Optionen für das Filtern von Inhalten und Datenschutz in Gmail

Fügen Sie allen ausgehenden Nachrichten Ihrer Nutzer eine Standardfußzeile hinzu.

Beispiele:zur Einhaltung von Gesetzen, für Branding, Informationsanforderungen oder Werbeaktionen.

Aktivieren oder deaktivieren Sie das Senden und Empfangen von Nachrichten im Modus "Vertraulich". Wenn dieser Modus aktiviert ist, können Nutzer verhindern, dass Empfänger eine Nachricht mit vertraulichen Informationen weiterleiten, ausdrucken usw.

Legen Sie fest, wie viele E-Mails und Chatnachrichten für Nutzer in Ihrer Organisation gespeichert werden.

Legen Sie außerdem fest, wie Nachrichten archiviert oder gelöscht werden sollen, wenn ihre Speicherdauer abgelaufen ist.

Sorgen Sie dafür, dass Kopien aller Nachrichten, die Ihre Nutzer senden oder empfangen, in den Gmail-Postfächern der Nutzer gespeichert werden.

Nützlich für:

• Für Organisationen, die Google Vault verwenden
• Wenn Nachrichten an andere E-Mail-Server als Gmail weitergeleitet werden sollen
• Wenn Sie einen SMTP-Relay-Dienst mit einem Nicht-Gmail-System verwenden

Nutzer werden daran erinnert, wenn sie E-Mails an Empfänger außerhalb Ihrer Organisation senden, mit denen sie nicht regelmäßig kommunizieren oder die nicht in ihren Kontakten aufgeführt sind.

Beispiel:Sie möchten verhindern, dass Ihre Nutzer versehentlich Informationen extern freigeben.

Nutzern erlauben, Nachrichten nur mit bestimmten Adressen oder Domains auszutauschen, die Sie autorisieren.

Beispiel:Eine Schule möchte möglicherweise Schülern erlauben, Nachrichten mit Lehrkräften und anderen Schülern auszutauschen, nicht jedoch mit Personen außerhalb der Schule.

E-Mails zwischen Nutzern in bestimmten Organisationseinheiten verhindern

Beispiel:Ein Schulbezirk möchte verhindern, dass Grundschüler E‑Mails von Schülern der weiterführenden Schulen erhalten.

Legen Sie fest, dass Nutzer nur E-Mails von einer von Ihnen angegebenen IP-Adresse oder einem Adressbereich empfangen können. Wenn Sie zulässige IP-Bereiche manuell definieren, lassen Sie gleichzeitig den gesamten eingehenden Traffic von einer bestimmten Domain zu und verhindern Spoofing von anderen Domains.

Beispiel:Eine IP-Sperre ist besonders nützlich für Domains, die keinen SPF-Eintrag (Sender Policy Framework) haben oder die Drittanbieteranwendungen verwenden, um E-Mails im Namen der Domain zu senden.

Sie können Regeln dafür einrichten, wie mit Nachrichten umgegangen werden soll, die bestimmte Inhalte oder Ausdrücke enthalten.

Beispiele:

• Ausgehende Nachrichten ablehnen, die das Wort „vertraulich“ enthalten.
• Nachrichten von IP-Adressen außerhalb eines angegebenen Bereichs unter Quarantäne stellen
• Leiten Sie Nachrichten, die bestimmte Textstrings oder Muster enthalten, an Ihre Rechtsabteilung weiter.

Richten Sie Regeln ein, um festzulegen, ob Nachrichten, die bestimmte Wörter enthalten, abgelehnt, unter Quarantäne gestellt oder mit Änderungen zugestellt werden.

Beispiele:

• Ausgehende Nachrichten ablehnen, die das Wort „vertraulich“ enthalten.
• Nachrichten unter Quarantäne stellen, die anstößige Wörter enthalten
• Nutzer benachrichtigen, wenn eine Nachricht anstößige Wörter enthält

Richten Sie Regeln für den Umgang mit Nachrichtenanhängen wie Dokumenten, Video- und Audiodateien, Bildern sowie komprimierten Dateien und Archiven ein.

Beispiele:

• Nachrichten ablehnen, die schädliche Dateitypen enthalten
• Eine Nachricht mit einem potenziell schädlichen Anhang zur Prüfung in die Quarantäne verschieben
• Verschlüsselte Anhänge erkennen. Dies ist nützlich, wenn Sie aus regulatorischen Gründen unverschlüsselte Kopien von Nachrichtenanhängen an einen Archivserver senden müssen.

Gmail kann Anhänge in einer virtuellen Umgebung namens Sicherheits-Sandbox scannen oder ausführen. Als Bedrohung identifizierte Anhänge können dann in den Spamordnern der Nutzer platziert oder unter Quarantäne gestellt werden.

Anwendungsfall:Schutz vor schädlicher Software, die von Antivirenprogrammen möglicherweise übersehen wird

Text aus Bildanhängen extrahieren, um dann Regeln für Inhaltscompliance oder anstößige Inhalte anzuwenden. Extrahiert Text aus GIF-, JPG-, PNG- und TIFF-Bildern.

Beispiel: Richten Sie eine Regel zur Inhaltscompliance ein, um Nachrichten mit Kreditkartennummern unter Quarantäne zu stellen. Aktivieren Sie dann die OCR, um einen PNG-Bildanhang einer Rechnung mit einer Kreditkartennummer zu erkennen und unter Quarantäne zu stellen.

Eingehende oder ausgehende E‑Mails mit vordefinierten Inhaltsdetektoren auf sensible Daten scannen Anschließend können Sie Nachrichten basierend auf ihrem Inhalt automatisch unter Quarantäne stellen, ablehnen oder ändern.

Beispiele:Vordefinierte Inhaltsdetektoren sind für eine Reihe von numerischen Datentypen verfügbar, darunter Sozialversicherungsnummern, länderspezifische Führerschein- oder Reisepassnummern, Kreditkartennummern und viele mehr.

Sie können festlegen, dass E‑Mails an bestimmte oder von bestimmten Domains oder E‑Mail-Adressen über Transport Layer Security (TLS) übertragen werden müssen. TLS ist ein Sicherheitsprotokoll, mit dem sich E‑Mails zum Schutz der Privatsphäre verschlüsseln lassen.

Mit Compliance- und Routingregeln lässt sich erzwingen, dass ausgehende Nachrichten mit S/MIME signiert und verschlüsselt werden.

Beispiele: Nutzer können die Verschlüsselung bewusst deaktivieren, aber Sie können eine Regel erstellen, mit der diese Aktion überschrieben wird. Sie können auch Regeln festlegen, mit denen eine Nachrichtenverschlüsselung dann sichergestellt wird, wenn bestimmte Muster im Nachrichteninhalt erkannt werden, beispielsweise Kreditkartennummern.

Aktivieren Sie MTA Strict Transport Security (MTA-STS), um Authentifizierungsprüfungen und Verschlüsselung für E-Mails an Ihre Domain anzufordern.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Transport Layer Security-Berichte (TLS Reporting) zu nutzen. So erhalten Sie Informationen über die Verbindungen zu externen Servern.