขององค์กร ดูข้อมูลเพิ่มเติม

4. หากต้องการเปิดการแชร์กับภายนอก ให้คลิกเปิด แล้วเลือกตัวเลือกการแชร์
5. หากต้องการปิดการแชร์กับภายนอก ให้คลิกปิด นอกจากนี้คุณยังบล็อกไม่ให้มีการแชร์เนื้อหาภายนอกกับผู้ใช้ได้ด้วย ซึ่งรวมถึงเนื้อหาในระบบพื้นที่เก็บข้อมูลของบุคคลที่สาม
6. คลิกบันทึก หรือคลิกลบล้างสำหรับหน่วยขององค์กร

   หากต้องการกู้คืนค่าที่รับช่วงมาในภายหลัง ให้คลิกรับค่า (หรือยกเลิกการตั้งค่าสำหรับกลุ่ม)

การเปลี่ยนแปลงอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงจึงจะมีผล ระหว่างนี้อาจมีการบังคับใช้การตั้งค่าทั้งเก่าและใหม่สลับกัน

อนุญาตการแชร์ภายนอกกับโดเมนที่เชื่อถือได้เท่านั้น

คุณสามารถอนุญาตให้แชร์ไฟล์เฉพาะกับโดเมนที่เชื่อถือได้ (ได้รับอนุญาต) สิ่งที่ควรทราบเมื่อใช้รายการที่อนุญาตเพื่อจำกัดการแชร์มีดังนี้

• โดเมนนั้นต้องเป็นโดเมน Google Workspace เว้นแต่ว่าคุณจะใช้การแชร์สำหรับผู้เข้าชม
• โปรดเลือกเฉพาะโดเมนในรายการที่อนุญาตเพื่อแชร์ไฟล์ โดยทั้งหมดจะเป็นโดเมนที่เชื่อถือได้
• ผู้ใช้จะไม่สามารถแชร์ไฟล์กับบัญชีส่วนบุคคลได้
• หากองค์กรมีทั้งใบอนุญาต Cloud Identity และ Google Workspace รายการที่อนุญาตจะมีผลกับผู้ใช้ Cloud Identity ด้วย

ก่อนเริ่มต้น: หากจำเป็น โปรดดูวิธีใช้การตั้งค่ากับแผนกหรือกลุ่ม

เพิ่มโดเมนที่เชื่อถือได้ลงในรายการที่อนุญาต หากยังไม่ได้เพิ่ม

1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู แอป Google Workspace ไดรฟ์และเอกสาร

   ไปที่ไดรฟ์และเอกสาร

   ต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบในการตั้งค่าบริการ

2. คลิกการตั้งค่าการแชร์ ตัวเลือกการแชร์
3. (ไม่บังคับ) หากต้องการใช้การตั้งค่ากับผู้ใช้บางรายเท่านั้น ให้เลือกหน่วยขององค์กร (มักใช้กับแผนกต่างๆ) หรือกลุ่มการกำหนดค่า (ขั้นสูง) ที่ด้านข้าง

   การตั้งค่ากลุ่มจะลบล้างหน่วยขององค์กร ดูข้อมูลเพิ่มเติม

4. คลิกโดเมนที่เพิ่มในรายการที่อนุญาต แล้วเลือกตัวเลือกการแชร์
5. คลิกบันทึก หรือคลิกลบล้างสำหรับหน่วยขององค์กร

   หากต้องการกู้คืนค่าที่รับช่วงมาในภายหลัง ให้คลิกรับค่า (หรือยกเลิกการตั้งค่าสำหรับกลุ่ม)

6. (ฟอร์มเท่านั้น) คลิกคำตอบของแบบฟอร์มในส่วนการตั้งค่าการแชร์ เลือกว่าผู้ใช้ในโดเมนของคุณจะตอบแบบฟอร์มที่สร้างขึ้นภายนอกหรือแชร์แบบฟอร์มภายนอกเพื่อรับคำตอบได้หรือไม่

   หมายเหตุ: หากคุณปิดตัวเลือกเหล่านี้ ระบบจะใช้การตั้งค่าการแชร์ Google ไดรฟ์กับผู้ตอบแบบฟอร์ม

7. คลิกบันทึก หรือคลิกลบล้างสำหรับหน่วยขององค์กร

   หากต้องการกู้คืนค่าที่รับช่วงมาในภายหลัง ให้คลิกรับค่า (หรือยกเลิกการตั้งค่าสำหรับกลุ่ม)

การเปลี่ยนแปลงอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงจึงจะมีผล ระหว่างนี้อาจมีการบังคับใช้การตั้งค่าทั้งเก่าและใหม่สลับกัน

เปิดหรือปิดสัญญาณบอกสถานะสำหรับไฟล์ที่แชร์กับภายนอก

โดยค่าเริ่มต้น เมื่อไดรฟ์ที่แชร์หรือไฟล์ในไดรฟ์เป็นของบุคคลภายนอกองค์กรหรือแชร์กับบุคคลภายนอกองค์กร ระบบจะแสดงสัญญาณบอกสถานะเตือนภายนอก แต่คุณสามารถเปิดหรือปิดการตั้งค่าให้กับผู้ใช้บางรายหรือทุกรายก็ได้ หากปิดการตั้งค่านี้ คุณจะยังคงตรวจสอบไฟล์ที่แชร์ภายนอกได้ในเหตุการณ์ในบันทึกของไดรฟ์

วิธีเปิดหรือปิดสัญญาณบอกสถานะ

ก่อนเริ่มต้น: หากจำเป็น โปรดดูวิธีใช้การตั้งค่ากับแผนกหรือกลุ่ม

1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู แอป Google Workspace ไดรฟ์และเอกสาร

   ไปที่ไดรฟ์และเอกสาร

   ต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบในการตั้งค่าบริการ

2. คลิกการตั้งค่าการแชร์ ตัวเลือกการแชร์
3. (ไม่บังคับ) หากต้องการใช้การตั้งค่ากับผู้ใช้บางรายเท่านั้น ให้เลือกหน่วยขององค์กร (มักใช้กับแผนกต่างๆ) หรือกลุ่มการกำหนดค่า (ขั้นสูง) ที่ด้านข้าง

   การตั้งค่ากลุ่มจะลบล้างหน่วยขององค์กร ดูข้อมูลเพิ่มเติม

4. คลิกไฮไลต์ไฟล์ภายนอก เลือกหรือยกเลิกการเลือกช่องไฮไลต์ไฟล์ภายนอกเพื่อเปิดหรือปิดสัญญาณบอกสถานะ
5. คลิกบันทึก หรือคลิกลบล้างสำหรับหน่วยขององค์กร

   หากต้องการกู้คืนค่าที่รับช่วงมาในภายหลัง ให้คลิกรับค่า (หรือยกเลิกการตั้งค่าสำหรับกลุ่ม)

การเปลี่ยนแปลงอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงจึงจะมีผล ระหว่างนี้อาจมีการบังคับใช้การตั้งค่าทั้งเก่าและใหม่สลับกัน

ทำความเข้าใจลักษณะการแสดงของสัญญาณบอกสถานะ

เมื่อเปิดสัญญาณบอกสถานะเตือน ระบบจะแสดงสัญญาณบอกสถานะสำหรับไฟล์ในไดรฟ์ที่เป็นของบุคคลภายนอกองค์กรหรือแชร์กับบุคคลภายนอกองค์กร โดยมีข้อยกเว้นต่อไปนี้

• ระบบจะไม่แสดงสัญญาณบอกสถานะหากกลุ่มใน Google Groups ที่องค์กรของคุณเป็นเจ้าของเข้าถึงไฟล์ได้ แม้ว่ากลุ่มจะมีสมาชิกภายนอกองค์กรก็ตาม
• ระบบจะแสดงสัญญาณบอกสถานะเสมอหากบัญชีบริการใดก็ตามเข้าถึงไฟล์ได้ ไม่ว่าบัญชีบริการนั้นจะเป็นของบุคคลภายในหรือภายนอกองค์กรก็ตาม
• ระบบจะแสดงสัญญาณบอกสถานะเสมอหากกลุ่ม Google Classroom ที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเข้าถึงไฟล์ได้

กำหนดผู้ที่มีสิทธิ์ย้ายเนื้อหาไปยังไดรฟ์ที่แชร์ขององค์กรอื่น

คุณจะอนุญาตหรือบล็อกการย้ายเนื้อหาจากไดรฟ์ที่แชร์ที่เกี่ยวข้องกับต้นทางหรือปลายทางภายนอกได้ เช่น

• คุณสามารถบล็อกการย้ายเนื้อหาจากไดรฟ์ที่แชร์ในองค์กรไปยังไดรฟ์ที่แชร์ภายนอกหรือ "ไดรฟ์ของฉัน" ของผู้ใช้ภายนอกได้
• คุณสามารถบล็อกการย้ายเนื้อหาจาก "ไดรฟ์ของฉัน" ของผู้ใช้ในองค์กรไปยังไดรฟ์ที่แชร์ภายนอกได้

โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อจำกัดผู้ที่มีสิทธิ์ย้ายเนื้อหาไปยังไดรฟ์ที่แชร์ภายนอก

ลองจัดการการแชร์ไดรฟ์โดยใช้กฎการเชื่อถือ

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Frontline Plus, Enterprise Standard และ Enterprise Plus, Education Standard และ Education Plus รวมถึง Enterprise Essentials Plus เปรียบเทียบรุ่นของคุณ

คุณใช้กฎการเชื่อถือในการจัดการการแชร์ทั้งภายในและภายนอกองค์กรแทนการตั้งค่าไดรฟ์ได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณควบคุมบุคคลที่ผู้ใช้ของคุณแชร์ข้อมูลด้วยได้มากขึ้น โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อสร้างและจัดการกฎการเชื่อถือสำหรับการแชร์ไดรฟ์

สิ่งที่จะเกิดขึ้นกับบัญชีผู้ใช้ที่ไม่มีไดรฟ์แล้ว

หากผู้ใช้ในองค์กรไม่มีบริการไดรฟ์และเอกสารสำหรับบัญชีแล้ว เช่น มีการนำใบอนุญาต Google Workspace ออกจากบัญชี ไฟล์ที่ผู้ใช้เป็นเจ้าของจะแชร์ได้เฉพาะภายในองค์กรเท่านั้น แม้ว่าการตั้งค่าการแชร์ที่ใช้กับไฟล์จะอนุญาตให้แชร์ภายนอกก็ตาม

หากต้องการนําข้อจํากัดการแชร์ภายนอกออกจากไฟล์ของผู้ใช้ ให้เพิ่มใบอนุญาตผู้ใช้เก่า (AU) ไปยังบัญชีของผู้ใช้ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเพิ่มใบอนุญาตผู้ใช้เก่า

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

• ตั้งค่าตัวเลือกการแชร์การเข้าถึงทั่วไปสำหรับองค์กร
• จำกัดระดับการเข้าถึงที่ผู้ใช้กำหนดสำหรับไฟล์ได้
• หยุด จำกัด หรือเปลี่ยนการแชร์