Preguntas frecuentes sobre el administrador de grupos

Los administradores con el privilegio de Grupos pueden crear grupos.

Si activas Grupos para empresas, también puedes otorgar permisos a los usuarios para crear grupos. Para obtener más detalles, consulta Establece políticas para el uso de grupos que se apliquen a toda la organización.

Existen varias formas de crear grupos para usarlos en Google Workspace.

En algunos casos, el lugar donde crees un grupo puede limitar su uso:

• Los grupos de comunicación y colaboración (listas de distribución, bandejas de entrada colaborativas) se pueden crear en cualquier ubicación.
• Los grupos creados en cualquier lugar también se pueden usar para las políticas en Google Cloud.
• Los grupos de configuración y los grupos dinámicos se deben crear en la Consola del administrador o con la API.

En la siguiente tabla, se muestra dónde se pueden crear diferentes tipos de grupos.

Dónde crear un grupo	Lista de correos electrónicos, uso compartido, invitaciones de calendario	Bandeja de entrada colaborativa o grupo moderado	Grupo de configuración	Grupo dinámico	Política de Google Cloud IAM
Consola del administrador Página principal Grupos	✔	✔*	✔	✔	✔
API de Directory	✔	✔*	✔		✔
API de Cloud Identity	✔	✔*		✔	✔
Google Groups *	✔	✔*			✔
Consola de Google Cloud	✔	✔*			✔
Sincronizado desde un servidor de LDAP o Active Directory	✔	✔*	✔		✔

* Requiere activar Grupos para empresas

Sí. Como administrador, puedes agregar proveedores, clientes internos y externos, y otros usuarios a tus grupos. Puedes hacerlo en la Consola del administrador de Google. Otras personas pueden agregar miembros externos a los grupos si permites miembros externos en la configuración de uso compartido de Groups for Business.

Sí, pero solo después de que un usuario envíe un mensaje al grupo. Los grupos a los que un usuario envió mensajes aparecen en Todos los contactos.

Más información: ¿Qué puedes hacer con Contactos de Google?

Tanto Grupos como Contactos de Google facilitan el envío de correos electrónicos a grupos de personas a través de listas de distribución. La diferencia es que no puedes compartir las listas de distribución que creas en Contactos. Las listas de distribución de contactos son para uso individual. Los grupos tienen direcciones de correo electrónico que puede usar cualquier persona.

Más información: ¿Qué puedes hacer con Contactos de Google?

Sí, puedes revisar los mensajes antes de permitir que se publiquen en el grupo.

Para obtener más información, consulta Cómo aprobar o bloquear mensajes nuevos.

Sí, puedes usar Google Cloud Directory Sync (GCDS) para sincronizar grupos (listas de distribución) desde tu servidor LDAP a Google Workspace.

Para obtener más detalles, consulta Cómo sincronizar grupos desde tu servidor LDAP o Active Directory

Sí, puedes usar la API de Directory del SDK de Admin de Google Workspace y la API de Group Settings para crear y administrar grupos.

Para obtener más información, consulta Administra grupos con APIs.

Grupos para empresas es un servicio principal de la Consola del administrador que controla cómo se pueden usar los grupos de tu organización en la app para usuarios de Grupos de Google en groups.google.com.

Para obtener más información, consulta Qué obtienes con Grupos para empresas.

Grupos de Google para empresas está disponible en todas las ediciones de Google Workspace, incluida la edición gratuita heredada de G Suite.

La edición gratuita heredada de G Suite no te permite hacer lo siguiente:

• Publicar mensajes en Grupos
• Moderar mensajes grupales
• Cómo guardar mensajes grupales en el historial de conversaciones

Estas son las principales diferencias de Grupos para empresas:

• Opciones de uso compartido: Como administrador, puedes establecer opciones de uso compartido para el servicio de Grupos para empresas y limitar lo que pueden hacer los usuarios. Por ejemplo, puedes impedir que los usuarios agreguen miembros que no pertenezcan a su organización y que las personas ajenas a ella envíen correos electrónicos a los grupos.
• Directorio de grupos: El servicio de Grupos para empresas incluye un directorio de grupos de la empresa, en el que solo se enumeran los grupos de tu organización.
• APIs: Las APIs solo están disponibles para los clientes de Google Workspace.

Los grupos de contactos en Contactos de Google son simplemente listas de direcciones de correo electrónico que permiten a los usuarios ingresar varias direcciones a la vez en sus mensajes de correo electrónico, invitaciones a reuniones, etcétera. Aunque los grupos que los usuarios crean con Grupos para empresas también son listas de direcciones de correo electrónico, tienen su propia dirección de correo electrónico de grupo, por lo que cualquier persona con permiso puede enviar mensajes a esa dirección.

Además, los usuarios pueden compartir contenido, como documentos y sitios de Google, con las direcciones de grupo. Además, a diferencia de los grupos de contactos, el servicio de Grupos para empresas incluye funciones avanzadas, como guardar mensajes en un historial de conversaciones y controles de moderación.

Los grupos creados en la Consola del administrador se pueden usar de las siguientes maneras:

• Listas de distribución
• Bandejas de entrada colaborativas*
• Grupos de configuración
• Grupos dinámicos

Los grupos creados en la app de Grupos de Google se pueden usar de las siguientes maneras:

• Listas de distribución*
• Bandejas de entrada colaborativas*

* Requiere activar Grupos para empresas

Para obtener más información, consulta dónde los administradores administran los grupos internos.

No.

Actualmente, la Consola del administrador, en la que los administradores acceden al servicio de Grupos para empresas y a la lista de grupos, está disponible en 18 idiomas.

Actualmente, la app de Grupos de Google (groups.google.com) se puede mostrar en 38 idiomas para todos los usuarios. Los propietarios y administradores de grupos pueden establecer un idioma específico para el texto generado por el sistema que se incluye en los mensajes de correo electrónico del grupo.

Para obtener más información, consulta Cómo configurar el idioma del correo electrónico del grupo.

Activar o desactivar el servicio de Grupos para empresas controla si los usuarios tienen acceso a los grupos internos de tu organización en la app de Grupos de Google, disponible en el Selector de aplicaciones y en groups.google.com. Activar Grupos para empresas también agrega funciones como las de conversaciones moderadas y bandejas de entrada colaborativas.

Para obtener más información, consulta Qué obtienes con Grupos para empresas.

Sí. Sigue los pasos que se indican en Cómo activar o desactivar Grupos para empresas.

Sí. Si tu organización no usa Gmail y la configuración de Grupos para empresas lo permite, tus usuarios aún pueden hacer lo siguiente:

• Enviar y recibir mensajes del grupo con otros clientes de correo electrónico, como Microsoft Outlook
• Publicar mensajes en la app de Grupos de Google
• Compartir contenido, como documentos, hojas de cálculo, presentaciones, calendarios y videos de Google, con las direcciones del grupo

Sin embargo, usar Grupos con Gmail ofrece varios beneficios. Por ejemplo, puedes configurar reglas y filtros en Grupos para organizar tu carpeta de Recibidos de Gmail.

Sí. Como administrador, conservas el control total sobre los grupos de tu organización. Puedes impedir que los usuarios agreguen miembros externos a sus grupos, editar o borrar los grupos de los usuarios, o incluso impedir que los usuarios creen sus propios grupos.

Para obtener más detalles, consulta Opciones para limitar el acceso y la actividad del grupo.

Puedes controlar si los usuarios pueden agregarse a un grupo específico. Sin embargo, no puedes impedir que los usuarios se quiten de los grupos, a menos que agregues a todos los empleados de tu organización a un grupo como un solo miembro.

Para obtener más información, consulta Cómo agregar a todos los usuarios de tu organización a un grupo.

Para garantizar que los usuarios sigan siendo miembros de grupos específicos (por ejemplo, un grupo de "todos los empleados"), mantén el grupo en un servidor LDAP y sincroniza periódicamente esos grupos con Google Workspace.

Para obtener más detalles, consulta Cómo sincronizar grupos desde tu servidor LDAP o Active Directory

No. Los mensajes que un administrador envía a un grupo moderado no se moderan, independientemente de si el administrador es miembro de ese grupo. Esta política también se aplica a los grupos moderados creados por otros administradores.

Las únicas excepciones son los mensajes marcados como spam. El sistema no envía estos mensajes.

El grupo sigue funcionando con normalidad. Como administrador, puedes administrar el grupo o asignarle la propiedad a otro usuario.

Para obtener más información, consulta Asigna roles a los miembros de un grupo.

Sí. Si tu cuenta de Google Workspace tiene varios dominios, puedes elegir qué dominio usar para la dirección de correo electrónico del grupo cuando lo crees.

Para obtener más detalles, consulta Cómo agregar varios dominios o alias de dominio

Sí. Si tu cuenta de Google Workspace tiene varios dominios, puedes combinar miembros de diferentes dominios en un solo grupo.

Para obtener más detalles, consulta Cómo agregar varios dominios o alias de dominio

Sí, si tu cuenta de Google Workspace tiene varios dominios y activas Grupos para empresas, los usuarios de todos tus dominios podrán usar la app de Grupos de Google.

Para obtener más detalles, consulta Cómo agregar varios dominios o alias de dominio

Sí. Para combatir el spam y el abuso de correo electrónico, Google impone límites, incluida la cantidad máxima de lo siguiente:

• Grupos por propietario
• Mensajes enviados a un grupo en un período breve
• Mensajes enviados a la vez a miembros externos del grupo

Para obtener más detalles, consulta Información sobre las políticas y los límites de los grupos.

Puedes crear hasta 500 grupos dinámicos por cliente. Este límite puede aumentar caso por caso: comunícate con la asistencia de Google Workspace con tu caso de uso específico para solicitar un aumento.

No hay límite para otros tipos de grupos, pero un usuario puede ser propietario de un máximo de 1,500 grupos. Si un usuario crea un grupo, se convierte automáticamente en el propietario de ese grupo. Sin embargo, los usuarios pueden editar sus grupos para quitar su propiedad en cualquier momento, por lo que es posible que un usuario cree cualquier cantidad de grupos.

Para obtener más detalles, consulta Información sobre las políticas y los límites de los grupos.

Los grupos en las ediciones de Google Workspace pueden tener una cantidad ilimitada de miembros.

Sí, el límite de tamaño máximo para los mensajes enviados a un grupo es de 25 MB, incluidos los archivos adjuntos (el límite normal de Gmail).

No puedes enviar ni reenviar confirmaciones de no entrega (NDR), también llamadas "mensajes de rebote", a un grupo. Tampoco se permiten los mensajes que se asemejan a los NDR.

No, no puedes publicar en un grupo de Grupos de Google desde la cuenta de un niño o niña. Si intentas publicar, se bloqueará la publicación y se mostrará un mensaje de rechazo.

Sí, el Acuerdo de Nivel de Servicio de Google Workspace se aplica al componente de Grupos de tu servicio de Google Workspace.

Con Grupos para empresas, tú y los usuarios pueden restringir el acceso y la actividad en los grupos administrados por usuarios. Por ejemplo, como administrador, puedes impedir que los usuarios agreguen usuarios externos a sus grupos, y puedes editar o borrar cualquier grupo que creen los usuarios.

Para obtener más detalles, consulta Opciones para limitar el acceso y la actividad del grupo.

Con Grupos para empresas, puedes establecer opciones de uso compartido para impedir que las personas ajenas a tu organización accedan a cualquiera de sus grupos, incluidos los historiales de conversaciones. O bien, si permites el acceso externo, los propietarios y administradores de grupos pueden impedir el acceso externo a los historiales de conversaciones de sus grupos específicos.

Para obtener más información, consulta Establece políticas para el uso de grupos que se apliquen a toda la organización.

Tienes la opción de permitir que las personas ajenas a tu organización envíen mensajes a un grupo. Si un remitente malicioso conoce la dirección del grupo, es posible que los miembros reciban más spam. Te recomendamos que consideres cuidadosamente las opciones que elijas para los grupos que crees.

Para mejorar el filtrado de spam de un grupo específico, puedes cambiar la configuración de manejo de mensajes de spam del grupo. Para obtener más información, consulta Cómo actualizar la configuración de un grupo.

Si invitas a un grupo a una reunión, todos los miembros del grupo aparecerán en la invitación de tu calendario solo si tienes los permisos de acceso adecuados para ese grupo. Esta limitación mantiene la configuración de privacidad de un grupo y se aplica tanto a los usuarios como a los administradores.

Para obtener más información, consulta Cómo invitar a grupos a eventos del calendario.

El historial de conversaciones de un grupo nunca vence, por lo que los mensajes permanecen allí hasta que se borra el grupo.

No. La función de retención de correos electrónicos no afecta los mensajes del historial de conversaciones de un grupo. Los mensajes permanecen en el historial hasta que se borra el grupo.

Si inhabilitas Grupos para empresas, todos los grupos que tú o tus usuarios hayan creado permanecerán activos, pero no tendrán ninguna de las funciones avanzadas disponibles con el servicio de Grupos para empresas. Si vuelves a habilitar Grupos para empresas, se restablecerán todos los parámetros de configuración de los grupos.

Para obtener más información, consulta Cómo activar o desactivar Grupos para empresas