הקצאת מספרים ב-Voice למשתמשים

המשתמשים בארגון יכולים לבחור את מספר הטלפון שלהם ולהזין כתובת למקרי חירום כשהם נרשמים ל-Voice.

לפני שמתחילים

• לכל מדינה או אזור שבהם רוצים להקצות מספרי Voice, מוסיפים את המיקום.
• כדי להקצות מספרים מחוץ למדינה או לאזור, נדרש מינוי Google Voice Premier.

לפני שמתחילים: לפי הצורך, קוראים את המאמר בנושא החלה של הגדרה על מחלקה או על קבוצה.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט  אפליקציות Google Workspace Google Voice.

   אל Google Voice

   נדרשת הרשאת אדמין ב-Google Voice.

2. לוחצים על הגדרות הרשמה של משתמשים.
3. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם).

   ההגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף

4. מסמנים את התיבה כל המשתמשים יכולים להירשם ל-Google Voice.
5. לוחצים על שמירה. לחלופין, אתם יכולים ללחוץ על שינוי עבור יחידה ארגונית.

   אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה (או על ביטול הגדרות עבור קבוצה).

הזמנת משתמשים להירשם

אחרי שמפעילים את הרשמת המשתמשים, אפשר להסביר למשתמשים איך להירשם ל-Voice, לבחור לעצמם מספר טלפון ולהזין את הכתובת למקרי חירום.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט  אפליקציות Google Workspace Google Voice.

   אל Google Voice

   נדרשת הרשאת אדמין ב-Google Voice.

2. לוחצים על Users.
   בדף משתמשים מוצגים כל המשתמשים והמספר שלהם ב-Voice. הדף הזה ריק אם עדיין לא הקציתם רישיונות למשתמשים.
3. בפינה השמאלית העליונה, לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות שליחת הזמנות.
4. בחלון האישור, לוחצים על שליחת הזמנות.

מערכת Voice שולחת אימיילים למשתמשים עם:

• ההרשמה העצמית הופעלה ליחידה הארגונית שלהם
• רישיון ל-Voice אבל לא מספר ב-Voice

הערה: אם המשתמש נמצא מחוץ לארה"ב או לקנדה, באימייל מוסבר לו שעליו לפנות לאדמין כי ההרשמה העצמית לא זמינה.

אם יש לכם מינוי פרטי ל-Google Voice Starter, אתם יכולים להקצות לעצמכם מספר אם אין לכם כזה.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט  אפליקציות Google Workspace Google Voice.

   אל Google Voice

   נדרשת הרשאת אדמין ב-Google Voice.

2. לוחצים על Users.
   בדף משתמשים מוצגים כל המשתמשים והמספר שלהם ב-Voice. הדף הזה ריק אם עדיין לא הקציתם רישיונות למשתמשים.
   חשוב לדעת:
   • אם למשתמש אין עדיין רישיון, הוא יקבל רישיון.
   • אם יש שגיאה בהקצאת רישיונות, למשל אם נגמרו הרישיונות שנרכשו, האדמין יקבל על כך הודעה באימייל.
3. מציבים את סמן העכבר על משתמש שרוצים להקצות לו מספר ולוחצים על הקצאת מספר.
   מופיע החלון של הקצאת המספרים.
4. לוחצים על הוספת כתובת למקרי חירום.
   ייפתח חלון חדש.
5. בוחרים באחת מהאפשרויות: הערה: אפשר להשתמש באחד מהמיקומים הקיימים ב-Voice עם שורת כתובת נוספת (אופציונלי), או להזין כתובת חדשה בטופס שמופיע.
   • מחפשים מיקום קיים לשימוש ככתובת למתן שירות.
   • לוחצים על להזנת כתובת חדשה במקום בחירה של כתובת קיימת.
6. בשדה מספר ב-Google Voice מוצג מספר Voice זמין:
   • כדי לשמור את המספר, לוחצים על הקצאה.
   • כדי למצוא מספר אחר:
     1. לוחצים על Change.
     2. לצד מספר ברשימה, לוחצים על בחירה.
     3. לוחצים על הקצאה.

אם יש לכם הרבה משתמשים, תוכלו להקצות להם את כל המספרים בבת אחת מתוך קובץ Google Sheets. במהלך ההקצאה הזו של מספרים בכמות גדולה, משתמשים שאין להם עדיין רישיון Voice יקבלו רישיון.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט  אפליקציות Google Workspace Google Voice.

   אל Google Voice

   נדרשת הרשאת אדמין ב-Google Voice.

2. לוחצים על Users.
   בדף משתמשים מוצגים כל המשתמשים והמספר שלהם ב-Voice. הדף הזה ריק אם עדיין לא הקציתם רישיונות למשתמשים.
3. למעלה, לוחצים על הקצאת מספרים בכמות גדולה.
   נפתח חלון עם האפשרות ליצור רשימה חדשה או להשתמש ברשימה קיימת.
4. לוחצים על התחלת רשימה חדשה או על שימוש ברשימה קיימת:
   • התחלת רשימה חדשה – מערכת Voice יוצרת גיליון אלקטרוני עם שם הקובץ 'הקצאה של מספרים בכמות גדולה בתאריך date'.
   • שימוש ברשימה קיימת — ייפתח חלון שבו יוצגו הגיליונות האלקטרוניים הקיימים.
     1. לוחצים על שם הגיליון האלקטרוני שבו רוצים להשתמש. כדי להשתמש בגיליון אלקטרוני שלא מופיע ברשימה, לוחצים על העלאה בחלק העליון.
     2. לוחצים על בחירה.
5. לוחצים על שם הגיליון האלקטרוני.
   הקובץ נפתח ב-Google Sheets בכרטיסייה חדשה בדפדפן.
6. עבור כל משתמש שרוצים להקצות לו מספר, ממלאים את 4 העמודות עם כתובת האימייל, המדינה/האזור, הכתובת למקרי חירום ומספר הטלפון של המשתמש.
   • מזינים את הכתובת המלאה של המיקום של כל משתמש. הכתובת הזו צריכה להיות נכונה עבור שירותי החירום.
   • אם למשתמש כבר יש מספר טלפון, האדמין מחליט אם לבטל את ההקצאה של המספר הנוכחי או לסמן אותו כהקצאה שנכשלה בשלב האימות.

     טיפ: אפשר לייצא משתמשים מהדף משתמשים כדי ליצור רשימה שקל להעתיק לגיליון האלקטרוני שבחרתם, במקום להזין כל אחד מהם באופן ידני. התכונה הזו שימושית לכל תהליך שמשפיע על מספר גדול של משתמשים בו-זמנית. מידע נוסף מופיע במאמר בנושא ייצוא משתמשים אחרי סינון בכמות גדולה ל-Google Sheets

7. אחרי השלמת הגיליון האלקטרוני, חוזרים למסוף Admin ולוחצים על המשך.
   מערכת Voice מאמתת כל כתובת למקרי חירום וכתובת אימייל:
   • אם יש שגיאות, נפתח חלון ואפשר לתקן את השגיאות. מידע על שגיאות אימות מופיע בהמשך.
   • אחרי שמערכת Voice מאמתת את כל הכתובות, נפתח חלון עם פרטי המשתמש.
8. בודקים את המידע של כל משתמש ולוחצים על הקצאת מספרים.

   חשוב לדעת:

   • אם למשתמש אין עדיין רישיון, הוא יקבל רישיון. אם אין לכם מספיק רישיונות ל-Voice לכל המשתמשים שזקוקים לרישיון, תוצג הודעת שגיאה ולא תוכלו להקצות מספרים.
   • אם מוצגת ההודעה 'שגיאה בעיבוד הבקשה, אפשר לנסות שוב', יכול להיות שאחד המשתמשים הוא בעל חשבון מושעה. מסירים את המשתמש המושעה מהרשימה ושולחים אותה שוב.
9. בפינה השמאלית העליונה, לוחצים על Tasks . מוצג לכם הסטטוס של הקצאת המספרים.
   בהתאם למספר המשתמשים שמעלים ולספק השירות, יכול להיות שיחלפו עד 24 שעות עד שכל המספרים יוקצו.

אם מופיעה שגיאה, צריך לתקן אותה ולנסות לעדכן את הכתובת או לשלוח שוב את רשימת המשתמשים.