שאלות נפוצות בנושא אדמין של קבוצות

אדמינים עם הרשאה לקבוצות יכולים ליצור קבוצות.

אם מפעילים את Groups for Business, אפשר גם לתת למשתמשים הרשאות ליצור קבוצות. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא הגדרת מדיניות לשימוש בקבוצות בכל הארגון.

יש כמה דרכים ליצור קבוצות לשימוש ב-Google Workspace.

במקרים מסוימים, המקום שבו יוצרים את הקבוצה עשוי להגביל את השימוש בה:

• אפשר ליצור קבוצות לתקשורת ולשיתוף פעולה (רשימות תפוצה, תיבות דואר משותפות) בכל מיקום.
• אפשר להשתמש בקבוצות שנוצרו בכל מקום גם לכללי מדיניות ב-Google Cloud.
• צריך ליצור קבוצות הגדרות וקבוצות דינמיות במסוף Admin או באמצעות ה-API.

בטבלה הבאה מפורט איפה אפשר ליצור סוגים שונים של קבוצות.

איפה יוצרים קבוצה	רשימת כתובות אימייל, שיתוף, הזמנות ליומן	תיבת דואר משותפת או קבוצה בפיקוח	הגדרות לקבוצת משתמשים	קבוצה דינמית	מדיניות IAM ב-Google Cloud
מסוף Admin דף הבית קבוצות	✔	‫✔*	✔	✔	✔
‫Directory API	✔	‫✔*	✔		✔
‫Cloud Identity API	✔	‫✔*		✔	✔
קבוצות Google *	✔	‫✔*			✔
מסוף Google Cloud	✔	‫✔*			✔
סונכרן משרת LDAP או Active Directory	✔	‫✔*	✔		✔

‫* צריך להפעיל את Groups for Business

כן. אדמינים יכולים להוסיף לקבוצות ספקים, לקוחות ואנשים אחרים מחוץ לארגון. אפשר לעשות את זה במסוף Google Admin. אנשים אחרים יכולים להוסיף משתמשים מחוץ לארגון לקבוצות אם אתם מאפשרים זאת בהגדרות השיתוף של Groups for Business.

כן, אבל רק אחרי שמשתמש שולח הודעה לקבוצה. קבוצות שהמשתמש שלח אליהן הודעות מופיעות בקטע כל אנשי הקשר.

מה אפשר לעשות עם Google Contacts?

גם קבוצות Google וגם אנשי הקשר ב-Google מאפשרים לשלוח בקלות אימיילים לקבוצות של אנשים באמצעות רשימות דיוור. ההבדל הוא שאי אפשר לשתף רשימות תפוצה שיוצרים באנשי הקשר. רשימות תפוצה של אנשי קשר מיועדות לשימוש אישי. לקבוצות יש כתובות אימייל שכל אחד יכול להשתמש בהן.

מה אפשר לעשות עם Google Contacts?

כן, אפשר לבדוק הודעות לפני שמאשרים את הפרסום שלהן בקבוצה.

פרטים נוספים זמינים במאמר איך מאשרים או חוסמים הודעות חדשות

כן, אפשר להשתמש ב-Google Cloud Directory Sync ‏ (GCDS) כדי לסנכרן קבוצות (רשימות תפוצה) משרת ה-LDAP עם Google Workspace.

לפרטים נוספים: סנכרון קבוצות משרת LDAP או Active Directory

כן, אפשר להשתמש ב-Google Workspace Admin SDK Directory API וב-Groups Settings API כדי ליצור ולנהל קבוצות.

פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא ניהול קבוצות באמצעות ממשקי API

‫Groups for Business הוא שירות ליבה במסוף Admin שקובע איך אפשר להשתמש בקבוצות של הארגון באפליקציית המשתמש של קבוצות Google באתר groups.google.com.

פרטים נוספים: מה מקבלים עם Groups for Business

‫Google Groups for Business זמין בכל המהדורות של Google Workspace, כולל המהדורה החינמית הקודמת של G Suite.

במהדורה החינמית מהדור הקודם של G Suite אי אפשר:

• פרסום הודעות בקבוצות
• ניהול הודעות בצ'אטים קבוצתיים
• שמירת הודעות קבוצתיות בהיסטוריית השיחות

אלה ההבדלים העיקריים ב-Groups for Business:

• אפשרויות שיתוף – אדמינים יכולים להגדיר אפשרויות שיתוף בשירות Groups for Business כדי להגביל את הפעולות שהמשתמשים יכולים לבצע. לדוגמה, אפשר למנוע מהמשתמשים להוסיף חברים מחוץ לארגון ולמנוע מאנשים מחוץ לארגון לשלוח אימיילים לקבוצות.
• ספריית קבוצות – שירות Google Groups for Business כולל ספריית קבוצות של החברה, שמופיעות בה רק הקבוצות של הארגון.
• ‫APIs – ממשקי API זמינים רק ללקוחות Google Workspace.

קבוצות של אנשי קשר ב'אנשי קשר מחשבון Google' הן פשוט רשימות של כתובות אימייל שמאפשרות למשתמשים להזין במהירות כמה כתובות בבת אחת בהודעות אימייל, בהזמנות לפגישות וכו'. קבוצות שמשתמשים יוצרים באמצעות Groups for Business הן גם רשימות של כתובות אימייל, אבל יש להן כתובת אימייל משלהן, כך שכל מי שיש לו הרשאה יכול לשלוח הודעות לכתובת הזו.

בנוסף, המשתמשים יכולים לשתף תוכן – כמו מסמכים ואתרים של Google – עם כתובות של קבוצות. בנוסף, בניגוד לקבוצות של אנשי קשר, שירות Groups for Business כולל תכונות מתקדמות, כמו שמירת הודעות בהיסטוריית שיחות ואמצעי בקרה לניהול שיחות.

אפשר להשתמש בקבוצות שנוצרו במסוף Admin בתור:

• רשימות תפוצה
• תיבות דואר משותפות*
• קבוצות הגדרות
• קבוצות דינמיות

אפשר להשתמש בקבוצות שנוצרו באפליקציית קבוצות Google בתור:

• רשימות תפוצה*
• תיבות דואר משותפות*

‫* צריך להפעיל את Groups for Business

פרטים נוספים: איפה אדמינים מנהלים קבוצות פנימיות

לא.

אדמינים יכולים לגשת למסוף Admin, שבו אפשר לגשת לשירות Groups for Business ולרשימת הקבוצות, ב-18 שפות.

אפליקציית קבוצות Google ‏ (groups.google.com) מוצגת כרגע ב-38 שפות לכל המשתמשים. הבעלים והמנהלים בקבוצה יכולים להגדיר שפה ספציפית לטקסט שהמערכת יוצרת ושנכלל בהודעות אימייל של הקבוצה.

פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא הגדרת השפה של כתובת האימייל של הקבוצה

הפעלה או השבתה של השירות Groups for Business קובעת אם למשתמשים תהיה גישה לקבוצות הפנימיות של הארגון באפליקציית קבוצות Google – שזמינה במפעיל האפליקציות ובכתובת groups.google.com. הפעלה של Groups for Business מוסיפה גם תכונות כמו בקרה על שיחות ותיבות דואר משותפות.

פרטים נוספים: מה מקבלים עם Groups for Business

כן. פועלים לפי השלבים במאמר הפעלה והשבתה של Groups for Business.

כן. אם הארגון שלכם לא משתמש ב-Gmail, וההגדרות של 'קבוצות Google לעסקים' מאפשרות זאת, המשתמשים שלכם עדיין יכולים:

• שליחה וקבלה של הודעות לקבוצה באמצעות תוכנות אימייל אחרות, כמו Microsoft Outlook
• פרסום הודעות באפליקציית קבוצות Google
• לשתף תוכן, כמו Google Docs, גיליונות אלקטרוניים, מצגות, יומנים וסרטונים, עם כתובות אימייל של קבוצות

עם זאת, יש כמה יתרונות לשימוש בקבוצות עם Gmail. לדוגמה, אתם יכולים להגדיר כללים ומסננים ב-Groups כדי לארגן את תיבת הדואר הנכנס ב-Gmail.

כן. אדמינים שומרים על שליטה מלאה בקבוצות בארגון שלהם. אתם יכולים למנוע ממשתמשים להוסיף חברים חיצוניים לקבוצות שלהם, לערוך או למחוק קבוצות של משתמשים, ואפילו למנוע ממשתמשים ליצור קבוצות משלהם.

לפרטים נוספים: אפשרויות להגבלת הגישה והפעילות של קבוצות

אתם יכולים לקבוע אם משתמשים יכולים להוסיף את עצמם לקבוצה מסוימת. אבל אי אפשר למנוע ממשתמשים להסיר את עצמם מקבוצות, אלא אם מוסיפים את כל העובדים בארגון לקבוצה כחבר אחד.

פרטים נוספים: איך מצרפים את כל המשתמשים בארגון לקבוצה

כדי לוודא שהמשתמשים יישארו חברים בקבוצות מסוימות (לדוגמה, בקבוצה 'כל העובדים'), צריך לתחזק את הקבוצה בשרת LDAP ולסנכרן את הקבוצות האלה עם Google Workspace באופן תקופתי.

לפרטים נוספים: סנכרון קבוצות משרת LDAP או Active Directory

לא. הודעות שמנהל שולח לקבוצה שמנוהלת לא עוברות ניהול, גם אם המנהל חבר בקבוצה. המדיניות הזו חלה גם על קבוצות עם פיקוח שנוצרו על ידי אדמינים אחרים.

היוצא מן הכלל היחיד הוא הודעות שמסומנות כספאם. המערכת לא שולחת הודעות כאלה.

הקבוצה ממשיכה לפעול כרגיל. אדמינים יכולים לנהל את הקבוצה או להקצות בעלות למשתמש אחר.

פרטים נוספים: הקצאת תפקידים לחברי הקבוצה

כן. אם לחשבון Google Workspace שלכם יש כמה דומיינים, אתם יכולים לבחור באיזה דומיין להשתמש בשביל כתובת האימייל של הקבוצה כשאתם יוצרים את הקבוצה.

פרטים נוספים זמינים במאמר הוספה של כמה דומיינים או דומיינים חלופיים

כן. אם בחשבון Google Workspace שלכם יש כמה דומיינים, אתם יכולים לצרף לקבוצה אחת חברים מדומיינים שונים.

פרטים נוספים זמינים במאמר הוספה של כמה דומיינים או דומיינים חלופיים

כן, אם בחשבון Google Workspace שלכם יש כמה דומיינים ואתם מפעילים את 'קבוצות לעסקים', משתמשים בכל הדומיינים יכולים להשתמש באפליקציית קבוצות Google.

פרטים נוספים זמינים במאמר הוספה של כמה דומיינים או דומיינים חלופיים

כן. כדי להילחם בספאם ובניצול לרעה של אימייל, Google מטילה מגבלות, כולל המספר המקסימלי של:

• קבוצות לכל בעלים
• הודעות שנשלחות לקבוצה בפרק זמן קצר
• הודעות שנשלחו בבת אחת לחברים חיצוניים בקבוצה

פרטים נוספים זמינים במאמר הסבר על כללי המדיניות והמגבלות בקבוצות Google.

אפשר ליצור עד 500 קבוצות דינמיות לכל לקוח. אפשר להגדיל את המגבלה הזו לפי צורך מסוים – כדי לבקש להגדיל את המגבלה במקרים ספציפיים צריך לפנות לצוות התמיכה למשתמשי Google Workspace.

אין הגבלה על סוגים אחרים של קבוצות, אבל משתמש יכול להיות הבעלים של עד 1,500 קבוצות. אם משתמש יוצר קבוצה, הוא הופך אוטומטית לבעלים של הקבוצה. עם זאת, משתמשים יכולים לערוך את הקבוצות שלהם כדי להסיר את הבעלות שלהם בכל שלב, כך שמשתמש יכול ליצור כל מספר של קבוצות.

פרטים נוספים זמינים במאמר הסבר על כללי המדיניות והמגבלות בקבוצות Google.

בקבוצות במהדורות Google Workspace יכול להיות מספר בלתי מוגבל של חברים.

כן, גודל ההודעות שמוגבל לשליחה לקבוצה הוא 25MB, כולל קבצים מצורפים (המגבלה הרגילה ב-Gmail).

אי אפשר לשלוח או להעביר לקבוצה אישורי מסירה (NDR), שנקראים גם 'הודעות חוזרות'. אסור גם להשתמש בהודעות שנראות כמו דוחות אי-מסירה.

לא, אי אפשר לפרסם בקבוצה ב'קבוצות Google' מחשבון של ילדים. אם תנסו לפרסם, הפוסט ייחסם ותוצג הודעת דחייה.

כן, הסכם רמת השירות (SLA) של Google Workspace חל על רכיב הקבוצות בשירות Google Workspace.

בעזרת Groups for Business, אתם והמשתמשים יכולים להגביל את הגישה לקבוצות שמנוהלות על ידי משתמשים ואת הפעילות בהן. לדוגמה, אדמינים יכולים למנוע ממשתמשים להוסיף משתמשים חיצוניים לקבוצות שלהם, והם יכולים לערוך או למחוק קבוצות שמשתמשים יוצרים.

לפרטים נוספים: אפשרויות להגבלת הגישה והפעילות של קבוצות

בעזרת Groups for Business, אתם יכולים להגדיר אפשרויות שיתוף כדי למנוע מאנשים מחוץ לארגון לגשת לקבוצות של הארגון, כולל היסטוריית השיחות שלהן. לחלופין, אם אתם מאפשרים גישה חיצונית, הבעלים והמנהלים של הקבוצה עדיין יכולים למנוע גישה חיצונית להיסטוריית השיחות של הקבוצות הספציפיות שלהם.

פרטים נוספים: הגדרת מדיניות לשימוש בקבוצות בכל הארגון

יש לכם אפשרות לאפשר לאנשים מחוץ לארגון לשלוח הודעות לקבוצה. אם שולח זדוני יודע את הכתובת של הקבוצה, יכול להיות שחברי הקבוצה יקבלו יותר ספאם. מומלץ מאוד לשקול היטב את האפשרויות שבוחרים עבור כל קבוצה שיוצרים.

כדי לשפר את סינון הספאם בקבוצה מסוימת, אפשר לשנות את ההגדרות של הטיפול בהודעות ספאם בקבוצה. פרטים נוספים: עדכון ההגדרות של קבוצה

אם תזמינו קבוצה לפגישה, כל חברי הקבוצה יופיעו בהזמנה ביומן רק אם יש לכם את הרשאות הגישה המתאימות לקבוצה הזו. המגבלה הזו נועדה לשמור על הגדרות הפרטיות של הקבוצה, והיא חלה על משתמשים ועל אדמינים.

פרטים נוספים: איך מזמינים קבוצות לאירועים ביומן

התוקף של היסטוריית השיחות בקבוצה לא פג אף פעם, ולכן ההודעות נשארות בה עד שהקבוצה נמחקת.

לא. התכונה של שמירת אימיילים לא משפיעה על הודעות בהיסטוריית השיחות של קבוצה. ההודעות יישארו בהיסטוריה עד שהקבוצה תימחק.

אם משביתים את Groups for Business, כל הקבוצות שאתם או המשתמשים שלכם יצרתם נשארות פעילות, אבל לא יהיו להן תכונות מתקדמות שזמינות בשירות Groups for Business. אם מפעילים מחדש את Groups for Business, כל ההגדרות של הקבוצות משוחזרות.

פרטים נוספים: הפעלה והשבתה של Groups for Business