אדמינים ב-IT יכולים לשלוט בהגדרות ברירת המחדל של פגישות ב-Google Meet בארגון. פגישות היברידיות הן פגישות שבהן חלק מהמשתתפים נמצאים יחד בחדר וחלקם מצטרפים מרחוק מהמחשב או מהטלפון. במאמר הזה נסביר על שיטות מומלצות לניהול קל יותר של פגישות היברידיות ולשיפור הנגישות שלהן לכל מי שמשתתף בהן בארגון.
|
|
|
|
הגדרת פגישות היברידיות
|
|
|
מוודאים שיש ל-Meet מספיק רוחב פס צריך להגדיר את הרשת כך שיהיה מספיק רוחב פס כדי שכולם יוכלו לראות ולשמוע את כולם. מומלץ לתת ל-Meet את הנתיב הקצר ביותר לאינטרנט. |
 |
הגדרת Meet כברירת המחדל לשיחות וידאו אם אתם משתמשים ב-Meet כברירת המחדל לשיחות וידאו, קישור ל-Meet מוגדר אוטומטית למשתמשים כשיוצרים פגישות ביומן Google. |
|
הגדרת ברירות מחדל של מדיניות הגישה למיקרופון ולמצלמה כדאי להגדיר ברירות מחדל למשתמשים כדי שלא יצטרכו להתמודד עם הגדרה מסובכת. כאן אפשר לקרוא מידע נוסף על כללי מדיניות של Chrome ולקבל את כתובות ה-URL שניתנת להן גישה למכשירי הקלטת אודיו ווידאו ללא הצגת בקשה: |
|
הגדרה של חדרי ישיבות וציוד לחדרים מומלץ להגדיר את חדרי הישיבות ואת הציוד למשתמשים כך שהתכונות של התקרבות, צ'ק-אין לחדר והקצאת חדר יהיו משמעותיות ויעילות עבורם. לפרטים נוספים: |
|
איך משתמשים באודיו דינמי אם לארגון שלכם אין מספיק ציוד לשיחות ועידה, כולם יכולים להיפגש באותו חדר עם המחשבים הניידים שלהם וליהנות מחוויית אודיו חלקה. באודיו דינמי, המערכת של Meet מזהה ומסנכרנת באופן אוטומטי בין כמה מיקרופונים ורמקולים. |
|
יצירת רקעים לפגישות עבור המשתמשים כדי לשמור על עקביות המיתוג, אפשר ליצור רקע עם הלוגו של החברה ולשתף אותו עם המשתמשים. אתם יכולים גם לעודד את המשתמשים ליצור רקעים ייחודיים ב-Meet באמצעות AI. |
|
|
|
|
הכנה לפגישות היברידיות גדולותאם בפגישות ההיברידיות שלכם משתתפים מאות או אפילו אלפי אנשים, מומלץ להעביר אותן בשידור חי. רוב המשתתפים יהיו צופים שלא יוכלו להשתתף באופן פעיל. אתם יכולים לתת את הקישור לפגישה ב-Meet לאנשים שאתם רוצים שישתתפו בפגישה, ואת הקישור לשידור החי לכל שאר האנשים. |
|
|
בחירת ברירות מחדל לסטרימינג הגדרת ברירות מחדל לשידור חי, כמו האם רוצים ש-Meet ישדר ל-YouTube. |
|
הקצאת תפקידים כמו צופה, משתתפ/ת ומארח נוסף אתם יכולים להגדיר חלק מהמשתתפים בפגישה כצופים וחלק כמשתתפים. צופים יכולים לצפות בפגישה אבל לא להשתתף בה. השיטה המומלצת היא שלכל פגישה יהיה לפחות מארח אחד שמשתתף בה כדי לאפשר לאנשים להצטרף או להסיר אנשים מהפגישה. מידע נוסף זמין במאמרים הבאים: |
|
מתן שליטה רבה יותר למארחים בפגישות שלהם כלי הניהול למארחים מאפשרים למארחים לשלוט בפגישה. כשהם מופעלים, המארחים יכולים ללחוץ על סמל אמצעי הבקרה למארחים
|
|
איך מארגנים יכולים לקבל דוחות נוכחות ודוחות של שידורים חיים עוזרים למשתמשים לקבל את העובדות והנתונים הסטטיסטיים על הפגישות שלהם. איך מארגנים יכולים לקבל דוחות לגבי נוכחות בפגישות וצפיות בשידורים חיים |
|
מתן אפשרות לאנשים ליצור סקרים ולהגיב עליהם מאפשרים למשתמשים לערוך סקרים בפגישות. |
בפגישה כדי לשלוט ב:|
|
|
|
הפעלת הנגישותב-Meet יש תכונות נגישות מובנות ששימושיות במגוון רחב של מצבים. התכונות שמפורטות בהמשך הן שיטות מומלצות. |
|
|
הקלטת פגישות כדאי לעודד את המשתמשים להקליט את הפגישות בשביל אנשים שלא יכולים להשתתף בהן. חשוב להזכיר להם שהפגישות לא מוקלטות באופן אוטומטי, ומישהו תמיד צריך להפעיל את ההקלטה במהלך הפגישה. בנוסף, צריך להזכיר למשתמשים שאם הם רוצים לשמור את הקלטות הפגישות למשך יותר מ-3 חודשים, הם צריכים לשמור מחדש את הקובץ במקום חדש ב-Google Drive. |
|
תמלול פגישות כדאי לעודד את המשתמשים ליצור תמלילים של פגישות כדי שיהיו להם רשומות כתובות של כל מה שקרה במהלך הפגישה. תמלילים שימושיים במיוחד כשרוצים להקליט פגישה אבל אין מקום פנוי ב-Drive, או כשחשוב לצטט מישהו במדויק. |
|
הימנעות מפידבק שמע וצפייה בשמות המשתמשים בחדרי ישיבות כדי למנוע קליטה לא רצויה של קולות במהלך מצגות בחדר, כדאי להשתמש במצב Companion. כשמשתמשים בחדרי ישיבות עושים צ'ק-אין לחדרים במצב Companion, השם שלהם מופיע בכתוביות ובתמלילים, או כשהם מצביעים. הם יכולים גם לשתף את המסך שבו הם משתמשים במצב Companion. המכשיר הנוסף מושתק כדי לצמצם את רעשי הפידבק. |
|
איך משתמשים בכתוביות ובתרגום בכתוביות כולם מעודכנים בעזרת כתוביות אוטומטיות בכמה שפות. הכתוביות מופיעות בזמן אמת. |
|
מעודדים את המשתמשים ליצור צמד עם המתורגמנים שלהם המשתמשים יכולים להתחבר למתורגמן כדי שכולם בפגישה יוכלו לראות את משבצות הווידאו שלהם אחת ליד השנייה. זו גם שיטה מומלצת כשמספר אנשים יוצרים מצגת ביחד. |