總覽：選擇 Gmail 內容篩選和資料保護選項

為所有使用者寄出的郵件加上標準頁尾。

示例：為遵守法律遵循、品牌宣傳、資訊規定或促銷活動。

啟用或停用使用者在機密模式下傳送或接收郵件的功能。啟用這項模式後，使用者可以禁止收件者分享 (轉寄、列印等) 含有機密資訊的郵件。

管理機構使用者可以儲存多少的電子郵件和即時通訊訊息。

另可指定該如何封存或刪除超過保留期限的郵件。

確保使用者收發的所有郵件副本都儲存在使用者的 Gmail 信箱中。

適合對象：

• 使用保管箱的機構
• 將郵件重新轉送至 Gmail 以外的電子郵件伺服器
• 如果使用 SMTP 轉發服務搭配非 Gmail 系統

如果使用者傳送電子郵件給貴機構外部收件者，且對方並非使用者的聯絡人或經常互動的對象，系統就會提醒使用者。

範例：防止使用者不慎將資訊分享給外部人員。

只允許使用者與您授權的特定地址或網域互通郵件。

範例：學校可設定允許學生與教職員及其他學生通信，但禁止學生與校外人員互相傳送郵件。

禁止特定組織單位的使用者互傳電子郵件。

示例：學區可能想禁止小學生接收高中生的電子郵件。

只允許使用者接收來自指定 IP 位址或位址範圍的郵件。手動定義允許的 IP 範圍，即可同時允許來自特定網域的所有連入流量，並防止其他網域進行詐欺。

示例：如果網域沒有寄件者政策架構 (SPF) 記錄，或是使用第三方應用程式代表網域傳送郵件，IP 鎖定功能就特別實用。

設定規則，指定如何處理含有特定內容或運算式的郵件。

範例：

• 拒絕含有「機密」一詞的外寄郵件。
• 隔離從指定 IP 位址範圍之外的位置寄來的郵件。
• 將含有特定文字字串或符合特定模式的郵件轉送至法務部門。

設定規則，決定是否要拒絕、隔離或修改含有特定字詞的郵件，然後再傳送。

範例：

• 拒絕含有「機密」一詞的外寄郵件。
• 隔離含有不當字詞的郵件。
• 在郵件內含不當字詞時通知他人。

設定規則，決定如何處理郵件附件，例如文件、影片和音訊檔案、圖片、壓縮檔和封存檔。

範例：

• 拒絕內含有害檔案的郵件。
• 將可能包含有害附件的郵件隔離以供審查。
• 偵測加密附件。如果您需要將郵件附件的未加密副本傳送至封存伺服器，以符合法規要求，這項設定就非常實用。

讓 Gmail 在名為「安全沙箱」的虛擬環境中掃描或執行附件。如果附件經判定具有威脅，就會移到使用者的垃圾郵件資料夾或隔離區。

應用情境：防範防毒程式可能遺漏的惡意軟體

從圖片附件擷取文字，然後套用內容規範或不當內容的規則。從 GIF、JPG、PNG 和 TIFF 圖片中擷取文字。

應用實例：設定針對含有信用卡號碼的郵件進行隔離的內容規範規則，然後開啟 OCR，偵測並隔離含有信用卡卡號的發票 PNG 圖片附件。

使用預先定義的內容偵測工具，掃描內送或外寄電子郵件是否含有機密資料。然後根據郵件內容自動隔離、拒絕或修改郵件。

示例：預先定義的內容偵測工具適用於各種數值型資料類型，包括身分證字號、特定國家/地區的駕照或護照號碼、信用卡號碼等。

要求透過特定網域或電子郵件地址收發郵件時，一律使用傳輸層安全標準 (TLS) 傳送郵件。TLS 是一種安全性通訊協定，可用於加密電子郵件，進而保護隱私。

您可以設定法規遵循或轉送規則，要求外寄郵件必須經過 S/MIME 簽署與加密。

應用實例：使用者可以刻意關閉加密功能，但您可以設定優先於這項動作的規則。您也可以設定其他規則，確保系統會在偵測到特定模式 (例如信用卡號碼) 時將郵件加密。

開啟 MTA 嚴格傳輸安全性 (MTA-STS) 功能，要求針對傳送至您網域的電子郵件進行驗證檢查與加密。

此外，您還可以使用傳輸層安全標準 (TLS) 報告來取得與外部伺服器的連線資訊。