ภาพรวม: เลือกตัวเลือกการกรองเนื้อหา Gmail และการป้องกันข้อมูล

เพิ่มส่วนท้ายมาตรฐานลงในข้อความขาออกของผู้ใช้ทั้งหมด

ตัวอย่าง: สำหรับการปฏิบัติตามกฎหมาย การสร้างแบรนด์ ข้อกำหนดในการให้ข้อมูล หรือการโปรโมต

เปิดหรือปิดฟีเจอร์ที่อนุญาตให้ผู้ใช้รับส่งข้อความในโหมดข้อมูลลับ เมื่อเปิดใช้โหมดนี้ ผู้ใช้จะป้องกันไม่ให้ผู้รับแชร์ (ส่งต่อ พิมพ์ และอื่นๆ) ข้อความที่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้

ควบคุมจำนวนอีเมลและข้อความแชทที่เก็บไว้สำหรับผู้ใช้ในองค์กร

ระบุวิธีการเก็บหรือลบข้อความเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาเก็บข้อมูล

ตรวจสอบว่าระบบได้จัดเก็บสำเนาข้อความทั้งหมดที่ผู้ใช้ส่งหรือรับไว้ในกล่องจดหมาย Gmail ของผู้ใช้

มีประโยชน์สำหรับ:

• องค์กรที่ใช้ห้องนิรภัย
• หากคุณเปลี่ยนเส้นทางข้อความไปยังเซิร์ฟเวอร์อีเมลที่ไม่ใช่ Gmail
• หากคุณใช้บริการส่งต่อ SMTP กับระบบที่ไม่ใช่ Gmail

เตือนผู้ใช้เมื่อส่งอีเมลถึงผู้รับภายนอกองค์กรที่ไม่ได้ส่งอีเมลถึงเป็นประจำ หรือผู้รับที่ไม่ได้อยู่ในรายชื่อติดต่อ

ตัวอย่าง: เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้แชร์ข้อมูลกับภายนอกโดยไม่ได้ตั้งใจ

อนุญาตให้ผู้ใช้แลกเปลี่ยนข้อความกับอีเมลหรือโดเมนที่เฉพาะเจาะจงที่คุณอนุญาตเท่านั้น

ตัวอย่าง: โรงเรียนอาจต้องการให้นักเรียนรับส่งข้อความกับคณาจารย์และนักเรียนคนอื่นๆ ได้ แต่จะรับส่งข้อความกับผู้ใช้ภายนอกโรงเรียนไม่ได้

ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ในหน่วยขององค์กรที่เฉพาะเจาะจงรับส่งอีเมลกัน

ตัวอย่าง: เขตการศึกษาอาจต้องการป้องกันไม่ให้นักเรียนชั้นประถมได้รับอีเมลจากนักเรียนชั้นมัธยมปลาย

อนุญาตให้ผู้ใช้รับอีเมลจากที่อยู่ IP หรือช่วงที่อยู่ที่คุณระบุเท่านั้น การกำหนดช่วง IP ที่อนุญาตด้วยตนเองจะช่วยให้คุณอนุญาตการเข้าชมขาเข้าทั้งหมดจากโดเมนหนึ่งๆ พร้อมกับป้องกันการปลอมแปลงจากโดเมนอื่นๆ ได้ในเวลาเดียวกัน

ตัวอย่าง: การล็อก IP มีประโยชน์อย่างยิ่งกับโดเมนที่ไม่มีระเบียน Sender Policy Framework (SPF) หรือใช้แอปพลิเคชันของบุคคลที่สามเพื่อส่งอีเมลในนามของโดเมน

ตั้งกฎสำหรับวิธีจัดการข้อความที่มีเนื้อหาหรือการแสดงออกที่เฉพาะเจาะจง

ตัวอย่าง

• ปฏิเสธข้อความขาออกที่มีคำว่า "ลับ"
• กักบริเวณข้อความจากที่อยู่ IP ซึ่งอยู่นอกช่วงที่ระบุ
• กำหนดเส้นทางข้อความที่มีสตริงข้อความหรือรูปแบบที่เฉพาะเจาะจงไปยังแผนกกฎหมาย

ตั้งค่ากฎเพื่อกำหนดว่าจะปฏิเสธ กักเก็บ หรือส่งข้อความที่มีคำบางคำพร้อมการแก้ไข

ตัวอย่าง

• ปฏิเสธข้อความขาออกที่มีคำว่า "ลับ"
• กักบริเวณข้อความที่มีคำที่ไม่เหมาะสม
• แจ้งให้ผู้อื่นทราบเมื่อข้อความมีคำที่ไม่เหมาะสม

ตั้งค่ากฎสำหรับวิธีจัดการไฟล์แนบของข้อความ เช่น เอกสาร ไฟล์วิดีโอและเสียง รูปภาพ รวมถึงไฟล์และที่เก็บถาวรที่บีบอัด

ตัวอย่าง

• ปฏิเสธข้อความที่มีประเภทไฟล์ที่เป็นอันตราย
• กักบริเวณข้อความที่มีไฟล์แนบที่อาจเป็นอันตรายเพื่อตรวจสอบ
• ตรวจหาไฟล์แนบที่เข้ารหัส ซึ่งจะเป็นประโยชน์หากคุณต้องการส่งสำเนาไฟล์แนบของข้อความที่ไม่ได้เข้ารหัสไปยังเซิร์ฟเวอร์เก็บถาวรเพื่อวัตถุประสงค์ด้านกฎระเบียบ

ให้ Gmail สแกนหรือเรียกใช้ไฟล์แนบในสภาพแวดล้อมเสมือนจริงที่เรียกว่าแซนด์บ็อกซ์ความปลอดภัย จากนั้นระบบจะวางไฟล์แนบที่ระบุว่าเป็นภัยคุกคามไว้ในโฟลเดอร์จดหมายขยะของผู้ใช้หรือกักเก็บไว้

กรณีการใช้งาน: ป้องกันซอฟต์แวร์ที่เป็นอันตรายซึ่งโปรแกรมป้องกันไวรัสอาจมองข้ามไป

แยกข้อความจากไฟล์แนบรูปภาพเพื่อใช้กฎสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านเนื้อหาหรือเนื้อหาที่ไม่เหมาะสม ดึงข้อความจากรูปภาพ GIF, JPG, PNG และ TIFF

ตัวอย่าง: ตั้งกฎการปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านเนื้อหาเพื่อกักบริเวณข้อความที่มีหมายเลขบัตรเครดิต จากนั้นเปิด OCR เพื่อตรวจหาและกักกันไฟล์แนบรูปภาพ PNG ของใบแจ้งหนี้ที่มีหมายเลขบัตรเครดิต

สแกนอีเมลขาเข้าหรือขาออกเพื่อหาข้อมูลที่ละเอียดอ่อนโดยใช้เครื่องมือตรวจสอบเนื้อหาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า จากนั้นกักเก็บ ปฏิเสธ หรือแก้ไขข้อความโดยอัตโนมัติตามเนื้อหาของข้อความ

ตัวอย่าง: เครื่องมือตรวจหาเนื้อหาที่กำหนดไว้ล่วงหน้ามีไว้สำหรับข้อมูลตัวเลขหลายประเภท ซึ่งรวมถึงหมายเลขประกันสังคม หมายเลขใบขับขี่หรือหมายเลขหนังสือเดินทางที่เฉพาะเจาะจงประเทศ หมายเลขบัตรเครดิต และอื่นๆ อีกมากมาย

กำหนดให้ต้องส่งอีเมลที่ส่งถึงและส่งจากโดเมนหรืออีเมลที่ระบุโดยใช้ Transport Layer Security (TLS) ซึ่งเป็นโปรโตคอลความปลอดภัยที่เข้ารหัสอีเมลเพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัว

ตั้งกฎการปฏิบัติตามข้อกำหนดและกฎการกำหนดเส้นทางที่ระบุให้ต้องลงชื่อและเข้ารหัสข้อความขาออกโดยใช้ S/MIME

ตัวอย่าง: ผู้ใช้อาจตั้งใจปิดการเข้ารหัส แต่คุณก็สามารถตั้งกฎที่ลบล้างการดำเนินการนี้ได้ และยังตั้งกฎที่คอยตรวจสอบว่ามีการเข้ารหัสข้อความที่พบว่ามีรูปแบบบางอย่าง เช่น หมายเลขบัตรเครดิตได้อีกด้วย

เปิด MTA Strict Transport Security (MTA-STS) เพื่อกำหนดให้มีการตรวจสอบสิทธิ์และการเข้ารหัสสำหรับอีเมลที่ส่งไปยังโดเมนของคุณ

ใช้การรายงาน Transport Layer Security (TLS) เพื่อรับข้อมูลเกี่ยวกับการเชื่อมต่อเซิร์ฟเวอร์ภายนอก