בנוסף לקביעת פגישות ביומן Google, משתמשים בארגון יכולים לנהל משאבים שאנשים משתפים. הדוגמה הנפוצה ביותר למשאב היא חדר ישיבות. דוגמאות נוספות: מקרנים, רכבי חברה, משרדים לאורחים, ציוד פנאי או כל משאב אחר שאנשים יכולים להזמין דרך היומן שלהם. כדי שהמשתמשים יוכלו להזמין משאבים, צריך ליצור אותם ביומן.
ההרשאות שנדרשות כדי לנהל משאבים
כדי לנהל משאבים לתזמון ביומן, צריך תפקיד אדמין עם הרשאות לניהול בניינים ומשאבים. ההרשאות האלה מופעלות בתפקיד המוגדר מראש "אדמין שירותים". אפשר להשתמש בתפקיד הזה, או ליצור תפקיד אדמין בהתאמה אישית. הוראות מפורטות זמינות במאמרים הקצאה של תפקידי אדמין למשתמש ויצירת תפקידי אדמין בהתאמה אישית.
הערה: רק סופר-אדמינים יכולים לנהל משאבים לתזמון ביומן מהיומן שלהם לפני שהמשאבים האלה משותפים עם משתמשים אחרים. יכול להיות שיעברו כמה שעות עד שהשינויים ברשימת בקרת הגישה ייכנסו לתוקף ותוכלו לנהל את המשאבים האלה.
משימות מומלצות לאדמינים
-
השלב הראשון בניהול משאבים לתזמון ביומן הוא יצירתם. אם יצרתם משאבים לפני 17 באוקטובר 2017, מומלץ לעבור למשאבים מובְנים כדי שתוכלו להשתמש בשיפורים האחרונים ביומן Google.
הוספת משאבים לרשימת היומנים שלי
כדי לנהל משאב, צריך להוסיף את כתובת האימייל של המשאב לרשימה היומנים שלי. אחרי שהמשאב יתווסף, תוכלו לערוך אותו, לשתף אותו או לקבל עליו התראות.
איך משתפים משאבים לתזמון ביומן
אם לא מגדירים במפורש את אפשרות השיתוף של המשאב החדש, הוא יקבל בירושה את אפשרות השיתוף שמוגדרת כברירת מחדל ליומנים משניים בארגון.
-
אחרי שיוצרים משאבים ומשתפים אותם, אתם והמשתמשים שלכם יכולים להוסיף משאבים לאירועים כמו שמזמינים משתתפים לאירועים.
-
אתם יכולים להגדיר התראות במקרים הבאים:
- משאב מתוזמן לאירוע חדש
- אירוע מתוזמן עובר שינוי או מבוטל
- אנשים או משאבים שמוזמנים לאירוע שולחים תשובה
כמו כן, תוכל לבקש לקבל לוח זמנים יומי של המשאב.