จัดการการแชร์ภายนอกสำหรับองค์กร

บทความนี้มีไว้สำหรับผู้ดูแลระบบ หากต้องการดูวิธีแชร์หรือตั้งค่าสิทธิ์สำหรับไฟล์ของตนเอง โปรดไปที่ แชร์ไฟล์จาก Google ไดรฟ์

รองรับใน Google Workspace, Cloud Identity และ G Suite ทุกรุ่น

ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถควบคุมได้ว่าจะให้ผู้ใช้แชร์ไฟล์และโฟลเดอร์จาก Google เอกสาร, ชีต, สไลด์, Sites, My Maps และไดรฟ์ที่แชร์กับบุคคลภายนอกองค์กรได้หรือไม่ และยังเปิดสัญญาณบอกสถานะเพื่อแสดงว่าไดรฟ์ที่แชร์หรือไฟล์ในไดรฟ์เป็นของบุคคลภายนอกองค์กรหรือแชร์กับบุคคลภายนอกองค์กรได้ด้วย

หมายเหตุ: ระบบจะจัดเก็บและแชร์ Gem ใน Google ไดรฟ์ ดังนั้นการตั้งค่าการแชร์สำหรับไดรฟ์จึงมีผลกับ Gem ด้วย ระบบจะแชร์ไฟล์ Google ที่รวมอยู่ใน Gem กับทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึง Gem โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเปิดหรือปิดการแชร์ Gem

หมายเหตุ: การตั้งค่าการแชร์สำหรับไดรฟ์จะมีผลกับการแชร์ใน Gemini Business ด้วย โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อควบคุมสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล Workspace ของ Gemini Business และ Enterprise

ในหน้านี้

หมายเหตุ: หากต้องการควบคุมการแชร์กับผู้ใช้ภายนอกที่ไม่มีบัญชี Google ให้เปิดหรือปิดการแชร์กับผู้เข้าชม

ตัวอย่างสถานการณ์การตั้งค่าการแชร์

ตั้งค่าการแชร์ที่กำหนดเองให้กลุ่มหรือหน่วยขององค์กร

คุณอาจต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้บางรายหรือหน่วยขององค์กรเพียงบางหน่วยแชร์เนื้อหากับภายนอก และบล็อกการแชร์กับภายนอกให้แก่คนอื่นๆ ซึ่งทำได้โดยใช้การตั้งค่าการแชร์ของไดรฟ์หรือกฎการเชื่อถือ

ในการตั้งค่าการแชร์ไดรฟ์ ให้ทำสิ่งต่อไปนี้

  1. เพิ่มผู้ใช้ในหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มการกำหนดค่า หากยังไม่ได้ดำเนินการ
  2. ปิดใช้การแชร์กับภายนอกสำหรับหน่วยขององค์กรระดับบนสุดตามที่อธิบายไว้ในส่วนถัดไป
  3. คลิกกลุ่มหรือหน่วยขององค์กรที่ต้องการอนุญาตให้แชร์กับภายนอกทางด้านซ้าย

    สำคัญ: การตั้งค่ากลุ่มจะลบล้างการตั้งค่าหน่วยขององค์กร หากผู้ใช้อยู่ในกลุ่มหลายกลุ่ม ระบบจะใช้การตั้งค่าสำหรับกลุ่มที่มีลำดับความสำคัญสูงสุดกับผู้ใช้

  4. เปิดการแชร์กับภายนอก

หากใช้กฎการเชื่อถือ ดูวิธีในหัวข้อสร้างและจัดการกฎการเชื่อถือสำหรับการแชร์ไดรฟ์

แชร์เนื้อหากับผู้ใช้ภายนอกที่ไม่มีบัญชี Google

คุณอนุญาตให้ผู้ใช้แชร์ไฟล์และโฟลเดอร์กับผู้ใช้ภายนอกที่ไม่มีบัญชี Google ได้โดยเปิดการแชร์สำหรับผู้เข้าชม คุณสามารถเลือกอนุญาตให้ใช้การแชร์กับผู้เข้าชมสำหรับทุกคน หรือเฉพาะโดเมนที่เชื่อถือได้ โปรดดูวิธีการที่หัวข้ออนุญาตให้แชร์กับผู้ที่ไม่ได้ใช้ Google ด้วยการแชร์สำหรับผู้เข้าชม

อนุญาตเฉพาะเนื้อหาในโฟลเดอร์ที่ต้องการแชร์กับภายนอก

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Business Starter, Business Standard และ Business Plus; Enterprise Standard และ Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard และ Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials และ Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business เปรียบเทียบรุ่นของคุณ

การตั้งค่าการแชร์ในคอนโซลผู้ดูแลระบบจะมีผลกับผู้ใช้ตามหน่วยขององค์กรหรือกลุ่ม คุณไม่สามารถควบคุมโฟลเดอร์แต่ละรายการในส่วนไดรฟ์ของฉันของผู้ใช้ได้

หากต้องการอนุญาตให้แชร์เฉพาะบางไฟล์กับภายนอก คุณใช้ไดรฟ์ที่แชร์แทนได้ ซึ่งเมื่อใช้วิธีนี้ ไดรฟ์ที่แชร์จะทำหน้าที่เป็นโฟลเดอร์

  1. สร้างหน่วยขององค์กรที่ไม่มีสมาชิก
  2. ปิดใช้การแชร์กับภายนอกสำหรับหน่วยขององค์กรระดับบนสุดตามที่อธิบายไว้ในส่วนถัดไป
  3. เปิดการแชร์กับภายนอกสำหรับหน่วยขององค์กรใหม่ ซึ่งจะลบล้างการตั้งค่าสำหรับหน่วยขององค์กรระดับบนสุด
  4. (ไม่บังคับ) หากต้องการอนุญาตให้แชร์กับบุคคลภายนอกองค์กรได้โดยไม่ต้องมีบัญชี Google ให้เปิดการแชร์กับผู้เข้าชมให้กับหน่วยขององค์กรใหม่
  5. สร้างไดรฟ์ที่แชร์เพื่อให้มีไฟล์และโฟลเดอร์สำหรับการแชร์ภายนอก
  6. ระบุบุคคลที่อนุญาตให้แชร์ไฟล์ภายนอกและเพิ่มบุคคลนั้นเป็นสมาชิกของไดรฟ์ที่แชร์ พร้อมระดับการเข้าถึงผู้ร่วมให้ข้อมูล ผู้จัดการเนื้อหา หรือผู้จัดการ หากมีผู้ใช้จำนวนมาก ให้เพิ่มผู้ใช้เป็นกลุ่ม

    หมายเหตุ:

  7. มอบสิทธิ์ไดรฟ์ที่แชร์ให้กับหน่วยขององค์กรใหม่
  8. ย้ายเนื้อหาไปยังไดรฟ์ที่แชร์
  9. (ไม่บังคับ) หากต้องการรับการแจ้งเตือนเมื่อมีการเพิ่มเนื้อหาในไดรฟ์ที่แชร์และแชร์กับภายนอก ให้ตั้งค่ากฎการรายงานตามเหตุการณ์ในบันทึกของไดรฟ์

เปิดหรือปิดการแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ในไดรฟ์ไปยังภายนอก

การแชร์เนื้อหาในไดรฟ์กับบุคคลภายนอกองค์กรเป็นส่วนสำคัญในการทำงานร่วมกัน แต่ก็มีความเสี่ยงต่ออุบัติเหตุข้อมูลรั่วไหล หากเปิดการแชร์ภายนอก คุณจะมีตัวเลือกให้จำกัดการแชร์ เช่น เตือนผู้ใช้ก่อนแชร์ หรือบล็อกไม่ให้แชร์ลิงก์

หากปิดการแชร์กับภายนอก ผู้ใช้จะแชร์รายการต่อไปนี้กับผู้ใช้ภายนอกไม่ได้

  • คำเชิญไปยังรายการที่สร้างในเอกสาร ชีต และสไลด์
  • ลิงก์ไปยังไฟล์ที่เก็บไว้ในไดรฟ์
  • รายการที่แนบมากับอีเมล ไม่ว่าจะเป็นรายการที่อัปโหลดจากอุปกรณ์โดยตรงหรือจัดเก็บไว้ในไดรฟ์

นอกจากนี้ ผู้ใช้ภายนอกจะเสียสิทธิ์เข้าถึงรายการที่เคยแชร์กับตนเองด้วย

นอกจากนี้ คุณยังบล็อกรายการเดียวกันที่ผู้ใช้ภายนอกส่งไปยังผู้ใช้ในองค์กรของคุณได้ด้วย ข้อจำกัดเหล่านี้มีผลกับสมาชิกกลุ่มภายนอก เมื่อแชร์ไฟล์กับกลุ่มที่มีผู้ใช้ภายนอก ผู้ใช้ภายนอกเหล่านั้นจะไม่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์

หมายเหตุ: ข้อจำกัดจะมีผลในระดับผู้ใช้ ไม่ใช่ระดับกลุ่ม ดังนั้นแม้ว่าจะแชร์ไฟล์กับกลุ่มภายนอกได้ แต่ผู้ใช้ภายนอกในกลุ่มดังกล่าวที่ถูกการตั้งค่าการแชร์ของคุณบล็อกจะเข้าถึงไฟล์ไม่ได้

วิธีเปิดหรือปิดการแชร์กับภายนอก

  1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู จากนั้น แอป จากนั้น Google Workspace จากนั้น ไดรฟ์และเอกสาร

    การดำเนินการนี้จำเป็นต้องใช้สิทธิ์ของผู้ดูแลระบบไดรฟ์และเอกสาร

  2. คลิกการตั้งค่าการแชร์ จากนั้น ตัวเลือกการแชร์
  3. (ไม่บังคับ) หากต้องการใช้การตั้งค่ากับผู้ใช้บางรายเท่านั้น ให้เลือกหน่วยขององค์กร (มักใช้กับแผนกต่างๆ) หรือกลุ่มการกำหนดค่า (ขั้นสูง) ที่ด้านข้าง

    การตั้งค่ากลุ่มจะลบล้างหน่วยขององค์กร ดูข้อมูลเพิ่มเติม

  4. หากต้องการเปิดการแชร์กับภายนอก ให้คลิกเปิด แล้วเลือกตัวเลือกการแชร์
  5. หากต้องการปิดการแชร์กับภายนอก ให้คลิกปิด นอกจากนี้คุณยังบล็อกไม่ให้มีการแชร์เนื้อหาภายนอกกับผู้ใช้ได้ด้วย ซึ่งรวมถึงเนื้อหาในระบบพื้นที่เก็บข้อมูลของบุคคลที่สาม
  6. คลิกบันทึก หรือคลิกลบล้างสำหรับหน่วยขององค์กร

    หากต้องการกู้คืนค่าที่รับช่วงมาในภายหลัง ให้คลิกรับค่า (หรือยกเลิกการตั้งค่าสำหรับกลุ่ม)

การเปลี่ยนแปลงอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงจึงจะมีผล ระหว่างนี้อาจมีการบังคับใช้การตั้งค่าทั้งเก่าและใหม่สลับกัน

อนุญาตการแชร์ภายนอกกับโดเมนที่เชื่อถือได้เท่านั้น

คุณสามารถอนุญาตให้แชร์ไฟล์เฉพาะกับโดเมนที่เชื่อถือได้ (ได้รับอนุญาต) สิ่งที่ควรทราบเมื่อใช้รายการอนุญาตเพื่อจำกัดการแชร์มีดังนี้

  • โดเมนนั้นต้องเป็นโดเมน Google Workspace เว้นแต่ว่าคุณจะใช้การแชร์สำหรับผู้เข้าชม
  • โปรดเลือกเฉพาะโดเมนในรายการที่อนุญาตเพื่อแชร์ไฟล์ โดยทั้งหมดจะเป็นโดเมนที่เชื่อถือได้
  • ผู้ใช้จะไม่สามารถแชร์ไฟล์กับบัญชีส่วนบุคคลได้
  • หากองค์กรมีทั้งใบอนุญาต Cloud Identity และ Google Workspace รายการที่อนุญาตจะมีผลกับผู้ใช้ Cloud Identity ด้วย

ก่อนเริ่มต้น: หากจำเป็น โปรดดูวิธีใช้การตั้งค่ากับแผนกหรือกลุ่ม

เพิ่มโดเมนที่เชื่อถือได้ลงในรายการที่อนุญาต หากยังไม่ได้เพิ่ม

  1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู จากนั้น แอป จากนั้น Google Workspace จากนั้น ไดรฟ์และเอกสาร

    การดำเนินการนี้จำเป็นต้องใช้สิทธิ์ของผู้ดูแลระบบไดรฟ์และเอกสาร

  2. คลิกการตั้งค่าการแชร์ จากนั้น ตัวเลือกการแชร์
  3. (ไม่บังคับ) หากต้องการใช้การตั้งค่ากับผู้ใช้บางรายเท่านั้น ให้เลือกหน่วยขององค์กร (มักใช้กับแผนกต่างๆ) หรือกลุ่มการกำหนดค่า (ขั้นสูง) ที่ด้านข้าง

    การตั้งค่ากลุ่มจะลบล้างหน่วยขององค์กร ดูข้อมูลเพิ่มเติม

  4. คลิกโดเมนที่เพิ่มในรายการที่อนุญาต แล้วเลือกตัวเลือกการแชร์
  5. คลิกบันทึก หรือคลิกลบล้างสำหรับหน่วยขององค์กร

    หากต้องการกู้คืนค่าที่รับช่วงมาในภายหลัง ให้คลิกรับค่า (หรือยกเลิกการตั้งค่าสำหรับกลุ่ม)

  6. (ฟอร์มเท่านั้น) คลิกคำตอบของแบบฟอร์มในส่วนการตั้งค่าการแชร์ เลือกว่าผู้ใช้ในโดเมนของคุณจะตอบแบบฟอร์มที่สร้างขึ้นภายนอกหรือแชร์แบบฟอร์มภายนอกเพื่อรับคำตอบได้หรือไม่

    หมายเหตุ: หากคุณปิดตัวเลือกเหล่านี้ ระบบจะใช้การตั้งค่าการแชร์ Google ไดรฟ์กับผู้ตอบแบบฟอร์ม

  7. คลิกบันทึก หรือคลิกลบล้างสำหรับหน่วยขององค์กร

    หากต้องการกู้คืนค่าที่รับช่วงมาในภายหลัง ให้คลิกรับค่า (หรือยกเลิกการตั้งค่าสำหรับกลุ่ม)

การเปลี่ยนแปลงอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงจึงจะมีผล ระหว่างนี้อาจมีการบังคับใช้การตั้งค่าทั้งเก่าและใหม่สลับกัน

เปิดหรือปิดสัญญาณบอกสถานะสำหรับไฟล์ที่แชร์กับภายนอก

โดยค่าเริ่มต้น เมื่อไดรฟ์ที่แชร์หรือไฟล์ในไดรฟ์เป็นของบุคคลภายนอกองค์กรหรือแชร์กับบุคคลภายนอกองค์กร ระบบจะแสดงสัญญาณบอกสถานะเตือนภายนอก แต่คุณสามารถเปิดหรือปิดการตั้งค่าให้กับผู้ใช้บางรายหรือทุกรายก็ได้ หากปิดการตั้งค่านี้ คุณจะยังคงตรวจสอบไฟล์ที่แชร์ภายนอกได้ในเหตุการณ์ในบันทึกของไดรฟ์

วิธีเปิดหรือปิดสัญญาณบอกสถานะ

ก่อนเริ่มต้น: หากจำเป็น โปรดดูวิธีใช้การตั้งค่ากับแผนกหรือกลุ่ม

  1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู จากนั้น แอป จากนั้น Google Workspace จากนั้น ไดรฟ์และเอกสาร

    การดำเนินการนี้จำเป็นต้องใช้สิทธิ์ของผู้ดูแลระบบไดรฟ์และเอกสาร

  2. คลิกการตั้งค่าการแชร์ จากนั้น ตัวเลือกการแชร์
  3. (ไม่บังคับ) หากต้องการใช้การตั้งค่ากับผู้ใช้บางรายเท่านั้น ให้เลือกหน่วยขององค์กร (มักใช้กับแผนกต่างๆ) หรือกลุ่มการกำหนดค่า (ขั้นสูง) ที่ด้านข้าง

    การตั้งค่ากลุ่มจะลบล้างหน่วยขององค์กร ดูข้อมูลเพิ่มเติม

  4. คลิกไฮไลต์ไฟล์ภายนอก จากนั้น เลือกหรือยกเลิกการเลือกช่องไฮไลต์ไฟล์ภายนอกเพื่อเปิดหรือปิดสัญญาณบอกสถานะ
  5. คลิกบันทึก หรือคลิกลบล้างสำหรับหน่วยขององค์กร

    หากต้องการกู้คืนค่าที่รับช่วงมาในภายหลัง ให้คลิกรับค่า (หรือยกเลิกการตั้งค่าสำหรับกลุ่ม)

การเปลี่ยนแปลงอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงจึงจะมีผล ระหว่างนี้อาจมีการบังคับใช้การตั้งค่าทั้งเก่าและใหม่สลับกัน

ทำความเข้าใจลักษณะการแสดงของสัญญาณบอกสถานะ

เมื่อเปิดสัญญาณบอกสถานะเตือน ระบบจะแสดงสัญญาณบอกสถานะสำหรับไฟล์ในไดรฟ์ที่เป็นของบุคคลภายนอกองค์กรหรือแชร์กับบุคคลภายนอกองค์กร โดยมีข้อยกเว้นต่อไปนี้

  • ระบบจะไม่แสดงสัญญาณบอกสถานะหากกลุ่มใน Google Groups ที่องค์กรของคุณเป็นเจ้าของเข้าถึงไฟล์ได้ แม้ว่ากลุ่มจะมีสมาชิกภายนอกองค์กรก็ตาม
  • ระบบจะแสดงสัญญาณบอกสถานะเสมอหากบัญชีบริการใดก็ตามเข้าถึงไฟล์ได้ ไม่ว่าบัญชีบริการนั้นจะเป็นของบุคคลภายในหรือภายนอกองค์กรก็ตาม
  • ระบบจะแสดงสัญญาณบอกสถานะเสมอหากกลุ่ม Google Classroom ที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเข้าถึงไฟล์ได้

กำหนดผู้ที่มีสิทธิ์ย้ายเนื้อหาไปยังไดรฟ์ที่แชร์ขององค์กรอื่น

คุณจะอนุญาตหรือบล็อกการย้ายเนื้อหาจากไดรฟ์ที่แชร์ที่เกี่ยวข้องกับต้นทางหรือปลายทางภายนอกได้ เช่น

  • คุณสามารถบล็อกการย้ายเนื้อหาจากไดรฟ์ที่แชร์ในองค์กรไปยังไดรฟ์ที่แชร์ภายนอกหรือ "ไดรฟ์ของฉัน" ของผู้ใช้ภายนอกได้
  • คุณสามารถบล็อกการย้ายเนื้อหาจาก "ไดรฟ์ของฉัน" ของผู้ใช้ในองค์กรไปยังไดรฟ์ที่แชร์ภายนอกได้

โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อจำกัดผู้ที่มีสิทธิ์ย้ายเนื้อหาไปยังไดรฟ์ที่แชร์ภายนอก

ลองจัดการการแชร์ไดรฟ์โดยใช้กฎการเชื่อถือ

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Frontline Plus, Enterprise Standard และ Enterprise Plus, Education Standard และ Education Plus รวมถึง Enterprise Essentials Plus เปรียบเทียบรุ่นของคุณ

คุณใช้กฎการเชื่อถือในการจัดการการแชร์ทั้งภายในและภายนอกองค์กรแทนการตั้งค่าไดรฟ์ได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณควบคุมบุคคลที่ผู้ใช้ของคุณแชร์ข้อมูลด้วยได้มากขึ้น โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อสร้างและจัดการกฎการเชื่อถือสำหรับการแชร์ไดรฟ์

สิ่งที่จะเกิดขึ้นกับบัญชีผู้ใช้ที่ไม่มีไดรฟ์แล้ว

หากผู้ใช้ในองค์กรไม่มีบริการไดรฟ์และเอกสารสำหรับบัญชีแล้ว เช่น มีการนำใบอนุญาต Google Workspace ออกจากบัญชี ไฟล์ที่ผู้ใช้เป็นเจ้าของจะแชร์ได้เฉพาะภายในองค์กรเท่านั้น แม้ว่าการตั้งค่าการแชร์ที่ใช้กับไฟล์จะอนุญาตการแชร์กับภายนอกก็ตาม

หากต้องการนําข้อจํากัดการแชร์ภายนอกออกจากไฟล์ของผู้ใช้ ให้เพิ่มใบอนุญาตผู้ใช้เก่า (AU) ไปยังบัญชีของผู้ใช้ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเพิ่มใบอนุญาตผู้ใช้เก่า